Teams-Telefonie für Stadtverwaltungen und Behörden

In der Privatwirtschaft dauert die Entscheidung für Teams-Telefonie ein Meeting. Jemand rechnet die Wartungskosten der alten Anlage gegen die Lizenzen, jemand nickt, ein Termin wird gesetzt. In einer Stadtverwaltung dauert dieselbe Entscheidung anderthalb Jahre — und das liegt nicht daran, dass bei euch langsamer gedacht wird. Es liegt daran, dass zwischen der Erkenntnis und der Umsetzung eine Vergabestelle, eine Personalvertretung, eine Kämmerei und vierzehn Liegenschaften mit Aufzügen liegen.

Das ist der eigentliche Unterschied. Technisch ist Teams Telefonie in einer Stadtverwaltung nicht schwieriger als in einem Industrieunternehmen vergleichbarer Größe. Die Rufnummern verhalten sich gleich, der Session Border Controller weiß nicht, ob er für ein Rathaus oder für eine Maschinenbaufirma arbeitet, und ein SIP-Trunk fragt nicht nach der Rechtsform. Alles, was ein Verwaltungsprojekt kompliziert macht, ist organisatorisch — und genau deshalb wird es in Angeboten regelmäßig unterschätzt.

Dieser Artikel ist für die Leute geschrieben, die das Projekt tatsächlich durchziehen müssen: die IT-Leitung, das Amt für Digitalisierung, den Fachbereich Organisation. Also für die, die am Ende erklären dürfen, warum der Aufzug im Nebengebäude seit dem Umstellungswochenende niemanden mehr erreicht. Wir gehen der Reihe nach durch, was in eurem Sektor anders läuft: Vergaberecht und Leistungsbeschreibung, Personalvertretung, Notruf über viele Liegenschaften, Fax-Pflichten und die Haushaltsplanung.

Wenn du zuerst den technischen Überblick brauchst — Anbindungsarten, Lizenzen, Bausteine —, dann fang dort an und komm anschließend hierher zurück:

Teams-Telefonie: der Überblick über alle Bausteine erklärt Direct Routing, Operator Connect und Calling Plans von Grund auf. Dieser Artikel setzt darauf auf und beschäftigt sich ausschließlich mit dem, was öffentliche Auftraggeber davon unterscheidet.

FAKTEN EU-Schwellenwerte seit dem 1. Januar 2026: 140.000 Euro netto für Liefer- und Dienstleistungen oberster Bundesbehörden, 216.000 Euro für sonstige öffentliche Auftraggeber, 5.404.000 Euro für Bauaufträge. Darunter greifen UVgO und Landesrecht, darüber GWB und VgV. § 80 Absatz 1 Nummer 21 BPersVG: Die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegt der Mitbestimmung. Die Landespersonalvertretungsgesetze enthalten gleichlautende Regelungen mit abweichender Nummerierung. § 164 TKG verpflichtet zur Übermittlung der Daten, die zur Ermittlung des Standorts erforderlich sind. Die technischen Einzelheiten stehen in der Technischen Richtlinie Notrufverbindungen der Bundesnetzagentur — den aktuellen Ausgabestand bitte vor der Ausschreibung prüfen. Dynamische Notrufweiterleitung mit automatischer Leitstellenauswahl anhand des Teams-Standorts dokumentiert Microsoft für Direct Routing nur für die USA und Kanada. Für Deutschland ist das eine Planungsaufgabe, kein Häkchen.

 

Die Vergabe ist der erste Baustein deiner Architektur

Es gibt einen Satz, den ich in Verwaltungsprojekten häufiger höre als jeden anderen: „Die Technik haben wir längst verstanden, wir kommen nur nicht ins Verfahren.“ Das ist kein Beschaffungsproblem, sondern ein Reihenfolgeproblem. Wer die Vergabe als lästige Hürde hinter der technischen Planung einsortiert, schreibt am Ende eine Leistungsbeschreibung, die zu dem passt, was er sich vorstellt — und bekommt ein Angebot, das zu dem passt, was er geschrieben hat. Das ist selten dasselbe.

Der Beschaffungsweg entscheidet über den Zeitplan. Die Technik entscheidet über vier Wochen davon.

Schwellenwert zuerst, alles andere danach

Der geschätzte Auftragswert entscheidet über das Verfahren, und er wird regelmäßig zu klein gerechnet. Ein Cloud-Telefonieprojekt besteht eben nicht aus einer Anschaffung, sondern aus Lizenzen mal Laufzeit plus Migrationsdienstleistung plus Session Border Controller plus Endgeräte plus Trunks — und einschließlich aller Verlängerungsoptionen, die ihr euch offenhalten wollt. Wer die Optionen nicht mitrechnet, landet mit einer sauberen Unterschwellenvergabe in einer sehr unsauberen Diskussion, sobald verlängert wird.

Bei rund 1.000 Rufnummern und einer Laufzeit von vier bis fünf Jahren bist du in aller Regel oberhalb der Schwellenwerte. Das ist keine schlechte Nachricht, sondern eine Terminfrage: Sechs bis zwölf Monate vom Bedarf bis zum Zuschlag sind normal, und diese Zeit gehört in den Projektplan — nicht in die Risikoliste, wo sie niemand liest.

WARNUNG Die Losbildung ist der Punkt, an dem Verwaltungen sich das Projekt selbst zerlegen. Lizenzen in ein Los, Dienstleistung in ein zweites, SBC und Endgeräte in ein drittes — formal korrekt, praktisch eine Einladung an drei Firmen, sich gegenseitig die Verantwortung für den Notruf zuzuschieben. Wenn du Lose bildest, dann beschreibe die Schnittstellen zwischen ihnen so genau, wie du sonst nur Funktionen beschreibst. Wer verantwortet den Wirkbetrieb der Notrufkette? Wer testet sie? Wer haftet, wenn sie nach einem Update nicht mehr funktioniert? Diese drei Fragen gehören in jedes Los.

 

Produktneutral formulieren, ohne das Ergebnis zu verlieren

Produktneutralität heißt nicht Anforderungsneutralität. Du darfst nicht schreiben, dass es Teams sein muss — du darfst aber sehr wohl beschreiben, dass die Lösung in eine vorhandene Microsoft-365-Umgebung integriert sein muss, dass Präsenz, Chat und Telefonie in einem Client zusammenlaufen sollen und dass keine zusätzliche Anwendung auf den Arbeitsplätzen ausgerollt werden darf. Am Ende bleibt eine überschaubare Zahl von Lösungen übrig, und das ist völlig in Ordnung, solange die Anforderungen sachlich begründet sind.

Der eigentliche Fehler liegt woanders: Es werden Funktionen beschrieben, aber keine Ergebnisse. „Notrufe müssen möglich sein“ ist keine Anforderung, das ist eine Hoffnung. „Aus jeder der aufgeführten Liegenschaften muss ein Notruf die für diese Liegenschaft zuständige Leitstelle erreichen, und der Nachweis ist im Rahmen der Abnahme je Liegenschaft zu erbringen“ — das ist eine Anforderung. Der Unterschied kostet später sechsstellige Beträge oder eben nicht.

Baustein der Leistungsbeschreibung	Was oft dasteht	Was besser dasteht
Anbindung ans Telefonnetz	„SIP-Anbindung erforderlich“	Anbindungsart benennen lassen (Direct Routing, Operator Connect, Calling Plans), Trunk-Anzahl und Ortsnetzbereiche vorgeben, Georedundanz fordern
Notruf	„Notruffähigkeit muss gegeben sein“	Zuständige Leitstelle je Liegenschaft, Standortübermittlung, interne Benachrichtigung, Abnahmetest je Liegenschaft mit Protokoll
Rufnummern	„Portierung der Rufnummern“	Blockstruktur, Anzahl, Ortsnetzbereiche, Portierungsfenster, Rückfallszenario, Verantwortung für die Abstimmung mit dem abgebenden Anbieter
Sondergeräte	„Analoge Geräte sind zu berücksichtigen“	Liste mit Stückzahl und Funktion, geforderte Lösung je Gerätetyp, Verantwortung für Anschluss und Test
Fachverfahren	kommt oft gar nicht vor	Namentliche Auflistung der Verfahren mit Telefonieanbindung, geforderte Integrationstiefe, Nachweis in einer Testumgebung
Migration	„Unterstützung bei der Einführung“	Wellenplanung, Anzahl der Vor-Ort-Termine, Schulungsumfang, Hypercare-Zeitraum nach jeder Welle, Eskalationswege
Betrieb danach	„Support nach Vereinbarung“	Reaktionszeiten getrennt nach Notruf, Bürgertelefon und Einzelarbeitsplatz — sonst haben alle drei dieselbe Priorität, nämlich keine

 

Ein Hinweis aus der Praxis: Lass dir in der Angebotsphase konkret beschreiben, wie die Notrufkette technisch aufgebaut wird. Nicht als Zusicherung, sondern als Konzeptskizze. Angebote, die an dieser Stelle allgemein bleiben, bleiben es auch im Projekt — und dann wird es dein Konzept, nur eben unter Zeitdruck und ohne Budget.

Welche Anbindungsart in eurem Fall überhaupt in Frage kommt, hängt an genau diesen Anforderungen. Die Details dazu stehen in den jeweiligen Beiträgen:

Direct Routing gibt dir die volle Kontrolle über Trunks und Standortlogik, Operator Connect nimmt dir den Betrieb des SBC ab, und Calling Plans sind die einfachste, aber unflexibelste Variante. Für Verwaltungen mit mehreren Ortsnetzbereichen führt der Weg erfahrungsgemäß zu Direct Routing oder zu einer Mischform.

Notruf über viele Liegenschaften: das Thema, das dich einholt

Wenn ein Verwaltungsprojekt scheitert, dann selten am Rollout. Es scheitert an einer Frage, die drei Wochen vor dem ersten Umstellungswochenende gestellt wird und die niemand beantworten kann: Wenn im Klärwerk jemand 112 wählt — welche Leitstelle nimmt eigentlich ab? Und welche Adresse sieht sie dort?

Ein Unternehmen mit einem Standort kann diese Frage ignorieren, weil die Antwort trivial ist. Eine Stadtverwaltung kann das nicht. Ihr habt Rathaus, Bauhof, Museum, Bibliothek, Freibad, Kitas, Schulen, Klärwerk, Feuerwehrgerätehaus, Außenstellen — und die verteilen sich in aller Regel über mehr als einen Ortsnetzbereich. Damit wird der Notruf von einer Konfigurationsaufgabe zu einer Architekturentscheidung.

Der Standort wandert mit dem Menschen. Die Leitstellenzuordnung wandert mit dem Trunk. Diese beiden Wege muss man zusammenbringen.

Was Teams kann — und wo die Landesgrenze verläuft

Teams löst die halbe Aufgabe hervorragend. Der Client erkennt über die hinterlegte Netzwerktopologie, wo er sich befindet: Subnetz als gröbstes und wartungsärmstes Raster, WLAN-BSSID für die Funkebene, Switch und Port über LLDP für die feinste Auflösung bis zur einzelnen Dose. Daraus wird ein Netzwerkstandort, und an diesem Netzwerkstandort hängt die Notrufroutingrichtlinie. Findet der Client keine Richtlinie, ist der Anwender schlicht nicht notruffähig — ohne Warnung, ohne Fehlermeldung, ohne dass es jemand merkt.

Die andere Hälfte löst Teams in Deutschland nicht. Die automatische Auswahl der zuständigen Leitstelle anhand des dynamisch ermittelten Standorts dokumentiert Microsoft für Direct Routing ausdrücklich nur für die USA und Kanada, wo es zertifizierte Emergency Routing Service Provider gibt. Bei uns entscheidet in aller Regel die Anschlussadresse hinter dem Trunk darüber, welche Leitstelle den Ruf annimmt. Bei unserem eigenen Anbieter steht das sogar wörtlich in der Dokumentation: Die individuelle Rufnummernsignalisierung hat keinen Einfluss auf die Wahl der Notrufzentrale — kontaktiert wird die Zentrale, die zur Anschlussadresse der Kundennummer gehört.

WARNUNG Das ist der Satz, an dem die meisten Notrufkonzepte in Verwaltungen scheitern: Ein einziger, zentraler SIP-Trunk für vierzehn Liegenschaften in zwei Ortsnetzbereichen bedeutet, dass alle Notrufe bei einer Leitstelle auflaufen — auch die aus dem Nachbarkreis. Im Regelfall funktioniert das trotzdem, weil die Leitstelle weiterverbindet. Im Ernstfall kostet es Minuten. Und in der Aufarbeitung kostet es die Frage, wer das so geplant hat. Prüfe deshalb früh und schriftlich beim Anbieter: Wie viele Anschlussadressen lassen sich hinterlegen? Braucht jeder Ortsnetzbereich eine eigene Kundennummer? Wird eine ELIN-Logik am SBC unterstützt? Die Antworten unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter erheblich.

 

Das Standortmodell, das in der Praxis funktioniert

Die tragfähige Variante ist unspektakulär: ein Trunk je Ortsnetzbereich, eine saubere Netzwerkstandortliste in Teams, eine Notrufroutingrichtlinie je Standortgruppe, dazu Voice Routes, die den Notruf auf den richtigen Trunk zwingen. Der SBC setzt die ausgehende Rufnummer passend zum Standort. Wir betreiben genau so eine Konstruktion im eigenen Haus — anynode als SBC, easybell-Trunks, Direct Routing im täglichen Einsatz — und der unangenehmste Teil daran ist nicht die Technik, sondern die Pflege der Standortliste.

Denn diese Liste veraltet. Ein neues Subnetz im Bauhof, ein getauschter Access Point in der Bibliothek, eine umgezogene Abteilung — und ein Teil der Häuser fällt aus der Zuordnung. Deshalb gehört die Standortpflege in einen Prozess, nicht in ein Projekt. Wer neue Subnetze vergibt, trägt sie in die Notruftopologie ein. Ohne Ausnahme, ohne Ausrede.

Modell	Wie es funktioniert	Wofür geeignet	Was daran wehtut
Ein Trunk, eine Anschlussadresse	Alle Notrufe laufen bei der Leitstelle des Hauptstandorts auf	Verwaltungen mit einem einzigen Ortsnetzbereich	Bei mehreren Ortsnetzen fachlich nicht vertretbar
Ein Trunk je Ortsnetzbereich	Voice Route je Standortgruppe lenkt den Notruf auf den passenden Trunk	Der Regelfall für Städte und Kreise	Mehr Verträge, mehr Konfiguration, mehr Tests
ELIN-Anwendung am SBC	Der SBC ersetzt die Rufnummer durch eine standortbezogene Notrufnummer	Große Liegenschaften mit Bedarf an gebäudegenauer Auflösung	Setzt Unterstützung durch Anbieter und Notrufdatenbank voraus — prüfen
Analoge Nebenwege	Aufzug, Türsprechstelle und Sirene bleiben am ATA hinter dem SBC	Alles, was gesetzlich oder normativ eine eigene Leitung braucht	Zwei Welten im Betrieb, doppelte Testpflicht
Mobilfunk als Rückfallebene	Diensthandy als bewusst dokumentierter Weg für den Notruf	Homeoffice, Außendienst, mobile Teams	Muss kommuniziert werden, sonst verlässt sich niemand darauf

 

Wie die Standortermittlung im Detail konfiguriert wird, welche Rolle die Notrufrichtlinien spielen und wie die interne Benachrichtigung von Pforte und Sicherheitsdienst aussieht, steht ausführlich im Beitrag

Notruf in Microsoft Teams konfigurieren. Für Verwaltungen gilt zusätzlich: Der Notruftest ist Teil der Abnahme, nicht Teil der Nachbereitung. Und er wird je Liegenschaft protokolliert, mit Datum, Uhrzeit und Namen — das schuldest du nicht nur der Rechtssicherheit, sondern auch dem Kollegen, der in drei Jahren erklären muss, warum es damals funktioniert hat.

Aufzug, Türsprechstelle, Brandmeldeanlage

Der Aufzugsnotruf ist das Paradebeispiel für alles, was in Verwaltungsprojekten schiefgeht. Er hängt an einer analogen Leitung, er wird nie benutzt, er steht in keiner Rufnummernliste, er gehört meist einer anderen Abteilung, und er ist gleichzeitig der einzige Anschluss im Haus, bei dem ein Ausfall unmittelbar Menschen betrifft. Dasselbe gilt für Türsprechstellen, Torsteuerungen, Aufschaltungen der Brandmeldeanlage und Notrufsäulen im Freibad.

Die Lösung ist technisch schlicht: Diese Geräte ziehen nicht in die Cloud, sondern bleiben über einen Analog-Adapter am SBC und laufen an Teams vorbei direkt auf den SIP-Trunk. Das ist stabil, das ist erprobt, und das ist der Grund, warum ein eigener SBC in Verwaltungen fast immer die richtige Entscheidung ist. Details dazu stehen im Beitrag

Analoge Sonderfälle bei Teams Phone und in den Grundlagen zum Session Border Controller.

TIPP Lass dir vom Gebäudemanagement die Wartungsverträge für Aufzüge und Brandmeldeanlagen geben, bevor du die Telefonie planst. Dort steht drin, welche Anschlussart der Wartungsdienst voraussetzt — und gelegentlich auch, dass eine Umstellung anzuzeigen ist. Der Anruf beim Aufzugsservice dauert zehn Minuten. Die Diskussion nach einer unangekündigten Umstellung dauert deutlich länger und findet in einem anderen Ton statt.

 

Personalvertretung: der Paragraf, der dein Projekt anhält

Es gibt in jedem Verwaltungsprojekt einen Moment, in dem ein Zeitplan um mehrere Monate nach hinten rutscht, und dieser Moment hat fast immer dieselbe Ursache: Die Personalvertretung wird informiert, wenn die Technik fertig ist. Aus Projektsicht ist das der letzte Schritt vor dem Rollout. Aus Sicht der Personalvertretung ist es der erste Schritt eines Verfahrens, das ihr eigenes Tempo hat — und das zu Recht.

Beteiligung ist kein Genehmigungsschritt am Ende, sondern ein Arbeitspaket am Anfang. Der Unterschied kostet ein halbes Jahr.

Warum Telefonie überhaupt mitbestimmungspflichtig ist

§ 80 Absatz 1 Nummer 21 BPersVG regelt die Mitbestimmung bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Die Landespersonalvertretungsgesetze enthalten dieselbe Regelung unter anderer Nummer, für Betriebsräte erfüllt § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG die gleiche Funktion.

Der entscheidende Punkt daran wird regelmäßig missverstanden: Es kommt nicht darauf an, ob ihr überwachen wollt. Es genügt, dass die Einrichtung dazu objektiv geeignet ist. Und eine Cloud-Telefonieplattform mit Anrufhistorie, Warteschlangenauswertung, Erreichbarkeitsstatistik und Qualitätsdaten je Endgerät ist dazu unzweifelhaft geeignet. Die Diskussion „wir werten das doch gar nicht aus“ führt nirgendwohin — sie verzögert nur.

Die gute Nachricht: Diese Diskussion lässt sich vollständig entschärfen, wenn man sie früh und ehrlich führt. Die Personalvertretung will in aller Regel keine Verhinderung, sondern Klarheit darüber, wer was sehen kann. Diese Klarheit kannst du liefern — sie steht in den Rollen- und Berechtigungskonzepten, die du ohnehin brauchst.

Was in die Dienstvereinbarung gehört

Regelungsgegenstand	Worum es konkret geht	Typische Regelung
Anrufhistorie	Wer sieht, wer wann mit wem telefoniert hat	Zugriff nur für den Anwender selbst; Auswertung durch Vorgesetzte ausgeschlossen
Warteschlangen und Servicecenter	Statistiken über Annahmezeiten und Gesprächszahlen	Auswertung nur gruppenbezogen und ab einer Mindestgruppengröße, keine Einzelauswertung
Qualitätsdaten	Verbindungsqualität je Gerät, Standort und Anwender	Nutzung ausschließlich zur Störungsanalyse, definierte Aufbewahrungsfrist
Aufzeichnung und Transkription	Mitschnitt von Gesprächen, automatische Protokolle	Standardmäßig deaktiviert; Aktivierung nur für ausdrücklich benannte Anwendungsfälle
Präsenzstatus	Sichtbarkeit von Anwesenheit und Verfügbarkeit	Keine Auswertung von Statusverläufen, keine Nutzung als Arbeitszeitnachweis
Mobiles Arbeiten	Erreichbarkeit außerhalb der Dienstzeit	Klarstellung, dass technische Erreichbarkeit keine Dienstpflicht begründet
Administratorzugriffe	Was die IT technisch sehen kann	Protokollierte Zugriffe, Vier-Augen-Prinzip bei Auswertungen, Beteiligung der Personalvertretung
Evaluation	Was passiert, wenn sich die Plattform ändert	Turnusmäßige Überprüfung, Informationspflicht bei neuen Auswertungsfunktionen

 

WICHTIG Der letzte Punkt ist der wichtigste und wird fast immer vergessen: Eine Cloud-Plattform verändert sich. Auswertungsfunktionen, die es beim Abschluss der Dienstvereinbarung nicht gab, sind zwei Jahre später vorhanden — ohne dass jemand etwas installiert hätte. Eine Dienstvereinbarung, die nur den Stand bei Vertragsabschluss beschreibt, ist damit ab dem ersten größeren Funktionssprung veraltet. Eine Informationspflicht bei neuen Auswertungsfunktionen plus eine turnusmäßige Überprüfung lösen das elegant — und ersparen beiden Seiten die Neuverhandlung von vorn.

 

Der Fehler, der sechs Monate kostet

In einem Projekt, das ich begleitet habe, war die Technik im Mai fertig. Der Pilot war terminiert, die Endgeräte lagen im Lager, die Wellenplanung stand. Die erste inhaltliche Befassung der Personalvertretung fand im Juni statt. Der Pilot startete im November. Nicht, weil jemand blockiert hätte — sondern weil Sitzungsrhythmen, Rückfragen, ein Rechtsgutachten und die Sommerpause zusammenkamen. Alles davon war vorhersehbar.

Der Gegenentwurf kostet fast nichts: Die Personalvertretung sitzt ab dem ersten Projektmonat mit im Boot, bekommt eine eigene Informationsschiene und arbeitet an den Eckpunkten der Dienstvereinbarung, während das Feinkonzept entsteht. Beim Pilot liegt die Vereinbarung unterschrieben vor. Der Rollout hat dann genau ein Thema weniger — und ein Gremium mehr, das ihn verteidigt, wenn es Beschwerden gibt.

Fax, Fachverfahren und die anderen liebgewonnenen Altlasten

Jetzt zum Teil, den alle unterschätzen. In einer Verwaltung hängen an der alten Telefonanlage mehr Geräte als Menschen. Das ist keine rhetorische Zuspitzung, das ist ein Inventurergebnis: Wenn du 1.000 Rufnummern hast, findest du typischerweise mehrere hundert Anschlüsse, hinter denen kein Arbeitsplatz steht, sondern ein Gerät, eine Tür, ein Aufzug, ein Faxanschluss oder schlicht gar nichts mehr.

Vier Kategorien, eine Entscheidung je Gerät. Die Liste entsteht vor der Ausschreibung — danach bekommst du sie nicht mehr.

Fax: Pflicht, Gewohnheit oder Gespenst?

Fax over IP über die Teams-Cloud ist offiziell nicht unterstützt. Damit ist die technische Diskussion beendet, und die fachliche beginnt: Welche Faxanschlüsse braucht ihr wirklich?

Die Antwort fällt in drei Teile. Erstens gibt es eine kleine Zahl echter Pflichten, vor allem in Richtung Justiz, wo die Entgegennahme von Telefaxen verfahrensrechtlich vorgesehen ist. Zweitens gibt es Gewohnheiten — Meldewesen, Ordnungsamt, Standesamt, Gesundheitsamt telefaxen miteinander, weil es immer so war und weil die Sendebestätigung als Nachweis gilt. Drittens, und das ist die Mehrheit, gibt es Gespenster: Faxanschlüsse, die seit Jahren keine Sendung mehr gesehen haben und die niemand vermisst, weil niemand weiß, dass es sie gibt.

Die einzige Methode, die zuverlässig funktioniert, ist eine Auswertung der Verbindungsdaten der letzten zwölf Monate je Faxanschluss. Nicht fragen — messen. Auf die Frage „brauchen Sie Ihr Faxgerät noch?“ antwortet jede Abteilung mit ja, weil die Antwort nichts kostet. Die Verbindungsdaten sind unbestechlich, und mit ihnen in der Hand wird aus einer Grundsatzdebatte eine Liste mit einem Dutzend Positionen.

FAKTEN Was übrig bleibt, löst man über einen Analog-Adapter am SBC mit T.38 — die Faxverbindung läuft dann über den SIP-Trunk an der Teams-Cloud vorbei. Alternativ gibt es Faxdienste, die eingehende Sendungen als PDF ins Postfach legen. Für den Posteingang funktioniert das gut, für den Ausgang muss man den Prozess neu denken. Wichtig für die Ausschreibung: Beides ist eine eigene Leistungsposition mit eigenen Kosten. Wer Fax in der Leistungsbeschreibung vergisst, verhandelt es später ohne Wettbewerb nach.

 

Welche Varianten es gibt, was sie taugen und wo ihre Grenzen liegen, steht ausführlich im Beitrag Fax mit Microsoft Teams. Für die Vergabe reicht dir daraus eine einzige Erkenntnis: Fax ist eine eigene Position mit eigenem Preis, kein Nebeneffekt der Telefonie.

Fachverfahren mit Telefonieanbindung

Der zweite große Block sind Fachverfahren, die mit der Telefonanlage sprechen. Bürgerservice-Systeme mit Anrufernummernanzeige, Kassensysteme, Sozialhilfe-Fachverfahren mit Wählfunktion, Leitstellensoftware, Alarmierungssysteme. Diese Anbindungen sind oft vor zehn Jahren einmal eingerichtet worden, laufen seitdem klaglos, und niemand im Haus weiß mehr, wie sie technisch funktionieren.

Für die Planung heißt das: Jedes Fachverfahren mit Telefoniebezug wird namentlich erfasst, der Hersteller wird angeschrieben, und die Antwort wird dokumentiert. Manche Hersteller unterstützen Teams direkt, manche über eine Zwischenschicht, manche gar nicht — und in dem Fall brauchst du entweder eine Prozessänderung oder eine Insellösung. Beides ist machbar, beides kostet Geld, und beides gehört vor der Ausschreibung geklärt, nicht danach.

Die Inventur, die niemand machen will

Die Bestandsaufnahme ist der unbeliebteste Teil des Projekts und gleichzeitig der wertvollste. Sie besteht aus vier Listen: alle Rufnummern mit zugeordneter Person oder Funktion, alle analogen Anschlüsse mit Gerät und Zweck, alle Fachverfahren mit Telefoniebezug, alle Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist. Mehr nicht — aber diese vier vollständig.

Wenn du in der Verwaltungs-IT sitzt, kennst du das Ergebnis vorher: Ein spürbarer Teil der Rufnummern lässt sich niemandem zuordnen. Das ist kein Versagen, das ist der Normalzustand nach zwei Jahrzehnten Anlagenbetrieb mit wechselndem Personal. Die Regel, die sich bewährt hat: Was innerhalb von vier Wochen niemand für sich reklamiert, wird nicht migriert. Angekündigt, dokumentiert, abgeschaltet. Der Aufschrei bleibt fast immer aus.

TIPP Verknüpfe die Inventur mit dem Rollout: Wer seine Rufnummer behalten will, meldet sich bis zu einem Stichtag. Wer sich nicht meldet, bekommt trotzdem Telefonie — aber eben eine neue Nummer aus dem Pool. Das klingt hart, wirkt aber Wunder. Innerhalb von zwei Wochen hast du eine gepflegte Liste, die vorher acht Monate lang niemand zustande gebracht hat.

 

Haushalt, Fahrplan und ein Projekt mit rund 1.000 Rufnummern

Bleibt der Teil, an dem sich entscheidet, ob das Projekt überhaupt stattfindet: das Geld. Und zwar nicht die Frage, ob es sich rechnet — das tut es in aller Regel —, sondern die Frage, in welcher Haushaltsposition es landet.

Der Doppelbetrieb ist der teuerste Abschnitt. Er lässt sich nicht vermeiden, aber verkürzen — und das ist der eigentliche Hebel.

Aus einer Investition wird ein Dauerposten

Eine klassische TK-Anlage war ein Vermögensgegenstand. Sie wurde beschafft, aktiviert, über Jahre abgeschrieben und stand im Vermögenshaushalt beziehungsweise im Finanzhaushalt. Cloud-Telefonie ist das nicht. Sie ist eine laufende Aufwandsposition, jedes Jahr aufs Neue, ohne Anlagevermögen und ohne Abschreibung.

Das hat eine praktische Konsequenz, die viele überrascht: Verpflichtungsermächtigungen — also das Instrument, mit dem eine Kommune sich für künftige Haushaltsjahre binden darf — sind in kommunalen Haushalten regelmäßig nur für Investitionen zulässig. Ein mehrjähriges Abonnement ist aber keine Investition. Wie eure Kommune eine mehrjährige Cloud-Bindung haushaltsrechtlich sauber abbildet, hängt vom jeweiligen Landesrecht ab und gehört mit der Kämmerei geklärt — früh, nicht im Dezember vor der Verabschiedung.

Der zweite Punkt ist politischer Natur. Die alte Anlage hat oft noch einen Restbuchwert. Wer sie vorzeitig abschaltet, schreibt ihn ab, und das steht sichtbar im Jahresabschluss. Das ist kein Argument gegen die Migration, aber eines für eine ehrliche Vorlage: einmalige Abschreibung gegen dauerhaft entfallende Wartung, Ersatzteilbeschaffung, Fachfirmeneinsätze und die Kleinstaufträge, die niemand zählt, weil sie unter der Beschaffungsgrenze bleiben.

Kostenblock	Alte TK-Anlage	Teams-Telefonie	Was sich haushalterisch ändert
Anschaffung	Einmalige Investition, aktiviert und abgeschrieben	Entfällt weitgehend; SBC und Endgeräte bleiben investiv	Von Vermögens- zu Aufwandsseite
Laufende Nutzung	Wartungsvertrag, oft prozentual zum Anschaffungswert	Lizenzen je Anwender und Monat	Planbar, aber jährlich neu zu veranschlagen
Verbindungen	ISDN- oder SIP-Anschlüsse, oft je Liegenschaft	Trunks je Ortsnetzbereich, gebündelt	In aller Regel deutlich weniger Verträge
Änderungen	Fachfirma je Umzug, je Änderung, je Apparat	Selbstverwaltung im Admin Center	Aus externem Aufwand wird interner Aufwand
Endgeräte	Systemtelefone, herstellergebunden	Headsets, Standard-Endgeräte, teils vorhandene Hardware	Kleinere Beträge, häufigerer Ersatz
Personalaufwand	Spezialwissen für eine Anlage, oft bei einer Person	Administration im Team, breiteres Wissen	Weniger Klumpenrisiko, mehr Schulungsbedarf

 

Aus der Praxis: rund 1.000 Rufnummern, mehrere Ortsnetze

Ein Verwaltungsprojekt der jüngeren Vergangenheit — anonymisiert, wie sich das gehört — hatte ungefähr diesen Zuschnitt: rund 1.000 Rufnummern, ein gutes Dutzend Liegenschaften, zwei Ortsnetzbereiche, eine gewachsene Anlage mit mehreren Ausbaustufen und ein Wartungsvertrag, dessen Konditionen niemand mehr verteidigen wollte. Was wir daraus gelernt haben, lässt sich in fünf Punkten zusammenfassen.

Die Inventur dauerte länger als der Rollout. Sechs Wochen für die vier Listen, danach ging es zügig. Und ein erheblicher Teil der Nebenstellen erwies sich als verwaist oder doppelt.

Der Notruf war der einzige echte Blocker. Nicht technisch anspruchsvoll, aber vertraglich: Die Klärung mit dem Anbieter, welche Anschlussadressen hinterlegt werden können, hat mehrere Wochen gedauert. Das gehört an den Anfang, nicht in die Mitte.

Die analogen Sonderfälle waren zahlreicher als erwartet. Aufzüge, Türsprechstellen, Torsteuerungen, ein Sirenenauslöser, Notrufsäulen im Freibad. Jedes einzelne Gerät ist unspektakulär, in Summe war es ein eigenes Arbeitspaket mit eigenem Budget.

Die Personalvertretung war früh eingebunden — und damit kein Thema. Die Dienstvereinbarung lag vor dem Pilot vor. Der Rollout lief anschließend ohne eine einzige Grundsatzdiskussion.

Der Doppelbetrieb war der teuerste Abschnitt. Alte Anlage und neue Plattform parallel, doppelte Kosten, doppelte Fehlersuche. Wer hier vier Monate spart, spart mehr als bei jeder Preisverhandlung.

Die wichtigste Erkenntnis steht nicht in der Liste: Der Rollout selbst war unspektakulär. Wellenweise je Amt, Vor-Ort-Präsenz am ersten Tag, kurze Einführungen statt großer Schulungen. Die Belegschaft hat den Wechsel deutlich besser aufgenommen als von der Leitung erwartet — was regelmäßig der Fall ist, wenn vorher niemand versucht hat, ihn als Effizienzprogramm zu verkaufen.

Der Fahrplan, der sich bewährt hat

Phase	Dauer (Erfahrungswert)	Ergebnis am Ende der Phase
Bestandsaufnahme	4 bis 8 Wochen	Vier vollständige Listen, Kostenbild der Altanlage, Sonderfallkatalog
Grobkonzept	3 bis 5 Wochen	Zielarchitektur, Anbindungsart, Notrufmodell, Kostenrahmen, Entscheidungsvorlage
Vergabe	3 bis 12 Monate je nach Verfahren	Zuschlag, Vertrag, verbindliche Termine
Feinkonzept und Aufbau	6 bis 10 Wochen	SBC und Trunks im Testbetrieb, Richtlinien konfiguriert, Notruftests im Labor
Pilot	4 bis 6 Wochen	Eine Liegenschaft produktiv, Notruftest je Standort protokolliert
Rollout in Wellen	je nach Größe 3 bis 9 Monate	Alle Anwender produktiv, Rufnummern portiert
Abbau und Nachlauf	4 bis 8 Wochen	Altanlage abgeschaltet, Verträge gekündigt, Dokumentation übergeben

 

Auffällig an dieser Tabelle ist das Verhältnis: Die eigentliche Technik beansprucht einen kleineren Teil der Gesamtlaufzeit als Bestandsaufnahme und Vergabe zusammen. Genau deshalb ist die Reihenfolge im Projekt wichtiger als die Produktauswahl. Ein allgemeiner Überblick über den Ablauf einer TK-Ablösung steht im Beitrag

Migration von der TK-Anlage zu Teams Phone; die Lizenzfragen — welche Lizenz für welche Rolle, was Gemeinschaftsbereiche und Telefone in Fluren kosten — im Beitrag zur Teams-Telefonie-Lizenzierung.

TIPP Grobkonzept zum Festpreis: Für genau die Phase, in der die meisten Verwaltungen hängen bleiben — zwischen „wir wollen wechseln“ und „wir können ausschreiben“ — gibt es ein Festpreisangebot. Ergebnis ist ein Dokument, das als Grundlage für die Entscheidungsvorlage und für die Leistungsbeschreibung taugt: Zielarchitektur, Anbindungsart, Notrufmodell über alle Liegenschaften, Sonderfallkatalog, Kostenrahmen über die Laufzeit. Der Vorteil eines Festpreises im Verwaltungskontext liegt auf der Hand: Der Betrag steht vorher fest, ist damit sauber in den Haushalt einzustellen und liegt in aller Regel unterhalb der Grenzen, ab denen ein förmliches Verfahren nötig wird — das bitte anhand der eigenen Dienstanweisung prüfen. Die eigene Angebotsseite dazu geht in Kürze online. Bis dahin führt der Weg über die Beratungsseite.

 

Wenn du an dieser Stelle konkret werden willst — mit einem Blick auf eure Liegenschaften, eure Ortsnetzbereiche und eure Sonderfälle —, dann ist

die Teams-Telefonie-Beratung der richtige Einstieg. Wir betreiben die beschriebene Konstruktion im eigenen Haus: anynode als Session Border Controller, easybell-Trunks, Direct Routing im täglichen Einsatz. Das ersetzt keine Ausschreibung, aber es sorgt dafür, dass in eurer Leistungsbeschreibung steht, was drinstehen muss.

Häufige Fragen aus Verwaltungsprojekten

Müssen wir Teams-Telefonie überhaupt ausschreiben, wenn wir Microsoft 365 schon haben?

In aller Regel ja — zumindest die Dienstleistung und die zusätzlichen Lizenzen. Dass eine Plattform bereits im Haus ist, ersetzt kein Vergabeverfahren für den neuen Leistungsgegenstand. Maßgeblich ist der geschätzte Auftragswert über die gesamte Laufzeit einschließlich Optionen. Ob bestehende Rahmenverträge oder Konditionenverträge nutzbar sind, prüft eure Vergabestelle — und diese Prüfung gehört an den Anfang, nicht ans Ende.

Wie lösen wir den Notruf, wenn unsere Liegenschaften in mehreren Ortsnetzen liegen?

Der übliche Weg ist ein Trunk je Ortsnetzbereich, kombiniert mit Netzwerkstandorten in Teams und Voice Routes, die den Notruf auf den passenden Trunk zwingen. Entscheidend ist die vorherige Klärung mit dem Anbieter, welche Anschlussadressen hinterlegt werden können — denn in Deutschland folgt die Leitstellenzuordnung meist der Anschlussadresse, nicht der signalisierten Rufnummer.

Brauchen wir zwingend einen eigenen Session Border Controller?

Zwingend nicht, praktisch fast immer. Sobald analoge Sonderfälle im Spiel sind — Aufzugsnotruf, Türsprechstellen, Brandmeldeanlagen, Faxgeräte — brauchst du einen Weg an der Cloud vorbei, und den liefert der SBC. Wer diese Geräte nicht hat und mit einer einfachen Anbindung auskommt, kann über Operator Connect nachdenken. In einer Stadtverwaltung ist der erste Fall der Normalfall.

Was passiert mit unseren Rufnummern?

Sie werden portiert. Das ist Routine, aber terminkritisch: Portierungen laufen in Fenstern, die mit dem abgebenden Anbieter abgestimmt werden müssen, und sie lassen sich nicht beliebig kurzfristig verschieben. Plane die Portierung blockweise entlang der Rollout-Wellen und lege für jede Welle ein Rückfallszenario fest. Verwaiste Rufnummern werden vorher aussortiert — das spart Geld und Nerven.

Wie gehen wir mit Schulen und Kitas um?

Diese Liegenschaften sind der klassische Sonderfall: eigene Anschlüsse, oft keine IT vor Ort, häufig eigene Trägerschaft und gelegentlich eine eigene Netzanbindung. Sie gehören ausdrücklich in die Bestandsaufnahme, aber nicht automatisch in die erste Rollout-Welle. In vielen Projekten ist es sinnvoll, sie als eigenes Teilprojekt mit eigenem Zeitplan zu führen.

Was ist mit dem Bürgertelefon und der 115?

Servicecenter, Sammelnummern und Warteschlangen bildet Teams ab, und für Häuser im D115-Verbund ändert sich an der fachlichen Logik nichts — wohl aber an der technischen Anbindung. Kläre die Anforderungen des Verbunds vor der Leistungsbeschreibung, insbesondere zu Erreichbarkeitsstatistiken und Übergabewegen. Für die anschließende Auswertung greift wieder die Mitbestimmung — siehe Dienstvereinbarung.

Können wir die Umstellung schrittweise machen?

Ja, und das ist der Regelfall. Alte Anlage und Teams laufen parallel, die Ämter ziehen wellenweise um. Wichtig ist nur, dass der Parallelbetrieb ein festes Enddatum hat, das jemand mit Budgetverantwortung unterschrieben hat. Ohne dieses Datum wird aus der Übergangsphase ein Dauerzustand mit doppelten Kosten — und der frisst die gesamte Wirtschaftlichkeitsrechnung auf.

Wie steht es um Datenschutz und digitale Souveränität?

Das ist eine eigene, ernsthafte Debatte, und sie wird in vielen Häusern parallel zum Telefonieprojekt geführt. Praktisch heißt das: Bezieht die Fragestellung früh ein, dokumentiert die Verarbeitungstätigkeiten sauber und beobachtet die Entwicklung souveräner Betriebsmodelle für den öffentlichen Sektor. Konkrete Verfügbarkeiten, Funktionsumfänge und Termine ändern sich hier laufend — daher gilt: aktuellen Stand beim Anbieter prüfen und die Aussage nicht aus einem Artikel übernehmen, auch nicht aus diesem.

Was kostet das Ganze?

Seriös lässt sich das nicht pauschal beantworten, und jede Zahl in einem Artikel wäre geraten. Die Größen, die den Preis bestimmen, sind aber immer dieselben: Anzahl der Anwender mit Telefoniebedarf, Anzahl der Ortsnetzbereiche und Trunks, Anzahl der analogen Sonderfälle, Anzahl der Fachverfahren mit Anbindung und die Länge des Doppelbetriebs. Wer diese fünf Zahlen hat, bekommt belastbare Angebote. Wer sie nicht hat, bekommt Hausnummern.

Fazit

Teams-Telefonie in einer Stadtverwaltung ist kein anderes Produkt als in einem Unternehmen. Es ist ein anderes Projekt. Die Technik ist entschieden, sobald die Anforderungen klar sind — und das dauert vier Wochen. Alles andere, also die eigentliche Projektlaufzeit, entscheidet sich an vier Stellen: an der Vollständigkeit der Bestandsaufnahme, an der Qualität der Leistungsbeschreibung, am Zeitpunkt, zu dem die Personalvertretung einbezogen wird, und an der Frage, wie ernst der Notruf über alle Liegenschaften genommen wird.

Die gute Nachricht: Alle vier Punkte liegen in eurer Hand, und keiner davon kostet nennenswert Geld — jedenfalls nicht im Vergleich zu dem, was ihre Vernachlässigung kostet. Ein sauberes Grobkonzept vor der Ausschreibung ist die billigste Versicherung, die ein Verwaltungsprojekt kaufen kann.

Die weniger gute Nachricht: Die Zeit arbeitet nicht für euch. Die alten Anlagen werden nicht jünger, die Ersatzteilversorgung nicht besser und die Zahl der Leute, die diese Systeme noch beherrschen, nicht größer. Irgendwann wird aus dem geplanten Projekt ein Notfall — und Notfälle werden im Vergaberecht nicht günstiger, sondern nur unangenehmer zu begründen.

Nächster Schritt: Wenn ihr vor der Ablösung steht und einen belastbaren Ausgangspunkt für Entscheidungsvorlage und Leistungsbeschreibung braucht — das Grobkonzept zum Festpreis ist genau dafür gemacht. Der Einstieg führt über die Teams-Telefonie-Beratung, den technischen Gesamtüberblick liefert der Pillar-Beitrag zur Teams-Telefonie.

Quellen und weiterführende Verweise

§ 164 TKG — Notruf (Gesetze im Internet) — https://www.gesetze-im-internet.de/tkg_2021/__164.html

Verordnung über Notrufverbindungen (NotrufV) — https://www.gesetze-im-internet.de/notrufv/BJNR048100009.html

Bundesnetzagentur — Technische Richtlinie Notrufverbindungen — https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Telekommunikation/Unternehmenspflichten/Notruf/TechnischeRichtlinie/start.html

§ 80 BPersVG — Mitbestimmung in organisatorischen Angelegenheiten — https://www.gesetze-im-internet.de/bpersvg_2021/__80.html

Microsoft Learn — Überlegungen zu Notrufen für Direct Routing — https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/considerations-direct-routing

Microsoft Learn — Planen und Verwalten von Notrufen — https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/what-are-emergency-locations-addresses-and-call-routing

Microsoft Learn — Konfigurieren dynamischer Notrufe — https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/configure-dynamic-emergency-calling

Microsoft Learn — Direct Routing: Verbinden analoger Geräte — https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/direct-routing-analog-devices

easybell — Die Erreichbarkeit von Notrufnummern sicherstellen — https://www.easybell.de/hilfe/fragen/fragen-zum-telefonanschluss/antwort/die-erreichbarkeit-von-notrufnummern-sicherstellen/

CMS — Neue EU-Schwellenwerte und nationale Anpassungen ab 1. Januar 2026 — https://cms.law/de/deu/legal-updates/neue-eu-schwellenwerte-und-nationale-anpassungen-ab-dem-1.-januar-2026

Digitale Verwaltung — Aktuelle EVB-IT-Vertragsmuster — https://www.digitale-verwaltung.de/Webs/DV/DE/aktuelles-service/it-einkauf/evb-it-und-bvb/aktuelle_evb-it-node.html

KommunalWiki — Verpflichtungsermächtigung — https://kommunalwiki.boell.de/index.php/Verpflichtungserm%C3%A4chtigung

BMI — Die Behördennummer 115 — https://www.bmi.bund.de/DE/service/behoerdennummer-115/behoerdennummer115.html

heise online — Der lange Abschied deutscher Behörden vom Faxgerät — https://www.heise.de/news/Der-lange-Abschied-deutscher-Behoerden-vom-Faxgeraet-9631731.html