KI beim Schreiben von Technischer Dokumentation: Was geht, was nicht

Die Diskussion über KI in der Technischen Redaktion verläuft meist zwischen zwei Extremen. Auf der einen Seite die Erwartung, dass sich Betriebsanleitungen künftig auf Knopfdruck erzeugen lassen – aus der Stückliste, in acht Sprachen, über Nacht. Auf der anderen die Ablehnung: Bei sicherheitsrelevanten Inhalten habe eine Maschine nichts verloren, Punkt. Beide Positionen haben einen wahren Kern und führen beide zu schlechten Entscheidungen.

Denn die brauchbare Antwort ist differenziert und deshalb unbequem: Es kommt darauf an, was genau die KI tun soll. Zwischen „fasse diese zwölf Seiten zusammen" und „formuliere den Warnhinweis für die Restspannung" liegen Welten – nicht technisch, sondern in der Frage, wer am Ende geradesteht. Wer diese Unterscheidung trifft, kann KI in der Redaktion mit Gewinn einsetzen; wer sie nicht trifft, produziert entweder Stillstand oder Risiko.

Dieser Artikel sortiert die Einsatzfelder in eine Ampel, zeigt den Arbeitsablauf, in dem KI einen Entwurf liefert statt eines Ergebnisses, liefert die Bausteine eines brauchbaren Auftrags samt Beispielen – und behandelt am Ende die Grenze, die alles trägt: die Verantwortung.

Was diese Werkzeuge können – und was nicht

Zum Verständnis der Ampel hilft ein nüchterner Blick darauf, wie diese Werkzeuge arbeiten. Ein Sprachmodell ist im Kern ein außerordentlich guter Textfortsetzer: Es hat gelernt, welche Formulierung auf welche folgt, und erzeugt daraus flüssige, strukturierte, stilistisch angemessene Sprache. Das ist eine echte Fähigkeit, und für Redaktionsarbeit ist sie wertvoller, als sie klingt – ein großer Teil der Schreibarbeit besteht aus Formulieren, Umstellen und Angleichen.

Was ein Sprachmodell nicht hat, ist Wissen über deine Maschine. Es weiß nicht, wo der Filter sitzt, welches Drehmoment gilt und ob nach dem Abschalten Restspannung anliegt. Wenn es solche Angaben produziert, stammen sie entweder aus dem Material, das man ihm mitgegeben hat – dann sind sie so gut wie dieses Material –, oder sie sind plausibel geraten. Und geraten sieht bei diesen Werkzeugen genauso aus wie gewusst: in vollständigen Sätzen, mit sicherem Ton, ohne Warnsignal — und das ist die Eigenschaft, um die sich die ganze Ampel dreht.

Daraus folgt die Grundregel, die den ganzen Rest dieses Artikels trägt: Je mehr die Aufgabe mit Sprache zu tun hat und je weniger mit Fachwissen, desto unproblematischer ist der Einsatz. Umformulieren ist Sprache. Zusammenfassen ist Sprache. Einen Warnhinweis zu formulieren ist dagegen eine fachliche und rechtliche Entscheidung, die in Sprache gekleidet daherkommt – und genau deshalb so verführerisch delegierbar wirkt.

Die Ampel: drei Bereiche

Grün steht für Einsatzfelder, in denen man ohne Zögern arbeiten kann, weil die KI mit vorhandenem Material umgeht statt neues Fachwissen zu erzeugen. Dazu gehört das Zusammenfassen und Umstellen: Aus einem Protokoll der Konstruktionsbesprechung eine strukturierte Notiz machen, aus zwölf Seiten Altbestand eine Übersicht der behandelten Themen. Ebenso Formulierungsvarianten und Stilglättung – „schreib diesen Absatz kürzer und in aktiver Sprache" ist eine reine Sprachaufgabe. Und Konsistenzprüfungen: Wo weicht die Benennung ab, wo ist die Ansprache uneinheitlich, wo stehen Sätze im Passiv, die aktiv besser wären?

Ebenfalls grün sind die Vorschlagsaufgaben, die in den vorangegangenen Beiträgen schon auftauchten: Titelvorschläge für nichtssagende Kapitel, Metadaten-Vorschläge aus dem Dokumentinhalt, Kandidatenlisten für Wiederverwendung. Dazu kommt ein oft übersehener Einsatz: Fragenkataloge für Reviews. Wer eine KI bittet, zu einem Kapitel die Fragen zu formulieren, die ein Fachprüfer stellen sollte, bekommt in Sekunden eine Prüfliste, die erstaunlich brauchbar ist – weil das Formulieren von Fragen wieder eine Sprachaufgabe ist.

Gelb steht für Felder, in denen KI nützlich ist, aber ohne Fachprüfung nicht ausgeliefert werden darf: Handlungsanleitungen aus technischen Vorlagen, Fehlerbehebungs-Abschnitte, Erklärungen zu Funktionsprinzipien, Strukturvorschläge für ganze Kapitel. Der Gewinn ist hier am größten – aus einer Sammlung von Konstruktionsnotizen entsteht in Minuten eine strukturierte Rohfassung statt in Stunden. Der Preis ist ein Prüfschritt durch jemanden, der die Maschine kennt. Und rot steht für das, was nicht ohne Weiteres geht: Warnhinweise, sicherheitsrelevante Schrittfolgen, Zahlenwerte und Grenzwerte, die Beurteilung von Normkonformität, die Risikobeurteilung – und die ungeprüfte Ausgabe an Kunden.

Wichtig an dieser Sortierung ist, dass die Farbe nicht am Werkzeug hängt, sondern an der Aufgabe. Dasselbe Sprachmodell ist bei der Konsistenzprüfung grün und beim Warnhinweis rot — es hat sich nicht verändert, nur der Einsatz. Ebenso wenig hängt die Farbe an der Textmenge: Ein einzelner umformulierter Satz in einer Sicherheitsanweisung ist rot, ein komplettes umgestelltes Konzept-Kapitel grün. Wer diese Unterscheidung im Team verankert, braucht keine Detailregeln für jeden Einzelfall — die Frage „Wie viel Fachwissen steckt in dieser Aufgabe?" beantwortet die meisten Zweifelsfälle von selbst.

Abb.: Drei Bereiche mit klaren Kriterien – die Farbe folgt der Frage, wie viel Fachwissen die Aufgabe verlangt.

Der Ablauf: Entwurf statt Ergebnis

Wie sieht die Arbeit praktisch aus? In fünf Schritten, von denen zwei die eigentliche Leistung enthalten – und beide macht der Mensch. Schritt eins ist das Material: Der Redakteur stellt zusammen, was gilt – Konstruktionsangaben, Stücklistenauszüge, Notizen aus der Fachbesprechung, die Terminologie, gegebenenfalls ein vergleichbares Topic als Vorbild. Dieser Schritt ist der wichtigste und wird am häufigsten übersprungen. Wer ohne Material arbeitet, bekommt keine Doku, sondern Plausibles.

Schritt zwei ist der Auftrag – die Anweisung, was aus dem Material werden soll. Schritt drei liefert die KI: eine Rohfassung, schnell, strukturiert, sprachlich meist brauchbar. Und Schritt vier ist die redaktionelle Arbeit: fachlich prüfen, Terminologie angleichen, jeden Zahlenwert gegen die Quelle abgleichen, prüfen, ob eine Warnung fehlt. Schritt fünf ist der normale Freigabeweg – unverändert, ohne Ausnahme und ohne Sonderregel für KI-erzeugte Inhalte.

Die Zeitersparnis liegt vollständig in Schritt drei, und sie ist real: Das leere Blatt entfällt, die Struktur steht, die Sprache ist ordentlich. Für viele Autoren ist genau das der schwierigste Teil – nicht das Wissen, sondern das Anfangen. Was nicht entfällt, ist Schritt eins und vier. Wer Schritt eins spart, bekommt Erfundenes; wer Schritt vier spart, liefert es aus. Beides passiert in der Praxis, und beides ist vermeidbar, wenn der Ablauf einmal festgelegt und verstanden ist.

In der Praxis läuft Schritt zwei und drei selten in einem Durchgang, und das ist normal. Der erste Entwurf zeigt meist, was am Auftrag noch fehlte — eine unklare Zielgruppe, eine vergessene Strukturvorgabe, ein Materialstück, das nicht dabei war. Der zweite Anlauf mit nachgeschärftem Auftrag liefert dann brauchbare Ergebnisse. Wer nach dem ersten Versuch aufgibt, verpasst genau den Punkt, an dem diese Werkzeuge nützlich werden. Und wer die Nachschärfung dokumentiert, hat beim nächsten Mal eine bessere Vorlage — das ist der Grund für die Auftragsbibliothek weiter unten.

Abb.: Fünf Schritte – die KI liefert einen, die eigentliche Arbeit liegt davor und danach.

Der Auftrag: sechs Bausteine

Die Qualität des Ergebnisses hängt fast vollständig an der Qualität des Auftrags – und der besteht aus sechs Bausteinen. Erstens Rolle und Zielgruppe: „Du schreibst eine Handlungsanleitung für einen Bediener ohne technische Vorkenntnisse." Das bestimmt Tonfall, Detailtiefe und Wortwahl und ist mit einem Satz erledigt. Zweitens das Material – der wichtigste Baustein: Konstruktionsangaben, Notizen, Werte, als Text mitgeliefert. Ohne Material rät die KI, mit Material arbeitet sie.

Drittens die Struktur: „Gliedere nach Voraussetzungen, nummerierten Schritten und Ergebnis." Das ist nichts anderes als das eigene Informationsmodell als Anweisung – wer topic-basiert arbeitet, hat diesen Baustein bereits formuliert. Viertens die Regeln: Terminologie mit Vorzugsbenennungen und verbotenen Varianten, Anredeform, maximale Satzlänge, unerwünschte Formulierungen. Der Styleguide, den die Redaktion ohnehin hat, wird hier zur Anweisung – und wirkt erstaunlich zuverlässig.

Fünftens ein Beispiel: ein fertiges Topic aus dem eigenen Bestand mit dem Hinweis „so soll es aussehen". Ein einziges gutes Beispiel wirkt stärker als drei Absätze Beschreibung, weil es Struktur, Tonfall und Detailtiefe gleichzeitig zeigt. Und sechstens die Unsicherheitsregel – der vielleicht wirksamste Einzelsatz überhaupt: „Wenn eine Angabe im Material fehlt, schreibe an dieser Stelle KLÄREN in Großbuchstaben, statt einen Wert zu ergänzen." Damit verwandelt man die gefährlichste Eigenschaft dieser Werkzeuge – plausibles Ergänzen – in eine sichtbare Arbeitsmarkierung.

Abb.: Sechs Bausteine – zusammen ergeben sie eine Vorlage, die man einmal schreibt und dauerhaft nutzt.

Zwei Auftragsbeispiele

Damit das nicht abstrakt bleibt, zwei Muster aus der Praxis. Das erste für eine grüne Aufgabe – Konsistenzprüfung: „Du bist Lektor für Technische Dokumentation. Prüfe den folgenden Text ausschließlich auf Abweichungen von dieser Terminologie: Abdeckung (nicht Haube, Deckel, Verkleidung), Bedieneinheit (nicht Panel, Bedienfeld). Gib eine Liste der Fundstellen mit Zeilenbezug und der verwendeten Variante aus. Ändere nichts am Text, kommentiere nicht den Inhalt." Das Ergebnis ist eine Fundliste, keine Textänderung – genau richtig, weil die Entscheidung über die Korrektur bei der Redaktion bleibt.

Das zweite für eine gelbe Aufgabe – Rohfassung einer Handlungsanleitung: „Du schreibst eine Handlungsanleitung für Instandhaltungspersonal mit technischer Ausbildung. Verwende ausschließlich die folgenden Angaben; ergänze keine Werte, Zeiten oder Werkzeuge, die dort nicht stehen. Gliedere nach: Voraussetzungen, nummerierte Handlungsschritte im Imperativ, Ergebnis. Halte dich an die beigefügte Terminologie. Wenn eine Angabe fehlt, schreibe KLÄREN statt eine Annahme zu treffen. Hier ein Beispiel für den gewünschten Aufbau: [Topic einfügen]. Und hier das Material: [Notizen einfügen]."

Was diese Muster gemeinsam haben, ist die Enge: Sie sagen nicht nur, was gewünscht ist, sondern auch, was nicht getan werden soll. Genau diese Verbote machen den Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem gefährlichen Ergebnis – „ergänze keine Werte" ist der Satz, der verhindert, dass ein plausibles Drehmoment im Entwurf landet. Und beide Muster werden einmal geschrieben und dann wiederverwendet, in einer schlichten Datei mit den Auftragsvorlagen der Redaktion. Wer jedes Mal neu formuliert, bekommt jedes Mal andere Qualität und weiß nie, woran es lag.

Ein drittes Auftragsmuster lohnt die Erwähnung, weil es eine unterschätzte Aufgabe abdeckt — die Prüfung statt der Erzeugung: „Du bist Fachprüfer für Technische Dokumentation. Lies den folgenden Abschnitt und beantworte ausschließlich: Welche Angaben werden vorausgesetzt, ohne genannt zu sein? Welche Handlungsschritte könnten für einen Leser ohne Vorkenntnisse mehrdeutig sein? An welchen Stellen wäre eine Warnung zu erwarten, die hier fehlt? Formuliere den Text nicht um." Das Ergebnis ist keine Textänderung, sondern eine Prüfliste — und die ist erstaunlich brauchbar, weil das Erkennen von Lücken wieder eine Sprachaufgabe ist.

Noch eine Beobachtung zur Modellwahl, die Erwartungen sortiert: Die Unterschiede zwischen den verbreiteten Werkzeugen sind für Redaktionsaufgaben geringer, als die Diskussion vermuten lässt. Alle gängigen Modelle beherrschen deutsche Fachprosa, halten sich an Strukturvorgaben und arbeiten mit mitgeliefertem Material. Wichtiger als die Modellwahl ist die Auftragsqualität — ein guter Auftrag an ein durchschnittliches Modell schlägt einen schlechten an das beste. Wo Unterschiede spürbar werden, sind es meist der Umgang mit langen Materialmengen und die Zuverlässigkeit beim Einhalten von Verboten; beides prüft man am besten am eigenen Material statt an Testberichten.

Welche Inhalte in welches Werkzeug?

Eine Frage gehört vor jeden produktiven Einsatz geklärt, und sie ist keine technische: Welche Inhalte dürfen in welches Werkzeug? Der Unterschied ist erheblich. Ein Modell, das innerhalb der eigenen Microsoft-365-Umgebung arbeitet, verarbeitet Inhalte im vertrauten Rahmen — die Berechtigungen gelten weiter, es entsteht keine zusätzliche Weitergabe. Ein frei zugänglicher Dienst im Web ist etwas anderes, und zwar unabhängig davon, wie seriös der Anbieter ist: Die Inhalte verlassen das Haus.

Für Technische Dokumentation ist das häufig unkritisch — eine Betriebsanleitung, die ohnehin an Kunden geht, ist kein Geheimnis. Kritisch wird es bei allem, was davor liegt: Konstruktionsunterlagen, Parametrierungen, Angaben zu Verfahren, kundenspezifische Anlagenkonfigurationen. Genau dieses Material braucht man aber als Grundlage für gute Entwürfe — und damit landet man mitten in der Abwägung. Die pragmatische Lösung besteht meist aus zwei Ebenen: unternehmensinterne Werkzeuge für alles Fachliche, externe Dienste allenfalls für rein sprachliche Aufgaben an bereits veröffentlichten Inhalten.

Diese Entscheidung trifft nicht die Redaktion allein. Sie gehört mit der Geschäftsführung, der IT und gegebenenfalls dem Datenschutzverantwortlichen abgestimmt — und dann schriftlich festgehalten, weil sonst jeder für sich entscheidet. Was dabei hilft: Die Frage ist nicht neu. Dieselben Häuser haben längst geregelt, welche Unterlagen per Mail an Externe gehen dürfen und welche nicht; die KI-Frage ist eine Fortschreibung dieser Regel, keine neue Kategorie.

Ein Wort zur Kennzeichnung, weil die Frage regelmäßig aufkommt: Muss man kenntlich machen, dass ein Text mit KI-Unterstützung entstanden ist? Für die Dokumentation selbst spricht wenig dafür — sie ist ein Herstellerdokument, und die Verantwortung liegt unabhängig vom Entstehungsweg beim Hersteller; eine Kennzeichnung würde eher Verwirrung stiften als Klarheit schaffen. Intern sieht es anders aus: Ein Vermerk am Entwurf, dass er KI-gestützt entstanden ist, hilft dem Fachprüfer bei der Einordnung und schärft die Aufmerksamkeit für die typischen Fehlerarten. Diese interne Markierung verschwindet mit der Freigabe.

Die Verantwortungsgrenze

Kommen wir zum Kern, der alles andere überlagert. Die Betriebsanleitung ist Teil des Produkts, und der Hersteller haftet für sie – unabhängig davon, wer oder was den einzelnen Satz formuliert hat. Ein Instruktionsfehler bleibt ein Instruktionsfehler, auch wenn er aus einem Sprachmodell stammt. Die Aussage „das hat die KI geschrieben" ist im Ernstfall keine Entlastung, sondern verschärft die Lage: Sie belegt, dass niemand geprüft hat.

Daraus ergibt sich eine klare Arbeitsteilung. Was die KI beiträgt, ist Geschwindigkeit beim Entwerfen, gleichmäßige Struktur und Sprache sowie Unermüdlichkeit bei Fleißarbeit. Alles davon ist wertvoll, und nichts davon ist Verantwortung. Was beim Menschen bleibt, sind drei Fragen: Ist es fachlich richtig? Ist es vollständig – fehlt eine Warnung, ein Schritt, eine Voraussetzung? Und: Darf es so ausgeliefert werden? Diese drei Fragen kann niemand anders beantworten, und sie sind der Grund, warum die Redaktion durch KI nicht verschwindet, sondern sich verschiebt — weg vom Formulieren, hin zum Beurteilen.

Für die Praxis lohnt es, diese Grenze schriftlich zu fixieren – in einer knappen Hausregel, die festhält, wofür KI im Redaktionsalltag eingesetzt werden darf, wofür nur mit Fachprüfung, und wofür gar nicht. Diese eine Seite ist kein Bürokratieakt, sondern eine spürbare Entlastung für alle Beteiligten: Sie erlaubt den offenen Einsatz dort, wo er unproblematisch ist, und beendet die Grauzone, in der jeder für sich entscheidet und niemand darüber spricht. Denn eines ist sicher: Genutzt werden diese Werkzeuge ohnehin – die Frage ist nur, ob mit Regeln und offen oder heimlich und unkontrolliert.

Abb.: Die Arbeitsteilung – und die drei Fragen, die beim Menschen bleiben.

Zum Umgang mit dem Team gehört eine Beobachtung, die man ernst nehmen sollte: Die Sorge um den eigenen Beruf ist real und wird selten offen ausgesprochen. Wer sie ignoriert, bekommt stille Ablehnung statt offener Diskussion. Die ehrliche Antwort lautet, dass sich die Arbeit verschiebt statt zu verschwinden — weg vom Formulieren, hin zum Bereitstellen von Material, zum fachlichen Prüfen und zum Beurteilen. Das ist anspruchsvollere Arbeit, nicht weniger, und sie setzt genau das voraus, was erfahrene Redakteure können. Diese Einordnung gehört ausgesprochen, bevor jemand das Werkzeug in die Runde gibt.

Für die Einführung im Team hat sich ein Vorgehen bewährt, das dem Ampel-Gedanken folgt: mit den grünen Feldern beginnen und dort einige Wochen bleiben. Das erzeugt Vertrautheit ohne Risiko, zeigt die typischen Stärken und Schwächen und liefert die ersten Auftragsvorlagen. Erst danach folgen die gelben Felder mit ihrem Prüfschritt — und die roten bleiben, wo sie sind. Wer umgekehrt startet und gleich die komplette Wartungsanleitung erzeugen lässt, erlebt den unvermeidlichen Fehlschlag und schließt daraus, das Werkzeug tauge nichts. Beides sind falsche Schlüsse aus einem vermeidbaren Einstieg.

Zum Schluss dieses Kapitels ein Blick nach vorn, weil die Frage bei jedem Vortrag kommt: Ändert sich diese Einordnung, wenn die Modelle besser werden? Teilweise. Die Sprachqualität wird weiter steigen, und manches, was heute gelb ist, wird sich zuverlässiger anfühlen. Was sich nicht ändert, ist die Ursache der roten Zone: Sie hängt nicht an der Leistungsfähigkeit des Werkzeugs, sondern daran, wer haftet. Solange die Anleitung Teil des Produkts ist und der Hersteller für sie einsteht, bleibt die Prüfung eine menschliche Aufgabe — auch bei einem Werkzeug, das in neun von zehn Fällen richtig liegt. Gerade dann, könnte man sagen, denn der zehnte Fall wird umso schwerer zu erkennen.

Wo der Nutzen wirklich liegt

Zum Schluss eine Einordnung, die Erwartungen sortiert. Der größte Gewinn liegt nicht dort, wo ihn die Diskussion vermutet. Betriebsanleitungen automatisch zu erzeugen ist der am wenigsten realistische Einsatz – dafür fehlt das Fachwissen, und der Prüfaufwand frisst die Ersparnis auf. Der tatsächliche Nutzen liegt in den unspektakulären Bereichen: bei der Fleißarbeit, die niemand gern macht, und beim Anfangen, das vielen schwerfällt.

Konkret heißt das: Konsistenzprüfungen über hunderte Seiten, für die sonst niemand Zeit hat. Kandidatenlisten für Wiederverwendung. Rohfassungen, die eine leere Seite in einen bearbeitbaren Entwurf verwandeln. Zusammenfassungen von Zulieferunterlagen. Fragenkataloge fürs Review. Und Umformulierungen, wenn ein Absatz einfach nicht rund werden will. Nichts davon klingt nach Revolution, und zusammen ergibt es eine deutliche Entlastung im Alltag — die zudem sofort verfügbar ist.

Der zweite Nutzen ist strategischer und wird oft übersehen: Diese Werkzeuge machen sichtbar, wie gut die eigene Grundlage ist. Wer ein Informationsmodell, eine gepflegte Terminologie und saubere Beispieltopics hat, kann sie als Auftrag mitgeben und bekommt brauchbare Ergebnisse. Wer nichts davon hat, muss bei jedem Auftrag neu erklären, wie es aussehen soll – und merkt dabei, dass das Problem nicht beim Werkzeug liegt. Insofern ist der KI-Einsatz eine überraschend ehrliche Prüfung der eigenen Redaktionsreife.

Fazit

KI in der Technischen Redaktion ist weder Wundermittel noch Tabu, sondern ein Werkzeug mit klaren Zuständigkeiten. Die Ampel sortiert: Grün für Sprachaufgaben mit vorhandenem Material, gelb für fachliche Inhalte mit Prüfpflicht, rot für Warnhinweise, Sicherheitsangaben, Zahlenwerte und alles, was Verantwortung verlangt. Der Ablauf ist immer derselbe – der Mensch liefert Material und Auftrag, die KI einen Entwurf, die Redaktion prüft, der normale Freigabeweg schließt ab. Und die Qualität hängt am Auftrag, der aus sechs Bausteinen besteht und einmal geschrieben wird.

Der beste erste Schritt ist bewusst unspektakulär: eine Konsistenzprüfung über ein vorhandenes Kapitel, mit der Terminologie als Vorgabe. Sie zeigt in zehn Minuten, was diese Werkzeuge können, ohne irgendein Risiko einzugehen – und liefert nebenbei eine Fundliste, die man ohnehin gebraucht hätte. Wenn du bei der Hausregel, der Auftragsbibliothek oder der Einordnung in den Redaktionsprozess Unterstützung willst: Genau dabei unterstütze ich dich gern; die Details findest du auf der Beratungsseite zur Technischen Dokumentation.

Häufige Fragen zu KI in der Technischen Redaktion

Kann KI eine Betriebsanleitung schreiben?

Sie kann eine Rohfassung liefern, wenn das Material stimmt – aber keine fertige Anleitung. Der Grund ist grundsätzlich: Ein Sprachmodell hat kein Wissen über deine Maschine. Alles Fachliche stammt entweder aus dem mitgelieferten Material oder ist plausibel geraten, und geraten sieht genauso aus wie gewusst. Für Konzept-Abschnitte und Handlungsanleitungen aus vorhandenen Angaben ist der Einsatz sinnvoll; für Warnhinweise, sicherheitsrelevante Schrittfolgen und Zahlenwerte nicht. Die fachliche Prüfung bleibt in jedem Fall beim Menschen.

Wo ist der Einsatz unproblematisch?

Überall dort, wo die Aufgabe sprachlich ist und mit vorhandenem Material arbeitet: Zusammenfassen, Umstellen, Kürzen, Formulierungsvarianten, Stilglättung. Dazu Konsistenzprüfungen – wo weicht die Benennung ab, wo ist die Ansprache uneinheitlich –, Titel- und Metadatenvorschläge, Kandidatenlisten für Wiederverwendung und Fragenkataloge fürs Review. In diesen Feldern kann man ohne Zögern arbeiten, weil die KI nichts erfindet, sondern vorhandenes Material umformt.

Wer haftet, wenn ein KI-Entwurf einen Fehler enthält?

Der Hersteller – die Anleitung ist Teil des Produkts, und ein Instruktionsfehler bleibt einer, unabhängig davon, wer den Satz formuliert hat. „Das hat die KI geschrieben" ist keine Entlastung, sondern belegt im Zweifel, dass die Prüfung fehlte. Praktisch heißt das: KI-Entwürfe durchlaufen denselben Freigabeweg wie alles andere, ohne Sonderregel und ohne Abkürzung. Und bei Zahlenwerten gilt eine vollständige Abgleichpflicht gegen die Quelle, keine Stichprobe.

Wie sieht ein guter Auftrag aus?

Er enthält sechs Bausteine: Rolle und Zielgruppe, das Material als Text, die gewünschte Struktur, die Regeln aus dem Styleguide samt Terminologie, ein Beispiel aus dem eigenen Bestand – und eine Unsicherheitsregel. Letztere ist der wirksamste Einzelsatz: „Wenn eine Angabe im Material fehlt, schreibe KLÄREN statt einen Wert zu ergänzen." Ebenso wichtig sind Verbote: „Ergänze keine Werte, Zeiten oder Werkzeuge, die im Material nicht stehen." Solche Aufträge schreibt man einmal und verwendet sie wieder.

Sollten wir den Einsatz im Haus regeln?

Ja, und zwar knapp statt umfangreich. Eine Seite genügt: Wofür darf KI eingesetzt werden, wofür nur mit Fachprüfung, wofür gar nicht – plus die Frage, welche Inhalte in welche Werkzeuge gegeben werden dürfen, weil das eine Datenschutz- und Geheimhaltungsentscheidung ist. Diese Regel ist keine Bürokratie, sondern eine Entlastung: Sie erlaubt den offenen Einsatz dort, wo er unproblematisch ist, und beendet die Grauzone. Denn genutzt werden diese Werkzeuge ohnehin – die Frage ist nur, ob mit Regeln oder heimlich.