Microsoft-Teams-Beratung für Governance und Einführung
Bestandsaufnahme, Regelwerk und Begleitung für gewachsene TenantsMicrosoft-Teams-Beratung: Ordnung, Governance und Einführung
Du hast Teams eingeführt, und es läuft. Irgendwie. Niemand weiß genau, wie viele Teams es gibt, wer die Gäste eingeladen hat und warum die Projektunterlagen im Chat liegen. Oder du stehst vor der Einführung und willst genau das vermeiden. In beiden Fällen kann ich helfen.
Ich berate seit vielen Jahren rund um SharePoint und Microsoft 365, und Teams ist für mich vor allem eins: eine Oberfläche für SharePoint, Gruppen und Postfächer. Wer das als Grundlage nimmt, bekommt Struktur, Berechtigungen und Lebenszyklus in den Griff. Die fachlichen Grundlagen findest du auf der Seite Microsoft Teams richtig nutzen.
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Typische Anlässe für eine Teams-Beratung |
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Drei Bausteine
Mein Angebot besteht aus drei Bausteinen, die einzeln funktionieren und sich gut kombinieren lassen. Du musst nicht alles buchen, und du musst nicht vorne anfangen.
Abbildung 1: Bestandsaufnahme, Governance-Konzept und Begleitung
Baustein 1: Teams-Bestandsaufnahme
Ich erfasse, was in deinem Tenant tatsächlich los ist: alle Teams mit Besitzern, Mitgliederzahlen, Gästen und Aktivität, die Kanaltypen, die Einstellungen für Erstellung, Gäste und Apps sowie die Richtlinien für Ablauf, Benennung und Aufbewahrung. Daraus entsteht ein Befundbericht mit Bewertung nach kritisch, mittel und niedrig und einem Aktionsplan, den dein Team selbst umsetzen kann.
Baustein 2: Governance-Konzept
Gemeinsam legen wir fest, nach welchen Regeln Teams künftig leben: welche Raumtypen es gibt, wer anlegen darf, wie Teams heißen, wie Gäste hineinkommen und wieder hinaus, wo welche Dateien hingehören und wie ein Team endet. Das Ergebnis ist ein Regelwerk, das kurz genug ist, um gelesen zu werden, und konkret genug, um es technisch umzusetzen.
Baustein 3: Begleitung von Einführung oder Aufräumen
Auf Wunsch begleite ich die Umsetzung: Einstellungen im Tenant, Pilotgruppe, Schulung der Teambesitzer, Bereinigung der Altlasten und die Abstimmung mit Datenschutz und Betriebsrat. Ich arbeite dabei auf deiner Seite, nicht als verlängerter Arm eines Lizenzhändlers.
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Baustein |
Was du bekommst |
Wann es sich lohnt |
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Bestandsaufnahme |
Inventar, Befundbericht mit Prioritäten, Aktionsplan |
gewachsener Tenant, vor Copilot, vor einer Umstrukturierung |
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Governance-Konzept |
Regelwerk zu Struktur, Erstellung, Benennung, Gästen, Ablage und Lebenszyklus |
vor der Einführung oder nach der Bestandsaufnahme |
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Begleitung |
Umsetzung, Pilot, Schulung, Bereinigung, Abnahme |
wenn intern Zeit oder Erfahrung fehlt |
So läuft eine Bestandsaufnahme ab
Die Bestandsaufnahme ist der häufigste Einstieg, weil sie aus Bauchgefühl Zahlen macht. Sie läuft überwiegend remote und greift ausschließlich lesend auf deinen Tenant zu.
Abbildung 2: Ablauf der Teams-Bestandsaufnahme
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Faktenkasten: Was im Bericht steht |
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Aus der Praxis Ein typisches Bild bei gewachsenen Tenants im Mittelstand: mehrere hundert Teams, ein großer Teil davon seit Monaten ohne Aktivität, ein spürbarer Anteil ohne Besitzer und Gäste, deren Projekt längst beendet ist. Das ist kein Versagen der IT, sondern die normale Folge von „Teams einfach mal freigeben“. Aufräumen ist dann ein Projekt von wenigen Wochen, nicht von Jahren. |
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Passt gut, passt weniger
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Passt gut |
Passt weniger |
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Mittelstand, öffentliche Einrichtungen und Unternehmensgruppen mit Microsoft 365 |
reine Endanwender-Schulung im großen Stil ohne Konzeptfragen |
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Tenants mit gewachsenem Bestand, die geordnet werden sollen |
Teams-Telefonie (dafür gibt es die eigene Teams-Telefonie-Beratung) |
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Einführungen, die mit Regeln starten sollen |
Dynamics 365 und Fachanwendungen in Teams |
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Themen an der Schnittstelle zu SharePoint, Purview und Entra ID |
Lizenzverkauf, ich verkaufe keine Lizenzen |
Für Telefonie mit Teams Phone gibt es die eigene Teams-Telefonie-Beratung.
Werkzeuge, die im Projekt helfen
Wo es zum Projekt passt, setze ich eigene Werkzeuge ein. Pflicht ist keines davon, die Beratung funktioniert auch ohne.
So startest du
Schreib mir über die Kontaktseite, worum es geht: Bestandsaufnahme, Konzept, Einführung oder Aufräumen. Wir klären in einem kurzen Gespräch, ob ich der Richtige bin, danach bekommst du eine Einschätzung zu Vorgehen und Aufwand. Wenn du dich vorher einlesen willst, sind Teams-Wildwuchs aufräumen: Bestandsaufnahme eines gewachsenen Tenants und Teams-Einführung im Mittelstand: ein Fahrplan gute Startpunkte.
Für Teambesitzer und Administration gibt es passende Firmenschulungen, siehe Microsoft-Teams-Schulung.
Häufige Fragen
Brauchst du Administratorrechte für die Bestandsaufnahme?
Ich brauche lesenden Zugriff auf die relevanten Einstellungen und Berichte. Wie der Zugang genau aussieht, stimmen wir vorab mit deiner IT ab. Während der Erfassung wird im Tenant nichts verändert.
Arbeitest du vor Ort oder remote?
Erfassung und Auswertung laufen remote. Workshops zum Governance-Konzept und Termine mit Geschäftsführung, Datenschutz oder Betriebsrat mache ich gern vor Ort, mein Standort ist Dortmund.
Wie lange dauert eine Bestandsaufnahme?
Das hängt von der Größe des Tenants und der Zahl der Teams ab. Nach dem Erstgespräch bekommst du eine konkrete Einschätzung, keine Pauschale ins Blaue.
Können wir die Maßnahmen selbst umsetzen?
Ja, dafür ist der Aktionsplan gedacht. Jede Maßnahme hat konkrete Schritte, ein Erfolgskriterium und einen Rückfallweg. Wenn du lieber Unterstützung willst, begleite ich die Umsetzung.
Hilft eine Bestandsaufnahme vor der Einführung von Copilot?
Sehr. Copilot findet alles, worauf ein Benutzer Zugriff hat, auch in vergessenen Teams und offenen Kanälen. Aufräumen vorher ist billiger als ein Datenschutzvorfall hinterher. Mehr dazu im Bereich Microsoft 365 Copilot.
Berätst du auch Systemhäuser?
Ja. Systemhäuser holen mich für einzelne Kundenprojekte dazu oder lassen ihre Technik schulen.
Dieses Consulting-Dokument steht als PDF zum Download bereit: https://www.boddenberg.de/ArtikelPdf/microsoft-teams-2.pdf — © Ulrich B. Boddenberg · boddenberg.de
