Teams-Telefonie in Kanzleien und Steuerberatungen

In den meisten Unternehmen ist die Ablösung der TK-Anlage ein Infrastrukturprojekt mit überschaubarem Drama. In einer Kanzlei ist sie das auch — bis zu dem Moment, in dem jemand fragt, wer eigentlich alles mitbekommt, dass Mandant Müller um 8:47 Uhr angerufen hat. Ab da wird es interessant, denn diese Frage beantwortet kein Datenblatt, sondern das Berufsrecht. Und das kennt keinen Kulanzmodus.

Die gute Nachricht vorweg: Teams-Telefonie passt hervorragend in Kanzleien und Steuerberatungen. Kleine Teams, viel Sekretariatsarbeit, ständige Vertretungsfälle, Homeoffice als Dauerzustand — das ist ziemlich genau das Profil, für das die Delegierungs- und Warteschleifenfunktionen gebaut wurden. Die schlechte Nachricht: Wer das Projekt wie eine gewöhnliche Anlagenablösung fährt, produziert entweder eine Kanzlei, die telefonisch nicht mehr erreichbar ist, oder eine, die berufsrechtlich angreifbar wird. Manchmal beides gleichzeitig, das ist dann der Tag, an dem der Berufsträger persönlich in der IT-Abteilung steht.

Dieser Beitrag ist bewusst kurz gehalten. Er behandelt die vier Punkte, die in Kanzleiprojekten regelmäßig entscheiden, ob das Ganze funktioniert: Verschwiegenheit, Erreichbarkeit, Vertretung und Homeoffice. Alles Grundsätzliche zu Anbindungswegen, Lizenzen und Migrationsphasen steht auf der Pillar-Seite.

Die Gesamtübersicht der Serie: Teams-Telefonie — der Leitfaden. Wenn du für deine Kanzlei eine belastbare Entscheidungsgrundlage brauchst, ohne dafür ein halbes Jahr Vorprojekt zu finanzieren: Beratung zur Teams-Telefonie — dort gibt es unter anderem ein Grobkonzept zum Festpreis.

FAKTEN · Warum dieses Thema anders funktioniert als in einem Industriebetrieb Eine Kanzlei ist kein Unternehmen mit erhöhten Datenschutzanforderungen. Sie ist ein Betrieb, in dem die Preisgabe eines einzelnen Geheimnisses eine Straftat nach § 203 StGB sein kann — und zwar auch dann, wenn niemand einen Schaden erleidet. Hinzu kommt: Nach § 203 Abs. 4 StGB macht sich derjenige strafbar, der es unterlässt, dafür Sorge zu tragen, dass eine sonstige mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Der Satz ist der Grund, warum du in Kanzleiprojekten Vertragsanlagen brauchst, bevor du den ersten Tenant anfasst.

 

Verschwiegenheit ist kein IT-Thema — bis die IT sie bricht

Die Kanzlei denkt bei Verschwiegenheit an Akten, an das verschlossene Besprechungszimmer und an den Schredder. Die IT denkt an Verschlüsselung und Zugriffsrechte. Beide übersehen die Telefonie, weil sie schon immer da war und noch nie jemanden gestört hat. Genau deshalb ist sie in der Umstellung der Punkt, an dem es knirscht.

Wer in der Kette wo steht

Berufsrechtlich gibt es drei Kategorien. Der Berufsträger selbst unterliegt der Verschwiegenheitspflicht unmittelbar. Die eigenen Beschäftigten sind berufsmäßig tätige Gehilfen — ihnen darf offenbart werden, dafür braucht es keinen gesonderten Dienstleistungsvertrag. Und dann kommen die sonstigen mitwirkenden Personen: alle externen Dienstleister, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangen können. Genau dort sitzt deine gesamte Telefonie-Lieferkette.

Skizze 1: Die Verschwiegenheitskette — vom Mandanten bis zum SIP-Trunk. Alles im violetten Rahmen braucht eine Verpflichtung in Textform.

§ 62a StBerG für Steuerberater und § 43e BRAO für Rechtsanwälte formulieren die Anforderungen fast wortgleich: Zugang nur, soweit für die Dienstleistung erforderlich; Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen; Regelung der Weitergabe an weitere Personen; sorgfältige Auswahl und Beendigung der Zusammenarbeit, wenn die vereinbarten Standards nicht eingehalten werden. Bei Dienstleistern im Ausland kommt hinzu, dass der dortige Geheimnisschutz mit dem inländischen vergleichbar sein muss. Und bei mandatsbezogenen Dienstleistungen braucht es die Einwilligung des Mandanten.

Der letzte Punkt ist der, an dem Vertriebspräsentationen gern schweigen. Für den allgemeinen Kanzleibetrieb — also die Telefonanlage, mit der alle Mandate gleichermaßen bedient werden — ist die Einwilligung typischerweise nicht erforderlich. Sobald aber eine Funktion mandatsspezifisch wird, etwa eine Aufzeichnung einzelner Beratungsgespräche, verschiebt sich die Bewertung. Das ist keine Frage, die du im Rollout-Plan entscheidest.

Beteiligter	Berufsrechtliche Einordnung	Was vertraglich nötig ist
Eigene Beschäftigte	Berufsmäßig tätige Gehilfen	Arbeitsvertragliche Verschwiegenheit, Belehrung, Nachweis
Systemhaus, externe IT-Betreuung	Sonstige mitwirkende Person	Verpflichtung in Textform, Belehrung, Auswahl- und Überwachungsnachweis, AV-Vertrag
SBC-Betreiber (Direct Routing)	Sonstige mitwirkende Person, sofern extern betrieben	Wie oben; zusätzlich Klärung, wer Signalisierungs- und Medienströme einsehen kann
SIP-Trunk-Anbieter	Telekommunikationsanbieter mit eigenem Fernmeldegeheimnis	AV-Vertrag prüfen, Verbindungsdaten-Aufbewahrung klären, Standort der Verarbeitung
Microsoft als Plattformbetreiber	Auftragsverarbeiter, faktisch mitwirkend	Standard-DPA, Datenresidenz-Zusagen prüfen, Unterauftragnehmerliste dokumentieren
Anbieter von Zusatzwerkzeugen	Sonstige mitwirkende Person	Einzeln prüfen — hier entstehen die meisten ungeprüften Datenabflüsse

Tabelle 1: Die Beteiligten in einem Teams-Telefonie-Projekt und was du für sie vertraglich brauchst. Die konkrete Ausgestaltung gehört in die Hand des Berufsträgers.

Wo Sprache tatsächlich hinfließt

Sprachinhalte sind das eine. Das größere Volumen sind Metadaten: Wer hat wen wann wie lange angerufen. In einer Kanzlei ist schon diese Information heikel, denn die Verbindungsdatensätze der letzten drei Monate verraten, welche Mandanten gerade besonders viel Aufmerksamkeit brauchen. Das ist in einer Insolvenzberatung oder einem Strafverfahren eine Aussage, die niemand außerhalb der Kanzlei ableiten können soll.

Microsoft hat die EU-Datengrenze im Februar 2025 abgeschlossen; Kundendaten und pseudonymisierte personenbezogene Daten der Kerndienste werden in der EU und EFTA gespeichert und verarbeitet. Wichtig ist die Einschränkung, die in derselben Dokumentation steht: Für bestimmte Vorgänge gibt es weiterhin fortlaufende Datenübertragungen, ausdrücklich genannt werden unter anderem PSTN-Anrufe und Voicemail. Das ist kein Ausschlussgrund, aber es ist eine Aussage, die in dein Verarbeitungsverzeichnis gehört und nicht in eine Fußnote.

WARNUNG · Die drei stillen Datenabflüsse in Kanzlei-Telefonieprojekten Erstens: Voicemail-Transkription. Sie ist bequem und produziert aus jedem Mandantenanruf einen durchsuchbaren Text im Postfach. Zweitens: Zusatzwerkzeuge für Anrufstatistiken, die jemand einmal aus Neugier installiert hat und die seither Anrufdaten aus dem Tenant ziehen. Drittens: private Mobiltelefone im Homeoffice, auf denen Mandantennummern in der Anrufliste landen und in irgendeiner Backup-Cloud aufschlagen. Alle drei sind technisch trivial abstellbar. Alle drei fallen in keinem Standard-Rollout auf.

 

Die Voicemail-Transkription ist zentral steuerbar. Microsoft liefert vorkonfigurierte Richtlinien mit, darunter eine, in der die Transkription abgeschaltet ist; ebenso lässt sich per PowerShell steuern, ob Voicemail-Daten zur Verbesserung des Dienstes freigegeben werden. Das sind zwei Einstellungen, die in einer Kanzlei bewusst getroffen und dokumentiert werden sollten — nicht, weil sie zwingend abgeschaltet gehören, sondern weil eine bewusste Entscheidung dokumentierbar ist und eine Standardeinstellung nicht.

# Voicemail-Transkription organisationsweit abschalten

Grant-CsOnlineVoicemailPolicy -PolicyName TranscriptionDisabled -Global

 

# Oder eine eigene Richtlinie mit gezielten Einstellungen

Set-CsOnlineVoicemailPolicy -Identity Kanzlei -EnableTranscription $false

Zum Thema Aufzeichnung nur so viel: Das nicht öffentlich gesprochene Wort ist nach § 201 StGB strafrechtlich geschützt. Eine heimliche Aufzeichnung ist strafbar, und Weiterreden nach einer Ansage ist keine belastbare Einwilligung. Teams unterscheidet zwischen der normalen Aufzeichnung durch Anwender und der Complianceaufzeichnung über zertifizierte Drittanbieter, die Gespräche ohne Zutun der Beteiligten mitschneidet. Für Kanzleien ist die zweite Variante fast immer die falsche Antwort auf eine Frage, die niemand gestellt hat. Wenn sie doch gebraucht wird, gehört die Bewertung zum Berufsrecht und zur Mitbestimmung, nicht ins IT-Konzept.

Mandantenerreichbarkeit: Die Zentrale ist die Kanzlei

Es gibt einen Satz, den ich in Kanzleiprojekten immer wieder höre: „Bei uns geht immer jemand ran.“ Das stimmt meistens sogar — und es ist der eigentliche Wettbewerbsvorteil gegenüber der großen Beratungsgesellschaft, bei der man erst durch drei Menüebenen muss. Wenn du diesen Vorteil in der Umstellung verlierst, hast du das Projekt verloren, unabhängig davon, wie sauber der SBC konfiguriert ist.

Zentrale, Warteschleife, Ansage — in dieser Reihenfolge

Der Aufbau ist unspektakulär und genau deshalb belastbar: Die Hauptnummer der Kanzlei landet auf einer automatischen Telefonzentrale, die nur zwei Dinge kann — Öffnungszeiten und Feiertage unterscheiden. Innerhalb der Zeiten geht es sofort in eine Anrufwarteschleife mit dem Sekretariat, außerhalb der Zeiten kommt eine Ansage mit einer konkreten Zusage. Kein Menübaum. Wer bei einer Kanzlei anruft, hat ein Anliegen und keine Lust, sich für „Lohnbuchhaltung“ die Drei zu merken.

Skizze 2: Der Anrufweg vom Mandanten bis zum Rückruf, mit den Stolpersteinen, die typischerweise erst im Echtbetrieb auffallen.

Die Warteschleife braucht zwei Einstellungen, die gern vergessen werden: einen Überlauf für den Fall, dass zu viele Anrufe warten, und eine Zeitüberschreitung für den Fall, dass niemand rangeht. Ohne beides klingelt es im Zweifel endlos, und der Mandant legt auf — was in keiner Statistik als Problem auftaucht, weil ein aufgelegter Anruf kein verpasster Anruf ist. Das ist die hinterhältigste Metrik im ganzen Projekt.

TIPP · Der 30-Sekunden-Standard, den kaum jemand kennt Wenn weder Anwender noch Administration die Anrufbeantwortungsregeln ändern, gehen unbeantwortete Anrufe nach 30 Sekunden an die Voicemail. Im Admin Center und in PowerShell wird dabei als Ziel „none“ und eine Verzögerung von 20 Sekunden angezeigt — die Anzeige und das tatsächliche Verhalten weichen also voneinander ab. Wer in einer Kanzlei eine verbindliche Erreichbarkeitszusage geben will, setzt die Werte explizit, statt sich auf den Standard zu verlassen.

 

Vier Mechanismen, die nicht dasselbe tun

Teams kennt mehrere Wege, einen Anruf mehr als einer Person zugänglich zu machen. Sie sehen im Client ähnlich aus und lösen völlig unterschiedliche Probleme. Wenn du sie durcheinanderbringst — oder schlimmer: übereinanderlegst —, bekommst du eine Kanzlei, in der es überall klingelt und nirgends jemand rangeht.

Skizze 3: Erst die Frage beantworten, dann konfigurieren. Ein primärer Mechanismus pro Person, alles andere ist Vertretungsschaltung.

Mechanismus	Passt für	Grenzen und Besonderheiten	Steuerung
Anrufdelegierung	Sekretariat für einen oder mehrere Berufsträger	Über 25 Beziehungen pro Person rät Microsoft ab; nur im reinen Teams-Modus; Delegator und Delegat brauchen je eine Teams-Phone-Lizenz	Anrufrichtlinie AllowDelegation; Client, Admin Center oder PowerShell
Anrufgruppe	Kleines Team, das sich Anrufe gegenseitig abnimmt	Bis 25 Mitglieder je Gruppe; jeder besitzt nur eine eigene Gruppe; ab dem sechsten Mitglied automatisch gleichzeitiges Klingeln	Anrufrichtlinie AllowCallGroups; Benachrichtigung als Klingeln, Banner oder stumm
Anrufwarteschleife	Die Hauptnummer der Kanzlei, Lohnbuchhaltung, Fristenstelle	Braucht Ressourcenkonto und eigene Rufnummer; Überlauf und Zeitüberschreitung zwingend setzen; auswertbar über Verlaufsberichte	Teams Admin Center, Bereich Sprache
Weiterleitung	Der Einzelfall: heute krank, drei Wochen Urlaub	Sofort oder nach X Sekunden; Ziel kann Person, Anrufgruppe oder Voicemail sein; Administration kann im Notfall korrigieren	Client oder Set-CsUserCallingSettings

Tabelle 2: Die vier Mechanismen im Vergleich. Grenzwerte nach Microsoft-Learn-Dokumentation, Stand vor dem Rollout jeweils prüfen.

Ein Punkt aus der Praxis, der in keinem Handbuch fett gedruckt ist: Wenn ein Delegat einen ausgehenden Anruf im Namen eines Berufsträgers führt, gelten die Wählberechtigungen der Anrufrichtlinie des Delegaten — nicht die des Delegators. Wer also dem Sekretariat eine restriktivere Richtlinie zugewiesen hat, um Auslandsgespräche zu begrenzen, wundert sich später, warum der Rückruf nach Zürich im Namen des Partners scheitert. Microsoft empfiehlt nicht ohne Grund, Delegat und Delegator dieselbe Anrufrichtlinie zu geben.

WICHTIG · Wenn du Delegierung oder Anrufgruppen abschaltest, räum auch auf Deaktivierst du die Delegierung oder Anrufgruppen per Richtlinie für einen Anwender, bleiben die bereits bestehenden Beziehungen im Hintergrund erhalten. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass die Beziehungen im Admin Center bereinigt werden müssen, sonst entsteht falsche Anrufweiterleitung. In einer Kanzlei heißt das im Zweifel: Ein Anruf klingelt beim ehemaligen Sekretariat einer Kollegin, die längst in einer anderen Abteilung sitzt. Das erklärt man dem Mandanten nur ungern.

 

Vertretung ist der Regelfall, nicht die Ausnahme

In einem Industrieunternehmen ist Vertretung ein Randthema. In einer Kanzlei ist sie das Betriebssystem: Fristen laufen weiter, wenn jemand krank ist, Mandanten rufen an, wenn der zuständige Berufsträger im Termin sitzt, und im Sommer ist die halbe Belegschaft abwechselnd weg. Wer die Vertretungslogik erst nach dem Rollout entwirft, entwirft sie unter Zeitdruck und mit schlechten Kompromissen.

Ein Sekretariat für mehrere Berufsträger

Der klassische Fall: Zwei bis vier Berufsträger teilen sich ein Sekretariat. Technisch ist das eine saubere Delegierungsbeziehung je Berufsträger auf dieselbe Person. Das Sekretariat sieht dann alle geteilten Leitungen, kann Anrufe annehmen, halten und fortsetzen sowie im Namen des jeweiligen Berufsträgers hinaustelefonieren. Die Delegatansicht der Anrufaktivität funktioniert auf Desktop, Web und Teams-Telefon; auf der mobilen App fehlt sie. Das ist relevant, wenn das Sekretariat teilweise mobil arbeitet.

Der Fehler, den ich am häufigsten sehe: Man baut das Sekretariat als Anrufgruppe statt als Delegierung, weil es schneller geht. Dann klingelt es zwar, aber niemand sieht, für wen der Anruf eigentlich gedacht war, niemand kann im Namen des Berufsträgers zurückrufen, und die Zuordnung im Gespräch beginnt mit „Für wen war das jetzt?“. Das ist keine Kanzlei-Zentrale, das ist ein Callcenter ohne Bildschirm.

Urlaub, Krankheit, Termin — drei Fälle, drei Schaltungen

Szenario	Empfohlene Schaltung	Wer schaltet	Rücknahme
Berufsträger im Mandantentermin	Delegierung bleibt aktiv, Status auf „Beschäftigt“, unbeantwortet an das Sekretariat	Niemand — läuft dauerhaft so	Entfällt
Kurzfristig krank	Sofortige Weiterleitung an die Vertretung oder an die Warteschleife	Sekretariat mit Delegatrecht „Einstellungen verwalten“	Am ersten Arbeitstag, per Checkliste
Geplanter Urlaub	Weiterleitung an eine benannte Vertretung, Ansage angepasst	Vor Urlaubsantritt, mit Vier-Augen-Kontrolle	Rückkehrtag im Kalender der Kanzleiorganisation
Längerer Ausfall	Anrufe zusätzlich in der Warteschleife der Kanzlei aufnehmen	Administration, dokumentiert	Erst nach Freigabe durch die Kanzleileitung
Person verlässt die Kanzlei	Delegierungs- und Gruppenbeziehungen aktiv entfernen, Nummer umlenken	Administration, Teil des Offboarding	Nicht anwendbar — Nummer bleibt umgelenkt

Tabelle 3: Vertretungsszenarien und die dazugehörige Schaltung. Wichtig ist die letzte Spalte: Zurückschalten ist kein Selbstläufer.

Die vier Cmdlets, mit denen sich das Ganze skripten lässt, kommen aus dem Teams-PowerShell-Modul ab Version 4.0. Für eine Kanzlei mit dreißig Personen lohnt sich ein kleines Skript, das die Vertretungsschaltung beim Urlaubsantritt setzt und am Rückkehrtag wieder entfernt — das ist eine halbe Stunde Arbeit und erspart dir jährlich ein Dutzend Rückfragen.

# Aktuelle Delegierungs- und Weiterleitungssituation prüfen

Get-CsUserCallingSettings -Identity partner@kanzlei.example

 

# Sekretariat als Delegat mit allen Rechten hinterlegen

New-CsUserCallingDelegate -Identity partner@kanzlei.example `

-Delegate sekretariat@kanzlei.example `

-MakeCalls $true -ReceiveCalls $true -ManageSettings $true

 

# Urlaubsschaltung: alles sofort an die Vertretung

Set-CsUserCallingSettings -Identity partner@kanzlei.example `

-IsForwardingEnabled $true -ForwardingType Immediate `

-ForwardingTargetType SingleTarget `

-ForwardingTarget vertretung@kanzlei.example

TIPP · Die Rückschalt-Liste Führe eine simple Liste — Tabelle, Ticketsystem, meinetwegen ein Zettel an der Pinnwand — in der jede aktive Sonderschaltung mit Rückschaltdatum steht. In jedem zweiten Projekt finden wir bei der Bestandsaufnahme Weiterleitungen, die seit Monaten laufen und von denen niemand mehr weiß. In einer Kanzlei bedeutet das im schlimmsten Fall: Mandantenanrufe landen bei jemandem, der das Mandat gar nicht mehr betreut.

 

Homeoffice ohne Kollateralschaden

Die Kanzlei im Homeoffice ist längst Normalität, und Teams-Telefonie macht sie technisch trivial: Notebook auf, Headset dran, fertig. Genau diese Trivialität ist das Problem, denn sie verführt dazu, vier Dinge nicht zu regeln, die man in der Kanzlei nie hätte durchgehen lassen.

Skizze 4: Vier Punkte, die im Homeoffice über die Qualität der Umstellung entscheiden — und die sich alle in wenigen Stunden abarbeiten lassen.

Rufnummer, Notruf, Standort

Erstens die ausgehende Rufnummernanzeige. Wer aus dem Homeoffice über Teams telefoniert, zeigt die Kanzleinummer — das ist der ganze Punkt der Übung. Wer stattdessen weiter das private Mobiltelefon nutzt, verschenkt nicht nur die Investition, sondern gibt eine private Nummer an Mandanten heraus, die sich nicht mehr zurückholen lässt. Sonntags um elf ruft dann jemand wegen einer Betriebsprüfung an, und die Grenze zwischen Beruf und Privatleben ist Geschichte.

Zweitens der Notruf. § 164 TKG verpflichtet Anbieter, unentgeltliche Notrufverbindungen zu ermöglichen und die zur Standortermittlung erforderlichen Daten an die zuständige Notrufabfragestelle zu übermitteln. Bei einem beweglichen Endgerät wandert der Standort mit — Teams kann über die Netzwerktopologie und den Standortinformationsdienst den aktuellen Ort ermitteln und dem Notruf beifügen. Für Direct Routing gilt: Das ist zusätzlich zu konfigurieren, gegebenenfalls mit einem Notrufweiterleitungsdienst oder einer ELIN-Anwendung am SBC. Das ist kein Detail für später.

WARNUNG · Notruf aus dem Homeoffice ist der Punkt, an dem Projekte wirklich weh tun Wenn jemand aus dem heimischen Arbeitszimmer die 112 wählt und der Notruf mit der Adresse der Kanzlei in einer anderen Stadt bei der falschen Leitstelle landet, ist das kein Konfigurationsfehler mehr. Plane den Notrufweg vor dem Rollout, nicht danach. Und beachte: In Deutschland gibt es keine Testnummer. Ein echter Testanruf muss vorab mit der örtlichen Leitstelle oder Polizeidienststelle abgestimmt werden, sonst ist es ein Fehlalarm mit Ansage.

 

Wer mithört und was gespeichert wird

Der unterschätzte Rest ist banal und wichtig zugleich. Ein Mandantengespräch über den Notebook-Lautsprecher im Wohnzimmer ist eine Offenbarung an alle Anwesenden — berufsrechtlich betrachtet ist das kein Kavaliersdelikt, sondern derselbe Vorgang wie ein offen liegender Aktendeckel im Café. Ein ordentliches Headset kostet weniger als eine Stunde anwaltlicher Beratung und löst das Thema. Dazu eine kurze, schriftliche Hausregel für Telefonate im Homeoffice: geschlossene Tür, kein Freisprechen, Bildschirm nicht zum Fenster.

Risiko	Was konkret schiefgeht	Gegenmaßnahme
Private Rufnummer sichtbar	Mandant speichert die private Mobilnummer und ruft dort dauerhaft an	Ausgehend ausschließlich über Teams, Kanzleinummer als Anzeige, private Nummer aktiv aus dem Umlauf nehmen
Notruf am falschen Ort	112 aus dem Homeoffice erreicht die Leitstelle am Kanzleisitz	Netzwerkstandorte pflegen, Standortabfrage im Client, bei Direct Routing Notrufweiterleitung planen
Mithören im Haushalt	Familienangehörige hören Mandantennamen und Sachverhalte	Headset-Pflicht, geschlossene Tür, schriftliche Hausregel
Transkription im Postfach	Jede Voicemail wird zu durchsuchbarem Text mit Mandanteninhalten	Voicemail-Richtlinie bewusst setzen, Entscheidung dokumentieren
Ungeprüfte Zusatzwerkzeuge	Anrufstatistik-Apps ziehen Verbindungsdaten aus dem Tenant	App-Freigabe im Tenant restriktiv, jede Erweiterung als mitwirkende Person prüfen
Verwaiste Weiterleitungen	Anrufe klingeln bei Personen ohne Mandatsbezug	Regelmäßige Prüfung per Get-CsUserCallingSettings, Rückschalt-Liste führen

Tabelle 4: Die Homeoffice-Risiken, die in Kanzleiprojekten regelmäßig auftauchen — und was jeweils dagegen hilft.

Wenig IT-Personal, schnelle Entscheidung: so kommst du voran

Kanzleien haben selten eine eigene IT-Abteilung. Meistens gibt es eine Person, die „das mit den Computern macht“, ein externes Systemhaus und einen Partner, der die Entscheidung trifft. Diese Konstellation entscheidet schnell — das ist eine Stärke, solange die Entscheidung auf einer belastbaren Grundlage steht und nicht auf dem Angebot, das gerade zufällig auf dem Tisch liegt.

Skizze 5: Sechs Wochen von der Bestandsaufnahme bis zur abgeschalteten Altanlage — der realistische Rahmen für eine Kanzlei mittlerer Größe.

Der Anbindungsweg ist eine Entscheidung von zwei Stunden

Es gibt vier Wege, Teams an das öffentliche Telefonnetz zu bringen. Für Kanzleien reduziert sich die Auswahl in der Praxis meistens auf zwei — und die Entscheidung dauert bei sauberer Bestandsaufnahme keine zwei Stunden. Kompliziert wird sie nur, wenn niemand vorher aufgeschrieben hat, welche Rufnummern es gibt, welche Faxnummern noch aktiv genutzt werden und welche Verträge wann kündbar sind.

Weg	Passt für Kanzleien, wenn …	Worauf du achten musst
Microsoft Calling Plan	Alles soll aus einer Hand kommen und die Anforderungen sind einfach	Rufnummernportierung und verfügbare Vorwahlbereiche vorab prüfen; wenig Spielraum bei Sonderfällen
Operator Connect	Ein deutscher Anbieter gewünscht ist, aber kein eigener SBC betrieben werden soll	Anbieterauswahl im Admin Center prüfen; Leistungsumfang je Anbieter unterschiedlich
Direct Routing	Analoge Sonderfälle, Fax, Alarmierung oder freie Anbieterwahl im Spiel sind	Braucht einen SBC und jemanden, der ihn betreibt; dafür maximale Flexibilität
Teams Phone Mobile	Die Belegschaft überwiegend mobil arbeitet und eine Nummer für alles will	Anbieterverfügbarkeit in Deutschland prüfen; Zusammenspiel mit der Kanzleizentrale durchdenken

Tabelle 5: Die Anbindungswege aus Kanzleisicht. Keine Preisangaben — die hängen von Anbieter, Laufzeit und Nummernvolumen ab und gehören ins konkrete Angebot.

Ich betreibe die Direct-Routing-Variante selbst: eigener anynode-SBC, SIP-Trunks von easybell, im täglichen Einsatz und nicht als Laborinstallation. Das heißt nicht, dass Direct Routing für jede Kanzlei der richtige Weg ist — es heißt, dass ich dir sagen kann, was der Betrieb tatsächlich kostet, statt es aus einem Datenblatt abzuleiten. Für eine Kanzlei mit zwanzig Arbeitsplätzen und ohne besondere Sonderfälle ist ein Weg ohne eigenen SBC oft die vernünftigere Antwort.

FAKTEN · Was ein Grobkonzept zum Festpreis liefert Für Organisationen ohne eigene IT-Abteilung ist die größte Hürde nicht die Technik, sondern die Entscheidungsgrundlage. Ein Grobkonzept beantwortet in wenigen Seiten: welcher Anbindungsweg passt, wie der Rufnummernplan und die Portierung aussehen, wie Notruf und Sonderfälle gelöst werden, welche Vertragsanlagen für die Verschwiegenheit nötig sind und in welcher Reihenfolge umgestellt wird. Zum Festpreis, damit die Entscheidung über das Projekt nicht am Beratungsbudget hängt.

 

Details zum Vorgehen und zum Festpreispaket: Beratung zur Teams-Telefonie. Die technischen Grundlagen zu allen vier Anbindungswegen, zur Lizenzierung und zur Migration in Phasen stehen auf der Pillar-Seite zur Teams-Telefonie.

Häufige Fragen aus Kanzleien und Steuerberatungen

Dürfen wir als Kanzlei überhaupt Cloud-Telefonie nutzen?

Ja — unter Bedingungen. § 62a StBerG und § 43e BRAO erlauben ausdrücklich, Dienstleistern Zugang zu geschützten Informationen zu gewähren, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. Erforderlich sind eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, eine sorgfältige Auswahl, die Überwachung und die Beendigung der Zusammenarbeit bei Verstößen. Bei Dienstleistern im Ausland muss der dortige Geheimnisschutz mit dem inländischen vergleichbar sein. Die Bewertung im Einzelfall gehört zum Berufsrecht — die IT liefert dafür die Faktenlage, nicht das Ergebnis.

Kann ein Sekretariat mehrere Berufsträger gleichzeitig betreuen?

Ja, das ist der Standardfall. Du legst je Berufsträger eine Delegierungsbeziehung auf dieselbe Person an. Microsoft rät davon ab, mehr als 25 Delegierungsbeziehungen pro Anwender zu konfigurieren, weil die Bedienbarkeit darunter leidet — in einer Kanzlei ist das praktisch nie ein Thema. Wichtig: Beide Seiten brauchen eine Teams-Phone-Lizenz, und ein Delegat ohne eigene Rufnummer muss für Enterprise-VoIP freigeschaltet sein.

Wie verhindern wir, dass Mandanten die private Handynummer sehen?

Indem ausgehende Gespräche konsequent über Teams laufen und die private Nummer aktiv aus dem Umlauf genommen wird. Technisch ist das gelöst, sobald die Kanzleinummer als ausgehende Anzeige konfiguriert ist. Organisatorisch ist es erst gelöst, wenn niemand mehr aus Bequemlichkeit auf das private Gerät ausweicht — und dafür brauchst du ein brauchbares Headset und eine funktionierende mobile App, nicht eine Dienstanweisung.

Was passiert mit unserer Faxnummer?

Fax ist in Kanzleien immer noch ein Thema, auch wenn es niemand gern zugibt. Die Nummer kann in aller Regel portiert werden, das Faxgerät selbst passt nicht ohne Weiteres in eine reine Cloud-Telefonie. Die üblichen Wege sind ein Fax-to-Mail-Dienst, ein Analog-Adapter hinter einem SBC oder das Beibehalten einer einzelnen Amtsleitung ausschließlich für Fax. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob eingehende Faxe noch regelmäßig kommen oder ob die Nummer nur noch aus Gewohnheit existiert. Das gehört in die Bestandsaufnahme, nicht in die Rollout-Woche.

Müssen wir Mandantengespräche aufzeichnen?

Nein, und in den allermeisten Kanzleien wäre es die falsche Entscheidung. Das nicht öffentlich gesprochene Wort ist nach § 201 StGB geschützt; heimliche Aufzeichnung ist strafbar, und eine Ansage, nach der man einfach weiterspricht, ist keine belastbare Einwilligung. Wenn eine Aufzeichnungspflicht aus einer Aufsichtsvorschrift folgt, ist Complianceaufzeichnung über zertifizierte Drittanbieter der technische Weg — die rechtliche Bewertung, die Einwilligungen und die Mitbestimmung sind aber vorher zu klären, nicht danach.

Wie lange dauert die Umstellung realistisch?

Für eine Kanzlei mit 15 bis 60 Arbeitsplätzen und ohne exotische Sonderfälle sind sechs Wochen ein realistischer Rahmen — vorausgesetzt, die Bestandsaufnahme steht am Anfang und nicht in der Mitte. Der Faktor, der den Plan am häufigsten streckt, ist nicht die Technik, sondern die Rufnummernportierung: Fristen und Bearbeitungszeiten des abgebenden Anbieters bestimmen den Termin, nicht dein Projektplan. Deshalb wird das zuerst geklärt.

Was ist mit den Verbindungsdaten — wo liegen die?

Microsoft hat die EU-Datengrenze im Februar 2025 abgeschlossen; Kundendaten und pseudonymisierte personenbezogene Daten der Kerndienste bleiben in der EU und EFTA. Gleichzeitig dokumentiert Microsoft fortlaufende Datenübertragungen für bestimmte Vorgänge, ausdrücklich genannt sind unter anderem PSTN-Anrufe und Voicemail. Für eine Kanzlei heißt das: Diese Aussage gehört ins Verarbeitungsverzeichnis und in die Dokumentation gegenüber der Kammer — nachlesbar und mit Datum, statt als Vermutung.

Wir haben keine IT-Abteilung. Können wir das überhaupt selbst betreiben?

Den laufenden Betrieb ja, mit überschaubarem Aufwand: Anwender anlegen, Nummern zuweisen, Vertretungen schalten. Was du extern brauchst, ist die Konzeptphase und der Rollout — also genau die Punkte, an denen Fehler teuer werden. Ein Grobkonzept zum Festpreis und eine begleitete Pilotphase reichen in der Regel aus; danach kommt eine Kanzlei mit vierzig Personen im Alltag gut allein zurecht.

Fazit

Teams-Telefonie in der Kanzlei ist kein Sonderfall mit Sternchen, sondern ein Projekt mit vier Themen, die man nicht überspringen darf. Die Verschwiegenheitskette muss stehen, bevor der erste Dienstleister Zugriff bekommt — nicht, weil ein Auditor danach fragen könnte, sondern weil § 203 Abs. 4 StGB das Unterlassen der Verpflichtung selbst unter Strafe stellt. Die Erreichbarkeit über die Hauptnummer entscheidet, ob Mandanten den Unterschied überhaupt merken. Die Vertretungslogik gehört vor den Rollout, nicht danach. Und das Homeoffice braucht vier Festlegungen, die zusammen keinen halben Tag kosten.

Was du dafür nicht brauchst: ein Jahr Vorprojekt, eine eigene IT-Abteilung oder die vollständige Klärung aller Sonderfälle vor dem ersten Schritt. Was du brauchst, ist eine saubere Bestandsaufnahme, eine begründete Entscheidung über den Anbindungsweg und jemanden, der die berufsrechtlichen Fallstricke kennt, bevor sie zuschnappen. Der Rest ist Handwerk — und zwar ziemlich gut dokumentiertes.

Wenn du den Einstieg planbar halten willst: Das Grobkonzept zum Festpreis liefert dir die Entscheidungsgrundlage in wenigen Seiten. Die vollständige Serie mit allen technischen Grundlagen findest du auf der Pillar-Seite zur Teams-Telefonie.

WICHTIG · Die drei Dinge, die du diese Woche erledigen kannst Erstens: Liste aller Rufnummern, Faxnummern und laufenden Sonderschaltungen — eine Stunde, meistens erschreckend erhellend. Zweitens: Prüfen, welche Verschwiegenheitsverpflichtungen für die bestehenden IT-Dienstleister vorliegen und in welcher Form. Drittens: Kündigungsfristen der TK-Verträge nachschlagen. Damit hast du die drei Angaben, ohne die kein seriöses Konzept möglich ist.

 

Quellen und weiterführende Dokumentation

§ 203 StGB — Verletzung von Privatgeheimnissen: https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html

§ 201 StGB — Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes: https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__201.html

§ 62a StBerG — Inanspruchnahme von Dienstleistungen: https://www.gesetze-im-internet.de/stberg/__62a.html

§ 43e BRAO — Inanspruchnahme von Dienstleistungen: https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43e.html

§ 164 TKG — Notrufverbindungen: https://www.gesetze-im-internet.de/tkg_2021/__164.html

Microsoft Learn — Anrufweiterleitungs- und Delegierungseinstellungen konfigurieren: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/user-call-settings

Microsoft Learn — Anruffreigabe und Gruppenanrufannahme: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/call-sharing-and-group-call-pickup

Microsoft Learn — Planung: Übersicht über Sprachanwendungen: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/plan-auto-attendant-call-queue

Microsoft Learn — Verwalten von Voicemailrichtlinien: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/manage-voicemail-policies

Microsoft Learn — Complianceaufzeichnung von Drittanbietern: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-recording-compliance

Microsoft Learn — Konfigurieren dynamischer Notrufe: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/configure-dynamic-emergency-calling

Microsoft Learn — Notruf-Routing-Richtlinien für Direct Routing: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/manage-emergency-call-routing-policies

Microsoft Trust Center — Übersicht zur EU-Datengrenze: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy/european-data-boundary-eudb

Microsoft Learn — Fortlaufende Datenübertragungen der EU-Datengrenze: https://learn.microsoft.com/de-de/privacy/eudb/eu-data-boundary-transfers-for-all-services

Bundessteuerberaterkammer — Hinweise für den Umgang mit personenbezogenen Daten durch Steuerberater: https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/Hinweise-fuer-den-Umgang-mit-personenbezogenen-Daten-durch-Steuerberater-und-Steuerberatungsgesellschaften.pdf

boddenberg.de — Teams-Telefonie: der Leitfaden: https://www.boddenberg.de/teams-telefonie/

boddenberg.de — Beratung zur Teams-Telefonie: https://www.boddenberg.de/teams-telefonie-beratung/