Microsoft 365 Schulungen für kirchliche Träger

Sieben Workshopformate in der Kirchenedition: ein Tag, Ihre Fälle, Ihr Rechtsrahmen, Ihre Teilnehmer. Für Kirchenleitung und Vorstand, für IT, für Datenschutzbeauftragte, für die Mitarbeitervertretung und für die Fachbereiche, die mit dem Ergebnis leben müssen.

Offene Seminare passen selten zu kirchlichen Trägern. Drei Leute eine Woche nach Frankfurt zu schicken, um dann festzustellen, dass der Trainer weder DSG-EKD noch KDG kennt und die Mitarbeitervertretung für einen Betriebsrat hält, ist Geld, das in der Pflege besser aufgehoben wäre. Deshalb sind alle Formate hier Individualworkshops: Sie bekommen keinen Foliensatz von der Stange, sondern einen Tag, der an Ihrer Trägerstruktur, Ihrem Tenant und Ihren Sorgenkindern entlang gebaut ist. Den fachlichen Unterbau finden Sie im Kompetenzbereich Microsoft 365 in Kirche, Diakonie und Caritas.

Skizze 1: So läuft ein Individualworkshop in der Kirchenedition

Wer sitzt bei welchem Format im Raum?

Die Formate unterscheiden sich weniger im Thema als im Teilnehmerkreis. Skizze 2 zeigt, welche Rollen in welchem Workshop gebraucht werden. Faustregel: Alles, was Regeln für die Belegschaft setzt, braucht die Mitarbeitervertretung am Tisch. Alles, was Daten berührt, braucht die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten. Und die Notfallübung braucht alle.

Skizze 2: Sieben Formate und ihre Teilnehmerkreise

Format 1: Entscheider-Kompaktworkshop Microsoft 365 in der Kirche

Ein halber bis ganzer Tag für Kirchenleitung, Vorstand, Geschäftsführung, Verwaltungsleitung, gerne mit IT-Leitung und Mitarbeitervertretung. Keine Technik, sondern Entscheidungen: Was kann Microsoft 365 für unseren Träger leisten, was nicht, welche Fragen müssen wir vorher klären, was kostet es realistisch, wo liegen die Risiken gegenüber Aufsicht und Belegschaft.

Format 2: Kirchendatenschutz-Tag Microsoft 365

Für Datenschutzbeauftragte, IT und Verwaltungsleitung, ausdrücklich für beide Konfessionen. Ein Tag, an dem DSG-EKD oder KDG nicht als Gesetzestext, sondern als Konfigurationsanforderung gelesen werden: Was verlangt die Aufsicht, wo im Tenant wird das eingestellt, welche Nachweise entstehen dabei automatisch und welche müssen Sie selbst schreiben.

Hintergrund: DSG-EKD verständlich, KDG verständlich, Kirchliche Datenschutzaufsicht in der Praxis, Auftragsverarbeitung nach DSG-EKD und KDG und Datenpannen bei kirchlichen Trägern.

Format 3: Copilot-Tag für kirchliche Träger

Für alle, die Copilot einführen wollen oder sollen: Leitung, IT, Datenschutz, Mitarbeitervertretung und die Fachbereiche, die ihn nutzen werden. Vormittags die ehrliche Einordnung, was Copilot in Verwaltung, Gemeindebrief, Anträgen und Protokollen leistet. Nachmittags das Oversharing-Problem am eigenen Tenant, die Voraussetzungen (Labels, Freigaben, Restricted Search) und die Mitbestimmungsfrage. Ergebnis: eine Rollout-Entscheidung mit Bedingungen statt eines Pilotprojekts, das nie endet.

Format 4: Seelsorge- und Klientendaten in Microsoft 365

Der Workshop für Träger mit Beratungsstellen, Jugendhilfe, Suchthilfe, Pflege und Seelsorge, also für fast alle. Teilnehmer: IT, Datenschutz und die Fachbereiche selbst, denn die wissen am besten, wo die Excel-Listen liegen. Gemeinsam wird sortiert, welche Daten in Fachverfahren gehören, welche mit Schutzmaßnahmen in Microsoft 365 dürfen und welche gar nicht. Daraus entsteht ein Label-Konzept mit vier bis fünf Stufen und eine Regel für Kalender, Postfächer und OneNote, die auch das Pfarrbüro versteht.

Format 5: Teams-Telefonie-Workshop für kirchliche Träger

Für IT, Verwaltungsleitung und die Fachbereiche mit Telefon im Alltag: Pfarrbüro, Beratungsstelle, Pflegedienstleitung, Kita-Leitung. Ein Tag, an dem die Anbindungsvarianten verständlich werden, die Sonderfälle auf den Tisch kommen (Fax, Aufzugsnotruf, Schwesternruf, Seelsorgetelefon) und die Erreichbarkeitsregeln für Pfarrbüro und Bereitschaft in Teams-Funktionen übersetzt werden. Wer danach das Grobkonzept Teams-Telefonie beauftragt, spart dort einen halben Tag Bestandsaufnahme.

Hintergrund: Teams-Telefonie für kirchliche Träger und Teams-Telefonie im Pfarrbüro und in der Beratungsstelle.

Format 6: Governance, Entra ID und Security, zwei Tage

Das technische Format für IT-Teams und Systemhäuser, die kirchliche Träger betreuen. Zwei Tage am eigenen Tenant oder an einer Testumgebung: Rollenmodell ohne Global-Admin-Inflation, Break-Glass, Conditional Access für vier sehr unterschiedliche Nutzergruppen, Gäste- und Ehrenamts-Lebenszyklus, Defender-Grundlagen, Protokollierung unter MAV-Vorbehalt und die Frage, wie ein Tenant aussieht, der einer Prüfung durch die Aufsicht standhält.

Hintergrund: Entra ID für kirchliche Träger, Conditional Access und MFA, Ein Tenant oder viele? und Ehrenamtliche in Microsoft 365. Wer tiefer in die Authentifizierung will, findet im Kompetenzbereich Kerberos den Rest.

Format 7: Notfall- und Red-Team-Übung für kirchliche Träger

Das Format, das alle braucht: Leitung, IT, Datenschutz, Mitarbeitervertretung, Kommunikation und die Leitungen der Einrichtungen. Ein Tag, an dem am Tisch durchgespielt wird, was passiert, wenn morgen früh die Verwaltung des Trägers verschlüsselt ist: Wer entscheidet, wer darf den Stecker ziehen, wie arbeiten Pflegeheim und Kita ohne IT weiter, wer meldet was an die kirchliche Aufsicht, wer spricht mit Angehörigen und Presse, wer mit der Landeskirche oder dem Bistum. Optional mit einem technischen Teil, in dem gezeigt wird, wie ein Angriff über ein Pfarrbüro-Postfach typischerweise beginnt.

Für Bildungswerke und Fortbildungsträger

Evangelische und katholische Akademien, Bildungswerke und Fortbildungseinrichtungen der Landeskirchen, Bistümer und Wohlfahrtsverbände können alle Formate als Inhouse-Seminar für ihre Zielgruppen buchen oder als Lizenz für eigene Referenten übernehmen. Die Unterlagen entstehen aus den Fachartikeln des Kompetenzbereichs und werden mit jeder Rechts- oder Produktänderung aktualisiert.

Häufige Fragen

Können wir mehrere Formate kombinieren?

Ja, und das ist oft sinnvoll: Entscheider-Kompaktworkshop zuerst, dann Kirchendatenschutz-Tag und Governance-Format, zum Schluss die Notfallübung mit allen. Bei drei oder mehr Tagen im selben Träger gibt es einen Paketpreis.

Wie viele Teilnehmer sind sinnvoll?

Sechs bis zwölf. Darunter fehlen die Perspektiven, darüber wird aus dem Workshop ein Vortrag. Für größere Gruppen, etwa alle Pfarrbüros eines Kirchenkreises, gibt es ein Vortragsformat mit anschließenden Kleingruppen.

Wir haben evangelische und katholische Einrichtungen unter einem Dach. Welches Recht wird behandelt?

Beides. Alle Formate sind auf beide Rechtsordnungen ausgelegt; bei gemischten Trägern ist der Vergleich sogar der lehrreichste Teil.

Muss die Mitarbeitervertretung wirklich dabei sein?

Bei allem, was Regeln für die Belegschaft setzt: ja. Nicht aus Höflichkeit, sondern weil MVG-EKD und MAVO ihr echte Mitbestimmungsrechte geben und ein Workshop, dessen Ergebnis sie später ablehnt, verlorene Zeit ist. Hintergrund: Mitarbeitervertretung und Microsoft 365.

Gibt es Unterlagen zum Nachlesen?

Ja: die Nachlese als Word-Dokument, die verwendeten Skizzen und Tabellen, und die Fachartikel des Kompetenzbereichs, die frei zugänglich sind und laufend aktualisiert werden.