Doku-Kosten kalkulieren: Was eine Betriebsanleitung wirklich kostet

Die Frage kommt regelmäßig, und meistens erwartet der Fragende eine Zahl: Was kostet eigentlich eine Betriebsanleitung? Die ehrliche Antwort lautet, dass jede Zahl ohne Kontext irreführt – zwischen einer achtseitigen Kurzanleitung für ein Serienprodukt und der Dokumentation einer Sondermaschine mit zwölf Varianten in acht Sprachen liegen Größenordnungen.

Was dagegen belastbar geht, ist ein Rechenmodell: Man kann die Kostenblöcke benennen, ihre Treiber sortieren und zeigen, welche Faktoren multiplikativ wirken. Damit lässt sich für das eigene Haus rechnen – und das ist ohnehin nützlicher als ein Branchenmittelwert, weil die Streuung zwischen Häusern größer ist als zwischen Branchen.

Dieser Artikel liefert das Modell: sieben Kostentreiber mit ihrer relativen Wirkung, fünf Aufwandsblöcke mit der entscheidenden Unterscheidung zwischen einmalig und wiederkehrend, den Übersetzungs-Business-Case als stärksten Hebel – und die Unterscheidung zwischen echter Ersparnis und Scheinersparnis, die im Zweifel mehr wert ist als jede noch so genaue Kalkulation.

★ Fakten kompakt Die stärksten Kostentreiber sind Sprachenzahl und Variantenzahl – und sie wirken multiplikativ Übersetzungsbüros rechnen nach Wortzahl je Sprache; ein Translation Memory senkt die Kosten für Wiederholungen Fünf Aufwandsblöcke: Erheben, Schreiben, Prüfen, Übersetzen, Ausgeben Erheben und Prüfen binden fremde Zeit aus Konstruktion und Service – sie fehlen meist im Budget Über die Produktlebensdauer summiert sich die Pflege oft höher als die Erstellung Die Werkzeugwahl ist der am meisten diskutierte und am schwächsten wirkende Kostenfaktor

 

Warum absolute Zahlen nicht helfen

Beginnen wir mit dem, was dieser Artikel nicht liefert: Seitenpreise. Der Grund ist nicht Zurückhaltung, sondern Nützlichkeit. Eine Seite Betriebsanleitung kann bedeuten: ein Absatz Sicherheitshinweis, den jemand aus dem Vorgängerdokument übernimmt – oder eine Wartungsprozedur, für die drei Termine mit der Konstruktion nötig waren, zwei Abbildungen erstellt wurden und die anschließend in acht Sprachen geht. Derselbe Umfang in Seiten, ein Vielfaches an Aufwand dahinter.

Dazu kommt, dass die Kostenstruktur je nach Haus grundverschieden ist. Wo die Redaktion intern sitzt, entstehen Personalkosten, die oft gar nicht als Doku-Kosten erfasst werden. Wo extern vergeben wird, entstehen Rechnungen, aber zusätzlich interner Aufwand für Zuarbeit und Abstimmung, der ebenfalls nicht auftaucht. Ein Vergleich zwischen beiden Modellen anhand der sichtbaren Zahlen führt deshalb zuverlässig in die Irre.

Was stattdessen trägt, ist ein Modell, das man mit den eigenen Größen füttert. Wie viele Stunden brauchen wir für ein Kapitel? Wie viele Wörter hat eine typische Anleitung? Wie viele Sprachen, wie viele Varianten, wie oft ändert sich etwas? Diese Zahlen liegen im Haus vor oder lassen sich in einer Stunde schätzen – und sie ergeben eine Rechnung, die tatsächlich für Entscheidungen taugt, weil sie die eigene Wirklichkeit abbildet statt einen Branchendurchschnitt.

Die sieben Kostentreiber

Der stärkste Treiber ist die Zahl der Sprachen, und zwar mit Abstand. Jede zusätzliche Sprache bedeutet die volle Übersetzungsmenge, dazu Prüfaufwand, Layoutkontrolle und – bei beschrifteten Abbildungen – eine eigene Bildproduktion. Der zweitstärkste ist die Variantenzahl: Jede Variante, die als eigenständiges Dokument gepflegt wird, verhält sich kostenmäßig wie ein weiteres Dokument. Und beide wirken nicht nebeneinander, sondern miteinander: Acht Sprachen mal zwölf Varianten ergeben sechsundneunzig zu pflegende Dokumente.

Auf Rang drei folgt die Änderungsfrequenz. Eine Anleitung, die zweimal im Jahr überarbeitet wird, durchläuft zweimal jährlich Prüfung, Übersetzung und Ausgabe – bei allen Varianten und Sprachen. Rang vier belegen Abbildungen: Sie sind in der Erstellung teuer, in der Pflege noch teurer, und wenn sie Text enthalten, vervielfältigen sie sich mit der Sprachenzahl. Der Umfang in Seiten folgt erst auf Rang fünf, obwohl er der Faktor ist, nach dem am häufigsten gefragt wird.

Rang sechs ist die Zahl der Ausgabeformate – PDF, Online-Hilfe, gedrucktes Handbuch –, die überschaubar bleibt, sofern die Erzeugung automatisiert ist. Und auf dem letzten Rang steht die Werkzeugwahl. Das ist bemerkenswert, weil über sie am meisten diskutiert wird: Ob man in Word, FrameMaker oder einem Redaktionssystem arbeitet, verändert die Gesamtkosten weit weniger als die Frage, ob dieselbe Information dreimal oder einmal im Bestand steht.

Eine Anmerkung zur Wechselwirkung dieser Treiber, weil sie über Prioritäten entscheidet: Die Faktoren verstärken einander nicht nur, sie greifen auch ineinander. Eine hohe Variantenzahl erzeugt automatisch mehr Änderungsanlässe, weil jede Produktänderung mehrere Dokumente berührt. Beschriftete Abbildungen werden bei vielen Sprachen zum eigenen Kostenblock. Und ein großer Umfang ist vor allem deshalb teuer, weil er sich mit Sprachen und Varianten multipliziert — nicht, weil das Schreiben so lange dauert.

Abb.: Sieben Treiber nach Wirkung sortiert – die beiden stärksten multiplizieren sich.

Das Rechenmodell: fünf Blöcke

Für eine belastbare Rechnung zerlegt man den Aufwand in fünf Blöcke. Block A ist das Erheben: Informationen aus Konstruktion, Fertigung und Service zusammentragen. Dieser Block wird durchgängig unterschätzt, weil er nicht nach Doku-Arbeit aussieht – tatsächlich verbringt eine Redaktion damit oft mehr Zeit als mit dem Schreiben, insbesondere im Sondermaschinenbau, wo jede Anlage eigene Rückfragen erzeugt.

Block B ist das Schreiben im engeren Sinn: texten, strukturieren, Abbildungen erstellen oder beschaffen. Das ist der sichtbare Teil, und deshalb der, den Kalkulationen meist abdecken. Block C ist das Prüfen: Fachreview, Korrekturen einarbeiten, Freigabe. Auch dieser Block bindet erhebliche Zeit – und zwar überwiegend fremde: Konstrukteure und Servicetechniker, deren Stunden in keinem Doku-Budget stehen und die trotzdem in erheblichem Umfang anfallen.

Block D ist die Übersetzung, und er ist der einzige, der linear mit der Sprachenzahl skaliert. Block E schließlich ist das Ausgeben: erzeugen, prüfen, verteilen, archivieren – ein Block, der sich gut automatisieren lässt und dann fast verschwindet. Die entscheidende Erkenntnis liegt in der Zuordnung: A, B und C fallen einmal je Dokument an, D fällt je Sprache an, und alles fällt je Variante erneut an, soweit die Varianten nicht auf gemeinsame Bausteine zurückgreifen.

Wie sich die Blöcke prozentual verteilen, unterscheidet sich je nach Haus erheblich — und genau deshalb lohnt die eigene Messung. Als grobe Orientierung aus der Praxis: In einsprachigen Häusern dominieren A bis C, also die redaktionelle Arbeit im engeren Sinn. Ab etwa vier bis fünf Sprachen kippt das Verhältnis, und Block D wird zum größten Einzelposten. Wer diese Schwelle überschreitet, sollte seine Verbesserungsanstrengungen entsprechend umlenken — von der Schreibgeschwindigkeit hin zur Übersetzungsvorbereitung.

Abb.: Fünf Blöcke – und die Frage, welcher davon einmal, je Sprache oder je Variante anfällt.

Block	Wer bringt den Aufwand auf	Gern vergessen?
A · Erheben	Redaktion plus Konstruktion und Service	Ja – der größte unsichtbare Posten
B · Schreiben	Redaktion, teils Grafik extern	Nein – der Teil, den alle sehen
C · Prüfen	Fachbereiche, Redaktion für Einarbeitung	Ja – fremde Zeit ohne Budgetzeile
D · Übersetzen	Dienstleister plus interne Abstimmung	Teilweise – Abstimmung fehlt in der Rechnung
E · Ausgeben	Redaktion, automatisierbar	Nein – aber Aufwand wird überschätzt
Pflege	Alle Blöcke erneut, je Änderung	Ja – der Lebenszyklus fehlt in fast jeder Kalkulation

 

Ein Sonderfall verdient Erwähnung, weil er in der Kalkulation regelmäßig fehlt: die Zulieferdokumentation. Wer Anlagen aus zugekauften Komponenten baut, muss deren Unterlagen in die Gesamtdokumentation integrieren — sichten, ordnen, gegebenenfalls übersetzen lassen, wenn sie nicht in der benötigten Sprache vorliegen. Dieser Aufwand fällt je Projekt an, ist schwer planbar und taucht in keiner Standardkalkulation auf. Wer ihn erfassen will, misst ihn bei der nächsten Anlage mit — die Zahl überrascht meistens.

Erstauflage oder Lebenszyklus?

Damit zum zweiten blinden Fleck der üblichen Kalkulationen. Eine Betriebsanleitung wird nicht einmal erstellt, sondern über Jahre gepflegt. Jede Produktänderung, jede neue Variante, jede Korrektur nach einem Serviceeinsatz durchläuft die Blöcke B bis E erneut – je Variante, je Sprache. Über die Lebensdauer eines Produkts summiert sich diese Pflege oft höher als die ursprüngliche Erstellung.

Diese Verschiebung erklärt, warum Entscheidungen, die bei der Erstellung sparsam wirken, teuer werden können. Wer eine Variante durch Kopieren erzeugt, spart einmal – und zahlt bei jeder späteren Korrektur, die in beiden Dokumenten eingearbeitet werden muss. Wer Abbildungen mit Beschriftungen anlegt, spart die Legendenarbeit – und zahlt bei jeder Sprache und jeder Bildänderung erneut.

Für die Kalkulation heißt das: Man rechnet nicht ein Dokument, sondern einen Zeitraum. Was kostet uns diese Anleitung über fünf Jahre – mit der erwarteten Zahl an Überarbeitungen, Varianten und Sprachen? Diese Rechnung fällt deutlich unangenehmer aus als die reine Erstauflagen-Rechnung, und sie ist die einzige, die Entscheidungen über Struktur und Wiederverwendung tragen kann.

Für die Bewertung von Verbesserungsvorhaben ergibt sich daraus eine brauchbare Faustregel: Man rechnet nicht die Ersparnis, sondern die Ersparnis mal Multiplikator mal betrachteten Zeitraum. Eine Maßnahme, die je Dokument zwei Stunden spart, wirkt bei fünfzehn Varianten und zwei Überarbeitungen im Jahr über fünf Jahre ganz anders als die nackte Zahl vermuten lässt. Diese Rechnung ist der Grund, warum sich Strukturarbeit in mehrsprachigen Häusern mit vielen Varianten fast immer lohnt — und in einsprachigen Häusern mit einem einzigen Produkt oft eben nicht.

Der Übersetzungs-Business-Case

Weil die Sprachenzahl der stärkste Treiber ist, lohnt hier der genaueste Blick – und hier liegen auch die wirksamsten Maßnahmen. Übersetzungsbüros rechnen nach Wortzahl je Sprache. Daraus folgt unmittelbar: Jedes Wort, das nicht geschrieben wird, kostet nichts – multipliziert mit der Sprachenzahl. Jede Dublette dagegen kostet ihre Wortzahl mal Sprachen mal Releases.

Der erste Hebel ist deshalb die Beseitigung von Dubletten durch Wiederverwendung: Was einmal im Bestand existiert, wird einmal übersetzt statt fünfmal. Der zweite sind textfreie Abbildungen. Jeder Text in einer Grafik muss je Sprache neu erstellt werden – bei zehn Sprachen wird jedes beschriftete Bild zehnmal fällig. Wer Illustrationen textfrei anlegt und Beschriftungen als nummerierte Legende im Fließtext führt, übersetzt nur noch Text statt Bilder.

Der dritte Hebel ist das Translation Memory: Ab der zweiten Fassung wird nur das Delta bezahlt, weil Wiederholungen und ähnliche Segmente aus dem Speicher kommen. Der vierte ist die Terminologie, die die Trefferquote im Speicher spürbar erhöht – ohne verbindliche Benennungen formuliert derselbe Sachverhalt sich in drei Varianten, und keine davon findet ihren Vorgänger. Und der fünfte sind kurze, eindeutige Sätze, die weniger Rückfragen und weniger Korrekturaufwand je Sprache erzeugen.

Abb.: Fünf Maßnahmen mit Multiplikator – deshalb rechnet sich Vorarbeit bei mehreren Sprachen so schnell.

Zur Einordnung maschineller Übersetzung in diese Rechnung: Sie senkt die Kosten je Wort, ändert aber nichts an der Menge — und die Menge ist der eigentliche Treiber. Wer zehntausend überflüssige Wörter maschinell statt menschlich übersetzen lässt, spart einen Anteil der Kosten für zehntausend überflüssige Wörter. Wer diese Wörter durch Wiederverwendung gar nicht erst erzeugt, spart alles. Beides schließt sich nicht aus; die Reihenfolge ist nur wichtig, weil Vorarbeit die Wirkung von MT erst ermöglicht.

Dazu kommt ein Punkt, der bei der Kalkulation gern übersehen wird: Der Post-Editing-Aufwand hängt an der Qualität des Ausgangstexts. Verschachtelte Sätze mit unklaren Bezügen erzeugen bei jeder Zielsprache Korrekturbedarf — bei acht Sprachen achtfach. Eine Investition in die Verständlichkeit der deutschen Quelle zahlt sich deshalb mit demselben Multiplikator aus wie die Mengenreduktion, und sie verbessert nebenbei die Anleitung für den deutschen Leser.

Echte Ersparnis und Scheinersparnis

Die nützlichste Unterscheidung dieses Themas ist nicht die zwischen teuer und billig, sondern die zwischen echter Ersparnis und Scheinersparnis. Echte Ersparnis senkt die Menge oder den Aufwand je Einheit – dauerhaft und mit Multiplikator. Dazu gehören alle fünf Übersetzungshebel, dazu die Automatisierung der Ausgabeerzeugung, die wiederkehrende Handarbeit ersetzt.

Scheinersparnis dagegen verschiebt Aufwand in die Zukunft, meist vergrößert. Das Review verkürzen spart Stunden und erzeugt Korrekturen nach der Auslieferung – die teuerste Form der Nacharbeit, weil sie Bestandskunden betrifft. Ohne Terminologie übersetzen lassen spart die Termbasis-Erstellung und kostet bei jedem Release Trefferquote. Kopieren statt wiederverwenden spart eine Stunde und kostet bei jeder Änderung erneut.

Besonders bemerkenswert ist der vierte Fall: den billigsten Anbieter wählen, ohne auf Speicheraufbau zu achten. Der Wortpreis mag niedriger sein, aber wenn kein Translation Memory entsteht oder es beim Anbieter verbleibt, zahlt man ab dem zweiten Release wieder den vollen Preis – und ist zusätzlich gebunden, weil ein Wechsel den Speicher kostet. Die Prüffrage bei jeder Sparmaßnahme lautet deshalb: Senkt sie die Menge, oder verschiebt sie nur den Aufwand?

Abb.: Vier echte Hebel, vier Scheinersparnisse – und die Prüffrage, die beide unterscheidet.

⚠ Warnung: Die Kosten, die nirgends stehen Die teuersten Posten der Technischen Dokumentation tauchen in keiner Kostenstelle auf. Der Servicetechniker, der eine Stunde die richtige Anleitung sucht — mal die Zahl der Einsätze im Jahr. Der Konstrukteur, der zum vierten Mal dieselbe Rückfrage beantwortet, weil sie nirgends festgehalten wurde. Der Vertrieb, der auf eine Sprachfassung wartet, die niemand eingeplant hatte. Die Eilübersetzung kurz vor Auslieferung. Diese Posten liegen als Zahlen im Haus vor oder lassen sich grob schätzen — und sie sind für Budgetgespräche wertvoller als jede Kalkulation der Erstellungskosten. Denn sie zeigen, was schlechte Dokumentation kostet, und nicht, was gute kostet. Genau diese Umkehrung der Perspektive fehlt in den allermeisten Diskussionen über Doku-Budgets.

 

Ein fünfter Fall von Scheinersparnis gehört ergänzt, weil er besonders verbreitet ist: die Dokumentation ans Ende des Projekts schieben. Das spart im laufenden Projekt Aufmerksamkeit und erzeugt am Ende einen Engpass — die Anleitung entsteht unter Zeitdruck, oft parallel zur Auslieferung, mit entsprechend knappen Reviews. Wer stattdessen früh beginnt, während die Konstruktion noch ansprechbar ist, spart genau den Block, der am teuersten ist: das Erheben von Informationen, deren Urheber gerade mit dem nächsten Projekt beschäftigt sind.

Der Nebeneffekt ist beträchtlich und wird selten benannt: Eine Redaktion, die früh eingebunden ist, stellt Fragen — und diese Fragen decken regelmäßig Unklarheiten im Produkt selbst auf. Bedienabläufe, die sich nicht erklären lassen, sind oft auch nicht durchdacht. Insofern ist die frühe Einbindung nicht nur eine Kostenfrage der Dokumentation, sondern gelegentlich auch eine Qualitätsmaßnahme für das Produkt selbst.

Die andere Seite: was Dokumentation einspart

Kostenbetrachtungen zur Technischen Dokumentation haben eine Schlagseite: Sie rechnen fast immer nur, was sie kostet — nie, was sie einspart. Das ist verständlich, weil die Ersparnis in anderen Abteilungen anfällt und dort selten jemand nachhält, worauf sie zurückgeht. Trotzdem lohnt es, diese Seite einmal aufzuschreiben, weil sie die Diskussion verändert.

Der größte Posten ist der Service. Eine Anleitung, die eine Frage beantwortet, ersetzt einen Anruf — und jeder Anruf bindet Zeit auf beiden Seiten, oft zu einem ungünstigen Zeitpunkt. Wo Servicefälle systematisch erfasst werden, lässt sich das grob beziffern: Welcher Anteil der Anfragen betrifft Informationen, die in der Anleitung stehen oder stehen könnten? Diese Quote liegt in den meisten Häusern höher, als es der Redaktion lieb ist — und sie ist zugleich ihr stärkstes Argument.

Der zweite Posten ist die Inbetriebnahme. Anlagen, die der Kunde selbst in Betrieb nehmen kann, weil die Dokumentation trägt, sparen Reisezeit und Technikertage. Der dritte betrifft Reklamationen: Bedienfehler, die auf unklare Anweisungen zurückgehen, erzeugen Kosten, die niemand der Dokumentation zuordnet — obwohl sie dort entstanden sind. Und der vierte ist die Rechtssicherheit, deren Wert sich erst im Ernstfall zeigt und dann in keinem Verhältnis mehr zu den ersparten Aufwänden steht.

Intern oder extern?

Die Frage nach dem Vergabemodell wird oft als Kostenfrage gestellt und ist eher eine Struktur- und Wissensfrage. Extern vergeben lohnt, wenn der Bedarf schwankt, wenn Spezialwissen fehlt oder wenn eine einmalige Aufgabe ansteht – etwa die Erstellung einer neuen Produktdokumentation neben dem laufenden Geschäft. Intern lohnt, wenn kontinuierlich gepflegt wird und wenn das Produktwissen zwingend zur Sache gehört.

Was bei der Rechnung regelmäßig fehlt, ist der interne Anteil externer Vergabe. Ein Dienstleister braucht Zuarbeit: Material, Rückfragen, Reviews, Abstimmung. Dieser Aufwand fällt in der Konstruktion und in der Redaktion an, und er ist erheblich – bei komplexen Produkten kann er den externen Rechnungsbetrag überschreiten, ohne jemals als Doku-Kosten erfasst und damit sichtbar zu werden. Wer intern gegen extern vergleicht, muss diesen Anteil mitrechnen, sonst vergleicht er Unvergleichbares.

Die verbreitete Zwischenform ist in der Praxis oft die beste: interne Verantwortung, externe Kapazität. Die Redaktion behält Modell, Terminologie, Struktur und Freigabe; ausgelagert werden Übersetzung, Grafikproduktion und Kapazitätsspitzen. Damit bleibt das Wissen im Haus, während die Menge flexibel bleibt – und das Verhältnis lässt sich anpassen, ohne dass die konzeptionelle Grundlage aus dem Haus wandert.

Für die MVO-Vorbereitung ergibt sich aus diesem Modell eine nützliche Einordnung. Die Pflichten ab Januar 2027 — Amtssprache je Zielland, dauerhafte Bereitstellung, Aufbewahrung — erzeugen zusätzlichen Aufwand, aber sie erzeugen ihn an Stellen, die sich mit denselben Maßnahmen entlasten lassen. Wer ohnehin die Sprachenliste mit dem Vertrieb abgleicht, kann bei der Gelegenheit die Übersetzungsvorarbeit angehen. Wer die Auslieferstände sichert, ordnet dabei den Bestand. Der Zusatzaufwand ist also kleiner, als die Summe der Einzelthemen vermuten lässt — sofern man sie zusammen angeht.

Umgekehrt gilt: Wer die Themen nacheinander abarbeitet, zahlt jeden Umbau mehrfach. Ein Bestand, der erst für die Sprachanforderung sortiert, dann für die Aufbewahrung strukturiert und schließlich für die digitale Bereitstellung aufbereitet wird, durchläuft dreimal dieselbe Sichtung. Das ist der wirtschaftliche Kern der Empfehlung, mit einer Standortbestimmung zu beginnen statt mit dem drängendsten Einzelthema.

Wie man für das eigene Haus rechnet

Für eine brauchbare eigene Rechnung genügen sechs Größen, und alle liegen vor oder lassen sich schätzen. Erstens der Umfang: Wie viele Wörter hat eine typische Anleitung? Diese Zahl liefert jedes Textwerkzeug in Sekunden. Zweitens die Zahl der Varianten und drittens die Zahl der Sprachen – beides weiß der Vertrieb. Viertens die Änderungshäufigkeit: Wie oft wird eine Anleitung im Jahr angefasst?

Fünftens der interne Stundenaufwand je Block, und hier lohnt eine einmalige Messung statt einer Schätzung: Bei der nächsten Anleitung wird mitgeschrieben, wie viele Stunden auf Erheben, Schreiben, Prüfen und Ausgeben entfallen – auch die fremden Stunden aus den Fachbereichen. Diese Messung kostet nichts außer ein wenig Disziplin über einen Durchlauf und liefert die belastbarste Zahl der ganzen Rechnung. Und sechstens der Anteil wiederverwendeter Inhalte: Wie viel Prozent einer neuen Variante ist tatsächlich neu?

Aus diesen sechs Größen lässt sich beides berechnen: die Kosten der aktuellen Arbeitsweise und die Wirkung einer Veränderung. Was passiert, wenn der Anteil wiederverwendeter Inhalte sich von dreißig auf siebzig Prozent mehr als verdoppelt? Was, wenn eine Sprache dazukommt? Was, wenn die Abbildungen textfrei werden? Diese Rechnungen liefern keine exakten Prognosen, sondern belastbare Größenordnungen – und Größenordnungen genügen völlig, um Entscheidungen zu begründen.

✓ Praxis-Tipp: Die Stundenmessung an einem Dokument Führe bei der nächsten Anleitung eine schlichte Strichliste: Wie viele Stunden entfallen auf das Zusammentragen von Informationen, auf das Schreiben, auf Reviews und Korrekturen, auf die Ausgabe? Erfasse dabei auch die fremden Stunden — die Zeit der Konstrukteure und Servicetechniker, die Rückfragen beantworten oder prüfen. Diese Zahlen sind die Grundlage jeder weiteren Rechnung. Die Erfahrung aus solchen Messungen ist verlässlich unbequem: Das Schreiben, das alle für den Hauptaufwand halten, macht meist den kleineren Teil aus. Erheben und Prüfen dominieren — und beides sind Blöcke, die sich durch bessere Struktur und klarere Abläufe erheblich senken lassen. Genau deshalb lohnt die Messung: Sie zeigt, wo anzusetzen ist, statt wo man es vermutet hätte.

 

ℹ Ein typischer Fall aus der Praxis Ein typischer Fall sieht so aus: Ein Hersteller mit acht Sprachen und rund fünfzehn Produktvarianten stellt fest, dass die Übersetzungsrechnungen von Jahr zu Jahr steigen, obwohl sich die Produkte kaum ändern. Die Analyse zeigt zwei Ursachen: Die Varianten wurden durch Kopieren erzeugt, sodass dieselben Kapitel in fünfzehn Dokumenten stehen und fünfzehnmal übersetzt werden. Und ein Translation Memory wurde nie systematisch aufgebaut. Die Umstellung erfolgte in Wellen: gemeinsame Kapitel als Bausteine, Aufbau eines Speichers, Terminologie für die zentralen Begriffe. Die zu übersetzende Menge sank deutlich, und der Effekt verstärkte sich mit jedem Release, weil der Speicher wuchs. Bemerkenswert war der Nebeneffekt: Die Zeit für Korrekturen sank stärker als die Übersetzungskosten — weil eine Änderung nun einmal statt fünfzehnmal eingearbeitet wurde.

 

Zum Abschluss eine Bemerkung zur Verhandlung mit Dienstleistern, weil sie aus dem Modell folgt. Wer Angebote vergleicht, sollte nicht nur den Wortpreis betrachten, sondern die Fragen stellen, die über die Gesamtkosten entscheiden: Wem gehört das Translation Memory, und bekommen wir es bei einem Wechsel heraus? Wird eine Termbasis aufgebaut und gepflegt? Welche Post-Editing-Stufe ist enthalten? Wie wird mit Wiederholungen abgerechnet?

Diese vier Fragen verändern den Vergleich mehr als jede Verhandlung über den Grundpreis. Ein Anbieter mit höherem Wortpreis, der einen Speicher aufbaut, der dem Auftraggeber gehört, ist ab dem zweiten Release regelmäßig günstiger als der billigste ohne. Und die Antwort auf die erste Frage ist zugleich eine Frage der Unabhängigkeit: Ein Speicher, der beim Dienstleister verbleibt, ist eine Bindung, die mit jedem weiteren Jahr teurer zu lösen wird.

Fazit

Was eine Betriebsanleitung kostet, lässt sich nicht allgemein beziffern – aber sauber modellieren. Fünf Aufwandsblöcke, von denen zwei überwiegend fremde Zeit binden und deshalb in kaum einem Budget stehen. Sieben Treiber, von denen die beiden stärksten – Sprachen und Varianten – multiplikativ wirken. Und ein Lebenszyklus, in dem sich die Pflege oft höher summiert als die Erstellung.

Der größte Hebel liegt deshalb nicht beim schnelleren Schreiben, sondern beim Vermeiden von Dubletten, bei textfreien Abbildungen und beim systematischen Aufbau von Translation Memory und Terminologie – Maßnahmen, die mit Sprachen und Releases multipliziert wirken. Der beste erste Schritt ist die Stundenmessung an einem Dokument: Sie zeigt in einem einzigen Durchlauf, wo die Zeit tatsächlich hingeht — und das Ergebnis überrascht fast immer. Wenn du bei der Kalkulation oder der Ableitung von Maßnahmen Unterstützung willst: Genau dabei unterstütze ich dich gern; die Details findest du auf der Beratungsseite zur Technischen Dokumentation.

Häufige Fragen zu Doku-Kosten

Was kostet eine Seite Betriebsanleitung?

Jede allgemeine Zahl führt in die Irre, weil hinter einer Seite ein Absatz aus dem Vorgängerdokument oder eine Wartungsprozedur mit drei Konstruktionsterminen und acht Sprachfassungen stecken kann. Belastbar ist stattdessen ein Modell mit fünf Aufwandsblöcken – Erheben, Schreiben, Prüfen, Übersetzen, Ausgeben –, das man mit den eigenen Größen füttert: Umfang, Varianten, Sprachen, Änderungshäufigkeit, Stundenaufwand je Block. Diese Rechnung bildet die eigene Wirklichkeit ab und taugt für Entscheidungen.

Welcher Faktor treibt die Kosten am stärksten?

Die Zahl der Sprachen, dicht gefolgt von der Zahl der Varianten – und beide wirken multiplikativ, nicht additiv. Acht Sprachen mal zwölf Varianten ergeben sechsundneunzig zu pflegende Dokumente, wenn die Varianten nicht auf gemeinsame Bausteine zurückgreifen. Der Umfang in Seiten, nach dem am häufigsten gefragt wird, liegt erst auf Rang fünf. Und die Werkzeugwahl, über die am meisten diskutiert wird, wirkt am schwächsten von allen sieben Treibern.

Wie senken wir die Übersetzungskosten am wirksamsten?

Mit fünf Maßnahmen, die alle mit einem Multiplikator wirken. Erstens Dubletten beseitigen: Was einmal existiert, wird einmal übersetzt statt fünfmal. Zweitens textfreie Abbildungen mit Legende im Fließtext – jeder Text im Bild wird sonst je Sprache neu erstellt. Drittens ein gepflegtes Translation Memory, damit ab der zweiten Fassung nur das Delta bezahlt wird. Viertens Terminologie, die die Trefferquote im Speicher erhöht. Und fünftens kurze, eindeutige Sätze.

Rechnet sich ein Redaktionssystem?

Das hängt an den Treibern, nicht am Werkzeug. Ein System lohnt, wenn Variantenzahl, Sprachenzahl und Änderungsfrequenz hoch genug sind, dass Wiederverwendung einen erheblichen Teil des Aufwands einspart – als Faustregel bei mehreren hundert Seiten je Produkt, mehreren Varianten und mehreren Sprachen. Unterhalb dieser Schwellen überwiegt der Verwaltungsaufwand. Wichtig ist die Reihenfolge: Ordnung und Wiederverwendung wirken auch ohne System, ein System ohne Ordnung wirkt gar nicht.

Wie argumentieren wir ein Doku-Budget?

Am wirksamsten mit den Kosten schlechter Dokumentation statt mit den Kosten guter. Was kostet ein Servicetechniker, der eine Stunde die richtige Anleitung sucht – mal die Zahl der Einsätze? Was eine Eilübersetzung kurz vor Auslieferung? Was eine Korrektur, die an Bestandskunden verteilt werden muss? Diese Zahlen liegen im Haus vor oder lassen sich grob schätzen, und sie sind konkreter als jede allgemeine Aussage über Doku-Qualität. Ergänzt um die Stundenmessung an einem Dokument ergibt das eine belastbare Argumentation.

 

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