Beschreibung unf Featues

Cosytrack®.Drive

Dieser Artikel enthält eine kurz Beschreibung zu CosyTrack®.Drive.

CosyTrack®.Drive emuliert ein Dateisystem für die Dokumentbibliotheken der aktiven Microsoft 365- oder SharePoint-Arbeitsumgebung eines Anwenders.  Es ist zentral verwaltbar und als Unternehmenslösung konzipiert. Somit kann der Anwender an in SharePoint abgelegten Dateien auch mit Programmen arbeiten, die nicht mit SharePoint und schonmal garnicht mit Microsoft 365 umgehen können.

Bekanntermaßen ist das Leben mit SharePoint, Office 365 und Teams dann total super, wenn Sie mit Office-Produkten arbeiten. Word, Excel und PowerPoint sind ziemlich gut integriert und man kann fließend arbeiten.

Leider integrieren 99 % der Software-Produkte, die sich in den Unternehmen finden, nicht so perfekt mit SharePoint und Co. – genauer gesagt überhaupt nicht.

In vielen Fällen ist das sicherlich überhaupt kein Problem, denn nicht alle Daten müssen oder sollen den SharePoint und Teams gespeichert werden.

Es gibt allerdings jede Menge Dateien bzw. Dokumente, bei denen es Sinn machen würde, wenn sie in den Projekträumen lägen. Beispielsweise gehören zu Projekten häufig Bilddateien. Zeichnungsdateien, irgendwelche Protokolle und diverse andere mehr. Denken Sie zum Beispiel an CAD-Zeichnungen (AutoCAD und dergleichen) oder Photoshop-Dateien.

Es macht ja absolut Sinn, diese in den Projektarbeitsbereichen in SharePoint und/oder Teams zu speichern. Daraus ergeben sich unter anderem der diese Vorteile:

  • Alle Dateien und Dokumente sind einheitlich abgelegt und werden, zumindest im Fall von Microsoft 365, durch die Cloud gesichert und geschützt
  • Dazu gehören auch Funktionalitäten wie die DataLossPrevention oder die Archivierung. Bei Interesse verweise ich auch gern auf die Folgen meiner Consulting Box-Videoserie zu den Themen
  • Wenn die Dokumente in SharePoint liegen, können die natürlich auch viel einfacher geteilt, verwaltet und strukturiert werden. Sie werden von der Suche erfasst und können auch mit Metadaten versehen werden
  • Auch Workflows und vieles andere mehr wird möglich

 

Kurzum: Im Zuge des Ziels einer integrierten Plattform zur Verwaltung von Dokumenten ist SharePoint eine hervorragende Plattform.

So, und jetzt kommt das ABER: viele Dateien werden nun mal mit Programmen bearbeitet, die nicht mit SharePoint (oder gar Microsoft 365) umgehen können. Die erwarten einfach, dass die Dateien irgendwie auf einem Laufwerk liegen und in Ordnern organisiert sind.

 

CosyTrack® Drive bringt jetzt eine an sich simple Lösung, in dem es SharePoint-Arbeitsräume und die darin enthaltenen Dokumentbibliotheken als Laufwerk darstellt, so dass im Grunde genommen beliebige Programme mit Dokumenten in SharePoint arbeiten können.

Auf den ersten Blick ist das gar nicht mal so sensationell neu, denn schließlich kann SharePoint seit bald 20 Jahren eine Dokumentbibliothek per WebDAV als Laufwerk bereitstellen – abgesehen davon, dass der Knopf dazu aus der modernen Oberfläche von SharePoint rausgeflogen ist. Im Grunde genommen ist das aber sowieso nie wirklich praxis- bzw. produktionstauglich gewesen und war nur dann ganz schick, wenn Power User Dateien umkopieren wollten und dergleichen mehr.

OneDrive bietet zwar eine ähnliche Benutzererfahrung, ist aber im Grunde genommen nur zum Synchronisieren der eigenen Dokumente gedacht. Arbeitet ein Anwender in 20 Projekten, auf die er Zugriff braucht und in den unter Umständen hunderte Gigabyte Daten liegen, bekommen Sie mit OneDrive keine Lösung hin

CosyTrack®.Drive hebt das Thema „SharePoint als Laufwerk einbinden“ sozusagen auf den Enterprise-Level. Was CosyTrack®.Drive auszeichnet, möchte ich nachfolgend erläutern:

  • Mit CosyTrack®.Drive kann der Benutzer „seine“ Arbeitsräume in einem Laufwerk mit Unterverzeichnissen oder auch verschiedenen Laufwerken anzeigen lassen. Ich empfehle generell, ein Laufwerk anzulegen, auf dem die Arbeitsräume als Unterverzeichnisse eingeblendet werden, das sieht dann ungefähr so aus wie hier gezeigt. Die Benutzer können in einen Arbeitsbereich, technisch also eine Websitesammlung oder Website, hinein navigieren, finden dort Dokumentbibliotheken, in denen sich wiederum Ordner und/oder Dokumentenmappen befinden können.
    Da Sie hier ein „normales“ Laufwerk vorfinden, kann jede Software damit arbeiten.
  • Welche Arbeitsbereiche angezeigt werden, können Sie flexibel konfigurieren. CosyTrack®.Drive kann beispielsweise eine Arbeitsraumliste (also beispielsweise eine solche Liste, in der die Projekträume verwaltet werden und die optimalerweise auf den individuellen Benutzer gefiltert werden kann) verwendet werden. Weiterhin kann CosyTrack®.Drive die Teams auswerten, denen der Anwender zugeordnet ist.
    Wenn Sie eine dieser Möglichkeiten nutzen, braucht der Anwender gar nichts zu tun, sondern findet einfach seine Arbeitsbereiche vor.
    Alternativ kann auch manuell eingetragen werden, welche Bereiche gezeigt werden sollen. Das ist aber sicherlich nicht die bevorzugte Lösung
  • Das komplette Verhalten von CosyTrack®.Drive kann (und soll) vom Admin-Team über Gruppenrichtlinien verwaltet werden. Optimalerweise muss der Benutzer gar nichts tun
  • Vielleicht machen Sie sich Gedanken darüber, dass die Performance zu Microsoft 365 zu langsam sein könnte. Sie finden nachfolgend eine kleine Demo-Sequenz, in der Sie sehen können, wie Sie mit Höchstgeschwindigkeit durch Dateistrukturen navigieren können. CosyTrack®.Drive erreicht das durch massives Caching, das natürlich auch per Gruppenrichtlinie gesteuert werden kann. Insbesondere wären hier die Cache-Gültigkeit und die Frage, ob ein Write-Caching gewünscht ist, zu nennen.
  • Diverse Anwendungen haben die Eigenart, dass sie neben der eigentlichen Datei eine oder mehrere temporäre-Dateien neben der, nennen wir es mal „Hauptdatei“ ablegen. Diese Temp-Dateien wollen wir im Allgemeinen nicht in SharePoint oder Microsoft 365 haben. Dazu bietet CosyTrack®.Drive die Möglichkeit, bestimmte Dateien auf Basis von regulären Ausdrücken umzuleiten. Diese landen dann nicht in SharePoint, sondern werden auf einem lokalen Laufwerk gespeichert
  • Eine spezielle Server-Version unterstützt auch Freigaben, so dass Sie SharePoint-Dokumentbibliotheken als ein Netzlaufwerk bereitstellen können

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