Microsoft Viva – Beratungspakete

Microsoft Viva ist ein noch junges Produktpaket innerhalb von Microsoft 365, das das Schlagwort „Employee Experience“ mit Leben füllt. Vereinfacht gesagt bündelt Viva bestehende Tools und Funktionen, ergänzt sie um Intelligenz und präsentiert alles direkt dort, wo Ihre Mitarbeiter ihren Arbeitstag verbringen – nämlich in Microsoft Teams. Informationen, Weiterbildung oder Feedback-Angebote sind so nicht länger über verschiedene Portale verstreut oder gut versteckt, sondern im täglichen Arbeitsfluss greifbar. Viva holt die Mitarbeiter genau da ab, wo sie arbeiten, und rückt ihre Perspektive in den Mittelpunkt. Das Ergebnis: Funktionen von Microsoft 365, die vorher kaum jemand genutzt hat, werden plötzlich aktiv gelebt, weil Viva sie sichtbar und ansprechend macht. Viva ist also weit mehr als „alter Wein in neuen Schläuchen“ – es schafft ein völlig neues Nutzungserlebnis.

Kurz zu den Viva-Modulen: Microsoft Viva besteht aus einer ganzen Familie von Modulen, die unterschiedliche Bedarfe abdecken. Die bekanntesten Kernbausteine sind Viva Connections (Ihr Intranet nahtlos in Teams eingebettet), Viva Engage (eine interne Social-Media-Plattform, vormals Yammer), Viva Insights (persönliche und organisatorische Arbeitsanalysen zur Förderung von Wohlbefinden und Produktivität), Viva Learning (Weiterbildungsplattform direkt im Arbeitsfluss) und Viva Topics (KI-gestütztes Wissensmanagement). In den letzten Jahren sind noch weitere Module hinzugekommen, z. B. Viva Goals für OKR-Ziele, Viva Amplify für unternehmensweite Kommunikationskampagnen, Viva Pulse für schnelles Mitarbeiter-Feedback oder Viva Glint für umfangreiche Stimmungsbarometer. Jedes Modul hat seinen eigenen Nutzen – aber nicht jedes passt für jedes Unternehmen. Genau hier liegt eine der Herausforderungen: Welche Viva-Bausteine bringen Ihnen wirklich Mehrwert und wo fängt man an?

Für viele Organisationen klingt Viva sehr spannend – stellt sie aber auch vor Fragen wie: „Wo sollen wir mit Viva praktisch starten? Welche Module sind relevant für uns, welche eher nicht? Wie integrieren wir Viva in unsere bestehende M365- und Kommunikationslandschaft? Und vor allem: Wie nehmen wir unsere Mitarbeiter (und den Betriebsrat) mit, damit Viva auch angenommen wird und kein Daten- oder Kontrollalbtraum wird?“ Es zeigt sich schnell: Eine durchdachte Strategie und methodisches Vorgehen sind der Schlüssel, um Viva erfolgreich einzuführen.

Als Berater mit Fokus auf den Modern Workplace habe ich mich genau darauf spezialisiert, Unternehmen bei dieser Aufgabe zu unterstützen. Falls Sie jetzt denken, „Klingt interessant, aber wie sollen wir das alleine stemmen?“ – keine Sorge, genau dafür bin ich da. Und zwar persönlich. Bei mir gilt: Sie bekommen 100 % meine Expertise, keine Junior-Berater, kein Outsourcing. Ich bringe über 20 Jahre Projekterfahrung im Microsoft-Umfeld mit und habe ein Faible für moderne Arbeitsplatz-Lösungen wie Viva.

Je nach Bedarf habe ich drei konkrete Viva-Beratungs-Pakete geschnürt, mit denen ich Sie methodisch und pragmatisch ans Ziel bringe. In allen Paketen arbeite ich hands-on, eng mit Ihrem Team und mit Fokus auf pragmische Lösungen – kein Theoretiker-Geschwurbel. Hier stelle ich meine drei Viva-Angebote im Detail vor:

Beratung und Unterstützung durch Ulrich B. Boddenberg

Paket 1: Viva-Strategie & Use-Case-Workshop

• Inhalt: Ein intensiver Workshop (meist ein Tag, wahlweise vor Ort bei Ihnen oder remote per Teams) mit allen relevanten Stakeholdern aus Ihrem Unternehmen. Gemeinsam erarbeiten wir die Ziele Ihrer Employee-Experience-Initiative, identifizieren die passenden Viva-Module und – vor allem – konkrete Use-Cases in Ihrem Unternehmenskontext. Am Ende des Workshops haben Sie eine klare Viva-Roadmap vorliegen und wissen genau, wo Sie anfangen sollten und welche Quick Wins es gibt.
• Nutzen: Sie ersparen sich orientierungsloses Herumprobieren mit Viva und setzen stattdessen auf eine fundierte Strategie. Sie wissen nach dem Workshop, welche Viva-Bausteine für Sie den größten Mehrwert bringen, abgestimmt auf die Bedürfnisse Ihrer Fachbereiche und die übergeordneten Unternehmensziele. Kurz: Sie bekommen einen Fahrplan, der Ihnen Zeit und Fehlversuche erspart.

Zielgruppe: Dieses Workshop-Paket richtet sich an alle, die die Weichen für Viva richtig stellen wollen. Typischerweise sitzen in diesem Workshop Vertreter aus IT-Leitung, Personal/HR, Interne Kommunikation und ggf. Organisationsentwicklung oder Digital Workplace zusammen an einem Tisch. Auch die Fachabteilungen sollten vertreten sein, damit deren Bedürfnisse gehört werden – und oft ist es sinnvoll, früh einen Betriebsratsvertreter dazuzuholen, wenn es z. B. um Viva Insights (Arbeitsmuster und Datenschutz) geht. Der Workshop bringt also alle an einen Tisch, die später für Viva mitreden (oder mitentscheiden) sollen.

Umfang & Ablauf: In der Regel plane ich für den Viva-Strategie-Workshop einen Tag ein. Dabei kann der Ablauf flexibel gestaltet werden, typischerweise jedoch so: Wir starten mit einer Bestandsaufnahme – Wo stehen Sie aktuell bei Themen wie Intranet, Wissensmanagement, Mitarbeiterfeedback, Weiterbildung? Was läuft gut, wo drückt der Schuh? Anschließend klären wir die Ziele und Erwartungen: Welche Probleme oder Verbesserungen erhoffen Sie sich durch Viva anzugehen? Diese Zielsetzung ist wichtig, damit Viva kein Selbstzweck wird. Im nächsten Schritt stelle ich die relevanten Viva-Module und deren Möglichkeiten gezielt vor – immer mit Bezug zu Ihrem Kontext. Gemeinsam diskutieren wir konkrete Anwendungsfälle (“Use Cases”). Hier wird es praxisnah: Wir überlegen z. B., wie Viva Connections Ihr bestehendes Intranet attraktiver machen könnte, oder wie Viva Insights Führungs- und Teamkultur verbessern kann, oder ob Viva Learning für Ihre Weiterbildungsstrategie Sinn ergibt. Oft kommen dabei sehr lebhafte Diskussionen zustande – keine Scheu, Brainstorming erwünscht! Am Ende priorisieren wir die Use-Cases und Module und gießen alles in eine Roadmap: Welches Viva-Thema gehen Sie zuerst an, was hat vielleicht noch Zeit, wo brauchen Sie erst weitere Voraussetzungen? Sie erhalten von mir im Nachgang eine Zusammenfassung bzw. Dokumentation des Workshops, sodass die Ergebnisse schwarz auf weiß vorliegen.

Typische Projektfragen: In diesem Strategie-Workshop tauchen erfahrungsgemäß bestimmte Fragen immer wieder auf – und genau die werden wir beantworten, zum Beispiel:

• “Brauchen wir wirklich alle Viva-Module oder nur einzelne – und welche zuerst?”
• “Welche Lizenzkosten kommen ggf. auf uns zu? Was ist in unseren vorhandenen Microsoft 365-Plänen vielleicht schon enthalten?”
• “Wie können wir den Business Case für Viva begründen? Wo wird konkret ein Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen entstehen?”
• “Wie steht der Datenschutz bzw. der Betriebsrat zu Viva (insbesondere zu Viva Insights)? Können wir das datenschutzkonform einsetzen?”
• “Welche Quick Wins gibt es – also erste Erfolge, die wir rasch umsetzen können, um Akzeptanz zu gewinnen?”
• “Wie gehen andere Unternehmen das Thema an? Was sind Best Practices?”

Dies sind nur einige Beispiele. Am Ende soll keine wichtige Frage offen bleiben. Sie und Ihr Team verlassen den Workshop mit Klarheit: einem gemeinsamen Verständnis von Microsoft Viva und einer klaren Vorstellung, wie und wo Sie mit der Einführung beginnen.

Praktische Nutzenversprechen: Der Viva-Strategie & Use-Case-Workshop sorgt dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Es entsteht Aufbruchsstimmung, weil man endlich konkret weiß, was zu tun ist. Außerdem dienen die erarbeiteten Use-Cases später als Leitplanken und Argumentationshilfe – etwa wenn Sie intern Budget oder Ressourcen für Viva freimachen müssen, können Sie auf die gemeinsam erarbeitete Roadmap verweisen. Und nicht zuletzt: Sie vermeiden den häufigen Fehler, Viva “einfach mal so” freizuschalten und zu hoffen, dass schon irgendetwas Gutes passiert. Stattdessen legen Sie von Anfang an zielgerichtet los.

Praxisbeispiel: Ein mittelständischer Produktionsbetrieb steht vor der Frage, wie er seine Mitarbeiter stärker beteiligen und vernetzen kann. Die interne Kommunikation läuft bisher hauptsächlich per E-Mail und Schwarzes Brett, Weiterbildung findet in Präsenzseminaren statt, und neues Wissen geht oft in vollen Postfächern unter. Der IT-Leiter und die HR-Chefin hören von Microsoft Viva und vermuten, dass das hilfreich sein könnte – sind aber unsicher, wo sie anfangen sollen. Sie buchen meinen Viva-Strategie-Workshop. Im Workshop kommen alle relevanten Leute zusammen: IT, HR, Kommunikation und auch ein Vertreter der Fertigung sowie der Betriebsratsvorsitzende. Schnell wird klar, dass Viva Connections (als moderner Intranet-Einstieg in Teams) und Viva Learning (um Schulungen besser bereitzustellen) für die Firma große Chancen bieten. Auch Viva Engage sorgt für Begeisterung – man stellt sich eine unternehmensweite Community vor, in der Produktionsmitarbeiter ihre Verbesserungs-Ideen teilen können. Skepsis gibt es zunächst bei Viva Insights wegen Datenschutz, aber wir erklären das Konzept der anonymisierten Auswertungen und vereinbaren, dieses Modul erst später behutsam anzugehen. Am Ende des Tages hat das Unternehmen eine greifbare Viva-Roadmap: In 3 Monaten soll ein Pilot mit Viva Connections und Viva Engage starten, parallel prüft HR die Inhalte für Viva Learning. Alle sind sich einig, warum man diese Reihenfolge wählt. Der Betriebsrat ist von Anfang an eingebunden und kann die Pläne mittragen. Dieses gemeinsame Verständnis wäre ohne den Workshop so nicht entstanden – jetzt sind alle motiviert und wissen, was zu tun ist.

Paket 2: Viva-Pilot & Governance

• Inhalt: Ich begleite Sie bei der Pilotierung eines oder mehrerer Viva-Module – typischerweise über 4 bis 8 Wochen hinweg. In dieser Phase richten wir zunächst technisch alles sauber in Ihrem Microsoft 365 Tenant ein und nehmen nötige Konfigurationen vor. Das kann z. B. bedeuten: Anpassungen am Intranet für Viva Connections (etwa eine Startseite in SharePoint als Home Dashboard), Aufbau erster Communities in Viva Engage, Konfiguration von Viva Learning mit Ihren Lerninhalten, oder die Einrichtung von Viva Insights gem. Datenschutzvorgaben. Außerdem führen wir Workshops und Feedback-Runden mit den Pilotnutzer-Gruppen durch, um deren Erfahrungen einzufangen. Parallel erarbeiten wir ein Governance-Konzept für Viva: Wir definieren Rollen und Verantwortlichkeiten (wer kümmert sich z. B. um die Pflege von Viva Connections Inhalten, wer moderiert Communities, wer verwaltet Lerninhalte?), klären Fragen des Datenschutzes und stimmen uns ggf. mit dem Betriebsrat ab, und erstellen Guidelines für den Einsatz. Am Ende der Pilotphase stehen ein funktionsfähiges Viva-Testfeld und ein Satz Spielregeln für den weiteren Rollout bereit.
• Nutzen: Sie führen Viva kontrolliert in kleinem Rahmen ein und sammeln dabei wertvolle Erfahrungen – mit meiner Expertenhilfe an Ihrer Seite. Dadurch wird der Pilot ein Erfolg und dient als Blaupause für den Rollout. Etwaige Stolpersteine werden früh erkannt und ausgebügelt, bevor es in die große Runde geht. Sie profitieren von erprobten Vorlagen und Best Practices – sei es für Nutzungsrichtlinien (z. B. Policy für Viva Engage Communities) oder Kommunikationsvorlagen für die Pilot-Teilnehmer. Und egal ob Lizenzfragen oder Change Management: Ich stehe Ihnen während des gesamten Pilots bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite.

Zielgruppe: Das Pilot-&-Governance-Paket richtet sich an das Projektteam, das für die Viva-Einführung verantwortlich ist, sowie an alle, die bei Policies ein Wörtchen mitzureden haben. Typischerweise involviert sind IT-Administratoren/M365-Architekten (für die technische Einrichtung), Projekt- oder Produktverantwortliche aus den Fachbereichen (z. B. jemand aus HR für Viva Learning oder aus Kommunikation für Viva Engage) und oft auch Datenschutzbeauftragte bzw. Betriebsratsmitglieder. Kurz: alle, die sicherstellen wollen, dass Viva technisch sauber läuft und organisatorisch auf soliden Füßen steht, bevor man die breite Masse der Mitarbeiter darauf loslässt.

Beratungsansatz: In der Pilotphase verstehe ich mich als Sparringspartner und Coach für Ihr Team. Ich arbeite eng mit Ihren Leuten zusammen, zeige wie’s geht, statt nur Folien zu malen. Konkret heißt das: Wenn es z. B. darum geht, eine Viva-Connections-Startseite aufzusetzen, mache ich das nicht im stillen Kämmerlein allein, sondern gemeinsam mit Ihrem Intranet-Verantwortlichen – so lernt Ihr Team direkt mit. Meine Devise lautet „Hilfe zur Selbsthilfe“: Ich gebe mein Wissen weiter, damit Ihre Mitarbeiter die Plattform verstehen und selber weiterentwickeln können. Natürlich liefere ich auch Best-Practice-Vorschläge: etwa erprobte Community-Regeln für Viva Engage oder ein Muster für eine Betriebsrats-Präsentation, um Viva Insights vorzustellen. Aber wir passen alles an Ihre Kultur und Richtlinien an – von der Stange gibt’s nicht. Wichtig ist mir, in dieser Phase eine Atmosphäre zu schaffen, in der Fragen stellen ausdrücklich erlaubt ist. Lieber klären wir alle Unklarheiten im kleinen Pilotrunden-Kreis, als dass später Gerüchte oder Missverständnisse beim großen Rollout kursieren.

Umfang & Ablauf: Die Pilotbegleitung erstreckt sich, wie erwähnt, typischerweise über mehrere Wochen. Das heißt nicht, dass ich durchgehend bei Ihnen vor Ort bin – wir planen die Termine flexibel nach Bedarf. Zum Start gibt es meist einen Kick-off-Workshop, in dem wir Scope und Erfolgskriterien des Piloten festlegen: Welche Viva-Module testen wir mit welcher Nutzergruppe, was sind die Ziele (z. B. Feedback sammeln, Technik justieren, Akzeptanz prüfen)? Dann folgt die Einrichtungsphase, wo technisch und inhaltlich vorbereitet wird – hier arbeite ich viel mit Ihrer IT, aber auch schon mit Pilotanwendern, um Inhalte bereitzustellen (z. B. erste Beiträge in Viva Engage Communities einstellen, Viva Learning Katalog befüllen etc.). Während der Pilotlaufzeit (oft 4–8 Wochen) treffen wir uns regelmäßig (z. B. wöchentlich) zu Check-ins: Wie läuft es? Gibt es Fragen oder Probleme? Was sagen die Pilotuser? Parallel erstellen wir die Governance-Dokumente und stimmen sie mit allen Stakeholdern ab. Am Ende der Pilotphase gibt es einen Abschluss-Workshop: Wir werten das Feedback aus, beschließen eventuelle Anpassungen und legen die nächsten Schritte für den Rollout fest. Sie erhalten von mir alle wichtigen Ergebnisse und Unterlagen – von Konfigurationsdokumenten bis zu Governance-Guidelines – sauber zusammengestellt.

Typische Projektfragen: Während des Viva-Piloten und der Governance-Erarbeitung kommen erfahrungsgemäß viele sehr praktische Fragen auf, etwa:

• “Wie aktiviere ich Viva Insights eigentlich technisch – und kann man bestimmte Datenauswertungen abschalten, falls der Betriebsrat Bedenken hat?”
• “Welche Inhalte sollen wir zum Start in Viva Connections anzeigen? Nehmen wir unser bestehendes Intranet 1:1 oder bauen wir etwas Neues?”
• “Wie moderieren wir eine Viva-Engage Community am besten, damit es lebendig wird, aber trotzdem regelkonform bleibt? Brauchen wir eine Netiquette?”
• “Wer soll intern welche Rolle übernehmen? Brauchen wir z. B. einen Viva-Ansprechpartner pro Abteilung? Wie stellen wir den Support sicher?”
• “Müssen wir unsere IT-Policies anpassen (z. B. bezüglich mobilem Zugriff, Datenspeicherung oder Nutzungsbedingungen) bevor wir Viva ausrollen?”
• “Gibt es von Microsoft Best Practices oder Vorlagen – etwa für Schulungsmaterial, FAQs oder Richtlinien – die wir nutzen können?”

Solche Fragen zeigen: Es geht im Pilot nicht nur um die Technik, sondern um das Gesamtkonzept. Durch meine Begleitung finden wir auf all diese Fragen Antworten, bevor der breite Rollout startet. Ihr Team fühlt sich am Ende der Pilotphase sicher im Umgang mit Viva und hat ein durchdachtes Konzept in der Hand.

Praktische Nutzenversprechen: Mit dem Viva-Pilot gewinnen Sie Erfahrungswerte ohne großes Risiko. Statt Viva gleich für die ganze Firma auszurollen (und dabei womöglich Lehrgeld zu zahlen), tasten Sie sich kontrolliert heran. Ihr Management und Betriebsrat sehen, dass Sie verantwortungsvoll vorgehen – das schafft Vertrauen. Dank der erarbeiteten Governance-Regeln herrscht Klarheit: Jeder weiß, wer was zu tun hat und welche Spielregeln gelten. Und ein oft unterschätzter Aspekt: Der Pilot erzeugt Buzz im Unternehmen. Die Pilotnutzer fungieren später als Botschafter, die ihren Kollegen vom Viva-Erlebnis erzählen. So nehmen Sie schon vor dem großen Rollout viel Skepsis aus dem Wind. Unterm Strich legen Sie mit Paket 2 das Fundament für einen reibungslosen, erfolgreichen Viva-Start in Ihrer Organisation.

Praxisbeispiel: Nach dem Strategie-Workshop entscheidet sich ein Dienstleistungsunternehmen, zunächst Viva Insights und Viva Engage in einem Pilot auszuprobieren. Die Personalabteilung möchte bessere Einblicke in Arbeitsabläufe und Überlastungen bekommen (Insights), und die Kommunikationsabteilung will die neue Viva-Engage-Plattform testen, um die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern. Ich unterstütze das Team über 6 Wochen hinweg in diesem Pilotprojekt. Zuerst richten wir Viva Insights ein – allerdings zunächst nur für die Pilotgruppe von 50 Mitarbeitern und mit strenger Beachtung der Datenschutzrichtlinien (z. B. aktivieren wir die organisatorischen Insights nicht unterhalb der von Microsoft empfohlenen Anonymitätsschwellen, sodass kein Manager individualisierbare Daten sieht). Parallel dazu rollt die IT Viva Engage aus und wir gründen zwei Pilot-Communities: eine für „Ideenaustausch“ und eine als informelle Plauder-Ecke “Kaffeeklatsch”. Wir schulen die Pilotanwender in einer kurzen Kick-off-Session, erklären Ziele des Piloten und wie sie Feedback geben können. In den folgenden Wochen halte ich wöchentliche Feedback-Calls mit den Pilotusern ab: Was läuft gut? Was verwirrt noch? Wir entdecken z. B., dass viele Nutzer nicht wissen, wo sie Viva Insights finden – das Icon versteckt sich in Teams – also planen wir für den Rollout eine Kommunikationsmaßnahme, um das besser hervorzuheben. Auch die Community-Richtlinien justieren wir: Ein kontroverser Post im Pilot (“Darf ich Memes posten?”) führt dazu, dass wir für den großen Rollout einen kurzen Netiquette-Guide verfassen. Am Ende des Piloten sind sich alle einig: Das Vorgehen hat sich gelohnt. Die Personalabteilung hat erste Daten aus Viva Insights, z. B. zum durchschnittlichen Fokus-Zeitraum pro Woche, und fühlt sich bereit, das Feature breit auszuspielen – mit Begleitkommunikation, um Ängste zu nehmen. Die Kommunikationsabteilung hat gelernt, welche Arten von Posts in Viva Engage zünden und welche nicht. Und der Betriebsrat hat den gesamten Pilot begleitet und grünes Licht für den Rollout gegeben, weil er die Entwicklung der Guidelines mitgestalten konnte. Genau so soll es sein: Der Pilot hat Vertrauen geschaffen und liefert eine Blaupause für die flächendeckende Einführung.

Paket 3: Viva-Rollout & Adoption-Coaching

• Inhalt: Dieses Paket umfasst die aktive Unterstützung beim unternehmensweiten Rollout von Viva. Wenn Sie sich entschieden haben, bestimmte Viva-Komponenten großflächig einzuführen, stehe ich Ihnen als externer Projekt-Mentor zur Seite. Konkret helfe ich bei der Planung der Rollout-Wellen (wer bekommt wann welches Viva-Modul – Big Bang oder gestuftes Ausrollen?), erarbeite mit Ihrem Team Kommunikationsmaßnahmen: z. B. Ankündigungen im Intranet, Mailings an die Belegschaft, Folien für Team-Meetings, Schulungskonzepte und vielleicht sogar eine interne Viva-Intranet-Seite mit FAQ (vieles können Sie aus diesem Artikel hier schon dafür nutzen!). Zudem coache ich Ihre internen Projektleiter und Champions während der Einführungsphase: Wir führen regelmäßige Touchpoints durch, in denen wir den Fortschritt prüfen, offene Fragen klären und bei Bedarf nachsteuern. Auf Wunsch übernehme ich auch Workshops oder Info-Sessions für spezielle Zielgruppen – etwa Führungskräfte, um sie auf Viva vorzubereiten und als Sponsoren zu gewinnen, oder Train-the-Trainer-Sessions für Ihre internen Multiplikatoren. Kurz: In Paket 3 bin ich Ihr verlängerter Arm im Projektteam, der den Überblick behält und punktuell dort anpackt, wo es klemmt.
• Nutzen: Sie vermeiden typische Stolperfallen bei einem großen Rollout und beschleunigen die Adoption. Statt bei Null anzufangen, greifen Sie und Ihr Team auf bewährte Methoden und Vorlagen zurück – das Rad muss nicht neu erfunden werden. Durch mein Coaching bauen Sie intern Kompetenz auf: Ihre Leute lernen, selbstständig mit Viva umzugehen und die Einführung eigenverantwortlich voranzutreiben. Mein Ziel ist erreicht, wenn Ihr Team am Ende sagt: „Danke, wir kommen jetzt alleine klar.“ – sprich, wenn ich mich idealerweise überflüssig gemacht habe. Dann weiß ich, dass Viva wirklich bei Ihnen angekommen ist.

Zielgruppe: Das Rollout- & Adoption-Coaching-Paket ist ideal für Unternehmen, die vor dem großen Viva-Go-Live stehen oder mittendrin stecken. Hier arbeite ich eng mit den Projektverantwortlichen und dem Kernteam der Einführung zusammen – das können z. B. der Projektleiter aus der IT, ein Change Manager aus HR oder interne Adoption Specialists sein. Auch Kommunikationsabteilungen und Schulungsteams sind oft beteiligt, schließlich geht es um die breite Kommunikation an alle Mitarbeiter. Zudem ist in dieser Phase das Top-Management wichtig: Ich unterstütze dabei, Führungskräfte als Sponsoren einzubinden (denn ohne sichtbare Unterstützung von “oben” tut sich erfahrungsgemäß bei neuen Initiativen wenig). Und der Betriebsrat sollte spätestens jetzt offiziell im Boot sein, falls noch nicht geschehen – hier helfe ich bei der transparenten Kommunikation, um etwaige Vorbehalte auszuräumen.

Umfang & Ablauf: Die Rollout-Begleitung ist sehr individuell – je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Viva-Module, die ausgerollt werden, kann sie einige Wochen bis mehrere Monate dauern. Wichtig ist: Ich passe meine Unterstützung Ihrem Tempo an. Einige Firmen möchten Viva innerhalb von 2 Monaten an alle 5.000 Mitarbeiter bringen, andere rollen schrittweise über ein Jahr aus – beides ist okay. Typischerweise starten wir mit einem Rollout-Planungsworkshop, in dem wir die Gesamtroadmap konkretisieren: z. B. “Im Q1 Viva Connections für alle, im Q2 Viva Learning für die Wissensarbeiter, etc.” Wir definieren Meilensteine und Verantwortliche. Anschließend geht es in die Umsetzung, bei der ich parallel auf mehreren Ebenen helfe: Wir erstellen zusammen Kommunikationsmaterial (Ankündigungen, Erklärvideos, Posterslogans – je nachdem, was zu Ihrer Kultur passt), ich gebe Feedback zu Ihren Schulungsunterlagen und baue wo nötig noch Inhalte ein (z. B. eine Viva-FAQ oder ein Handbuch für Führungskräfte). Regelmäßig (z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich) haben wir Jour fixe-Meetings, in denen wir den Fortschritt durchgehen: Wie viele haben Viva bereits aktiviert? Gibt es Abteilungen, wo es klemmt? Was berichten die Champions aus dem Feld? Auf Basis dessen justieren wir die Maßnahmen. Wenn große Events anstehen – etwa ein interner Viva-Launch-Event oder eine Townhall, in der Viva vorgestellt wird – helfe ich bei der Vorbereitung oder übernehme gerne Präsentationsslots, wenn gewünscht. Kurz gesagt: Der Ablauf ist ein laufender Iterativer Prozess aus Planen, Durchführen, Feedback einholen, Optimieren. Und ich bin als erfahrener Lotse dabei, sodass nichts Wesentliches unter den Tisch fällt.

Adoption-Coaching: Ein zentraler Baustein in Paket 3 ist das Coaching Ihrer Multiplikatoren (“Champions”) und ggf. auch Endanwender. Erfahrungsgemäß sind Information allein und ein paar E-Mails nicht genug, damit alle Mitarbeiter eine neue Plattform wie Viva wirklich nutzen. Darum setze ich auf persönliche Ansprache: Ich unterstütze Ihre internen Champions dabei, auf Kollegen zuzugehen, Hilfestellung zu geben und Begeisterung zu schaffen. Wir entwickeln z. B. Use-Case-basierte Schulungen: Statt einer generischen “So benutzt du Viva”-Session gestalten wir Trainings rund um konkrete Alltagsszenarien (“Wie finde ich Expertenwissen mit Viva Topics?” oder “Wie plane ich meine Weiterentwicklung mit Viva Learning?”). Solche praxisnahen Ansätze kommen wesentlich besser an. Mein Coaching besteht oft aus wöchentlichen kurzen Check-ins mit den Champions: Was haben sie erlebt? Wo gab es Schwierigkeiten? Gemeinsam überlegen wir Lösungen – sei es ein kniffliger Nutzer, der überzeugt werden muss, oder eine kreative Idee, um mehr Kollegen in Viva Engage zu locken (Foto-Wettbewerb, anyone?). Dieses Austauschformat motiviert das Adoption-Team und stellt sicher, dass Impulse aus der Belegschaft direkt ins Projekt einfließen.

Typische Projektfragen: Im Rollout und Adoptions-Coaching dreht sich vieles um Menschen und Veränderung. Hier ein Auszug von Fragen, die immer wieder auftauchen:

• “Wie machen wir die Mitarbeiter neugierig auf Viva? Einfach nur eine Ankündigung verschicken reicht vermutlich nicht. Was könnten wir noch tun?”
• “Was tun, wenn manche Führungskräfte skeptisch sind (‘Schon wieder ein neues Tool…’)? Wie gewinnen wir die als Unterstützer statt als Bremser?”
• “Woran merken wir, ob Viva erfolgreich angenommen wird? Welche Kennzahlen oder Feedbackquellen sollen wir beobachten?”
• “Wie gehen wir mit Kritik oder Ängsten in der Belegschaft um? (Z. B. jemand sagt: ‘Viva Insights ist Überwachung!’)”
• “Wie viel Support-Aufwand kommt nach dem Rollout auf die IT oder den Fachbereich zu? Müssen wir da ein Team bereitstellen?”
• “Unsere Mitarbeiter sind international verteilt. Sollen wir Viva mehrsprachig ausrollen? Können wir Inhalte übersetzen? Wie handhaben andere das?”

Gerade solche Fragen zeigen, dass ein Rollout nicht nur ein technisches Projekt, sondern vor allem ein Change-Projekt ist. Durch meine Erfahrung kann ich hier mit praktischen Ratschlägen weiterhelfen. Oftmals kann ich von früheren Projekten berichten: “Keine Sorge, genau diese Bedenken gab es schon einmal – wir haben damals X und Y gemacht, das hat gut funktioniert.” Das beruhigt und gibt Ihnen einen Erfahrungsvorsprung.

Praktische Nutzenversprechen: Mit meiner Rollout-Begleitung stellen Sie sicher, dass Viva nicht als „tolles Konzept auf dem Papier“ stecken bleibt, sondern tatsächlich Leben in die Bude bringt. Sie vermeiden die klassischen Fehler – z. B. einen Big-Bang-Start ohne Vorbereitung, in dem die Hälfte der Leute gar nicht weiß, was Viva ist. Stattdessen bekommen die Mitarbeiter die Botschaft: “Hier kommt etwas Neues, das euch hilft – und wir unterstützen euch dabei, es auszuprobieren.” Durch die systematische Kommunikation und Schulung erhöhen wir die Akzeptanz enorm. Außerdem lernen Ihre internen Teams während des Rollouts eine Menge dazu. Das heißt, nach Abschluss des Projekts haben Sie Experten im Haus, die Viva weiter vorantreiben können – ohne dauerhaft externe Hilfe zu brauchen. Ihr Unternehmen profitiert so doppelt: von einer schnelleren Nutzung der Viva-Tools (und damit schnellerem Return-on-Invest) und vom Wissensaufbau bei den eigenen Leuten.

Praxisbeispiel: Ein international tätiges Beratungsunternehmen plant den unternehmensweiten Rollout von Viva Connections, Viva Learning und Viva Topics. Die Strategie und der Pilot liefen erfolgreich, nun soll es “ernst” werden: 3.000 Mitarbeiter weltweit sollen innerhalb von 6 Monaten Zugriff auf diese Viva-Module erhalten und sie auch nutzen. Ich stehe dem zentralen Projektteam als Coach zur Seite. Zunächst erarbeiten wir einen Rollout-Fahrplan: In Welle 1 bekommen alle Mitarbeiter mit Office-Job (etwa 1.500 Personen) Viva Connections und Viva Learning aktiviert, da diese Gruppen direkt profitieren. In Welle 2 folgen die restlichen Mitarbeiter sowie die Aktivierung von Viva Topics für alle, sobald genügend Inhalte aufbereitet sind. Wir entwickeln eine Kommunikationskampagne unter dem Motto “Viva – Dein digitaler Begleiter”, mit einem schicken Logo und kurzen Teasern im Intranet. Für die erste Welle organisiere ich zusammen mit dem Team einen virtuellen Viva-Kickoff: In einem Live-Event in Teams stellen wir Viva vor, zeigen kurz die Oberfläche von Viva Connections und wie man in Viva Learning einen Kurs findet. Es gibt Live-Q&A via Viva Engage während des Events. Parallel haben wir 20 Champions in verschiedenen Ländern geschult, die in ihren Niederlassungen als erste Ansprechpartner fungieren. Nach dem Go-Live der ersten Welle treffen wir uns wöchentlich in einer Champion-Runde. Dabei berichtet z. B. die Kollegin aus Frankreich, dass dort anfangs wenig in Viva Connections geklickt wurde – wir erkennen, dass die französische Intranet-Startseite noch Übersetzungsbedarf hat. Schnell wird das nachgezogen. Ein anderer Champion erzählt von Begeisterung: In seiner Abteilung teilen Mitarbeiter nun regelmäßig Lerninhalte über Viva Learning und loben sich gegenseitig für abgeschlossene Kurse – das teilen wir als Success Story in der nächsten Newsletter. Nach 3 Monaten ziehen wir eine Zwischenbilanz: Über 65 % der Mitarbeiter der ersten Welle haben Viva aktiv genutzt – ein sehr guter Wert. Für Welle 2 passen wir anhand der Learnings ein paar Dinge an (z. B. noch mehr Werbung für die mobilen Viva-Apps, da viele im Außendienst arbeiten). Als das Projekt schließlich abgeschlossen ist, hat das Unternehmen nicht nur Viva flächendeckend eingeführt, sondern auch ein richtiges Community- und Lern-Mindset etabliert. Die Geschäftsleitung ist erfreut über die gesteigerte Nutzung der vorhandenen M365-Plattform, und das Projektteam feiert seinen Erfolg – zurecht!

Meine Beratungsphilosophie: persönlich, unabhängig, maßgeschneidert

Alle meine Viva-Pakete lassen sich individuell auf Sie zuschneiden. Schließlich ist jedes Unternehmen anders – wir passen Umfang und Inhalte flexibel an Ihre Bedürfnisse an. Mein Beratungsansatz ist stets praxisnah und “hands-on”: Mir ist wichtig, gemeinsam mit Ihren Leuten zu arbeiten und kein theoretisches Konzept aus der Ferne überzustülpen. Und keine Sorge: Am Ende soll niemand von mir abhängig sein. Im Gegenteil – ein Ziel meiner Beratung ist, dass Ihr Team befähigt wird, ohne externe Hilfe mit Viva weiterzumachen. Ich gebe also gerne mein Wissen weiter und mache mich gewissermaßen selbst überflüssig, sobald alles läuft. Natürlich stehe ich Ihnen auf Wunsch auch nach dem Rollout noch beratend zur Seite – zum Beispiel für quartalsweise Review-Meetings oder wenn neue Viva-Features herauskommen und Sie einen erfahrenen Blick darauf werfen möchten. Eine langfristige Partnerschaft ist möglich, aber: Managed Services im Sinne einer dauerhaften Auslagerung des Betriebs biete ich bewusst nicht an. Ihr Viva soll Ihr Viva bleiben – ich helfe Ihnen, es zum Fliegen zu bringen, aber die Steuer übernehmen am Ende Sie selbst.

Noch ein formaler Punkt zum Schluss: Mein Tagessatz liegt bei 1.500 € zzgl. MwSt., Reisekosten werden separat nach Aufwand berechnet. (Ich bin im Raum Dortmund ansässig, komme für Workshops aber gern in ganz Deutschland vorbei – wenn ein Termin mal besser persönlich als virtuell stattfinden sollte.) Alle genannten Pakete sind auf Time-&-Material-Basis kalkuliert, d. h. Sie bezahlen nur die Tage, die Sie auch in Anspruch nehmen. Typischerweise umfasst Paket 1 genau einen Tag. Die Pakete 2 und 3 erstrecken sich über mehrere Tage bzw. Wochen – hier legen wir den Rahmen vorab gemeinsam fest. Transparenz ist mir wichtig: Sie wissen immer, wofür Sie was investieren, und ich mache keine falschen Versprechungen. Sollte sich im Projektverlauf zeigen, dass wir weniger oder mehr Aufwand brauchen, sprechen wir offen darüber und passen es an – ohne Überraschungen.

Häufige Fragen (FAQ) zur Viva-Beratung

Frage: Müssen wir alle drei Pakete beauftragen, oder können wir auch nur eines auswählen?
Antwort: Sie können die Pakete ganz flexibel einzeln buchen – je nachdem, was Sie brauchen. Viele Kunden starten mit Paket 1, weil sie zunächst eine Strategie und Orientierung suchen. Danach entscheiden einige, dass sie intern selbst weitermachen können, andere nehmen gern noch meine Hilfe für Pilot (Paket 2) oder Rollout (Paket 3) in Anspruch. Die Pakete bauen zwar inhaltlich aufeinander auf (Strategie → Pilot → Rollout), aber es ist keine Pflicht, alle zu durchlaufen. Beispiel: Wenn Sie intern schon eine Viva-Strategie erarbeitet haben, können wir direkt mit einem Pilot-Projekt (Paket 2) einsteigen. Oder wenn Sie bereits einen Pilot hinter sich haben, stehe ich für das Rollout-Coaching (Paket 3) bereit. Ihr Bedarf entscheidet – ich dränge niemandem unnötige Schritte auf.

Frage: Was ist, wenn wir intern schon viel Vorarbeit geleistet haben?
Antwort: Das ist großartig! Meine Beratung knüpft an Ihrem aktuellen Stand an. Haben Sie z. B. bereits grobe Use-Cases definiert, können wir den Strategie-Workshop entsprechend verkürzen oder fokussieren. Oder Sie haben schon einen Pilot durchgeführt? – Dann schauen wir zuerst gemeinsam auf die Ergebnisse und konzentrieren uns in Paket 3 auf die Punkte, wo Sie noch haken. Ich werde niemals künstlich Arbeit erfinden, die nicht nötig ist. Am Ende des Tages soll meine Unterstützung genau da ansetzen, wo Lücken sind oder wo Sie von meinem erfahrenen Blick profitieren – alles andere haben Sie ja schon gut selbst gemeistert.

Frage: Bietest du auch langfristige Unterstützung nach dem Rollout?
Antwort: Ja, aber eher auf strategischer Ebene. Ich stehe Ihnen gern auch nach einer erfolgreichen Viva-Einführung zur Verfügung – beispielsweise für Review-Workshops alle paar Monate, in denen wir den Nutzungsgrad prüfen und neue Features besprechen. Oder Sie melden sich einfach bei Bedarf, wenn Sie eine zweite Meinung wollen (sei es zu einem Viva-Update oder einer neuen Idee für den Einsatz). Was ich nicht anbiete, sind klassische Managed Services, also ein Auslagern des täglichen Betriebs oder Supports an mich. Meine Rolle ist der Berater und Coach, nicht der dauerhafte Operator. Die Erfahrung zeigt: Wenn Viva erstmal etabliert ist, kommen die meisten Unternehmen im Alltag gut selbst zurecht. Und das ist ja auch mein Ziel: Sie sollen mich irgendwann nicht mehr brauchen 😉. Aber falls Sie doch mal einen Sparringspartner wünschen – ich bin nur einen Anruf oder Teams-Call entfernt.

Frage: Können die Workshops und Meetings remote stattfinden, oder kommst du immer vor Ort?
Antwort: Das lässt sich flexibel handhaben. Fast alles lässt sich heutzutage prima remote abwickeln – und ich habe viele Workshops erfolgreich über Teams moderiert. Gerade für verteilte Teams ist das oft ideal. Auf der anderen Seite schätzen manche Kunden die persönliche Zusammenarbeit vor Ort, vor allem beim initialen Strategie-Workshop oder wichtigen Pilot-Workshops, weil der direkte Austausch und Fokus in einem Raum doch anders sein kann. Ich richte mich da nach Ihnen: Wenn Sie möchten, komme ich gerne vorbei (wie gesagt, Reiseaufwand berechne ich separat und transparent). Und wenn remote – dann sorgen wir dafür, dass die virtuellen Sessions genauso lebendig und effektiv sind wie in Präsenz, versprochen!

Frage: Welche internen Ressourcen müssen wir für die Projekte einplanen?
Antwort: Wichtig ist: Viva-Einführung ist Teamarbeit. Ich nehme Ihnen viel ab bzw. führe durch den Prozess, aber einige Dinge kann nur Ihr Team selbst beitragen. Zum Beispiel sollten für den Workshop (Paket 1) alle relevanten Entscheider einen Tag Zeit einplanen. In der Pilotphase (Paket 2) brauchen wir ein kleines internes Projektteam, das erreichbar ist, um z. B. Konfigurationen abzustimmen oder Inhalte zu erstellen – das sind oft wenige Stunden pro Woche für die Beteiligten, je nach Rolle. Im Rollout (Paket 3) ist vor allem Engagement von Kommunikations- und Change-Verantwortlichen gefragt, um Maßnahmen umzusetzen – auch hier steuere ich viel bei, aber Kommunikation im Unternehmen wirkt am besten, wenn sie auch intern mitgetragen wird. Kurz gesagt: Planen Sie Kapazitäten bei den Schlüsselleuten ein (IT, HR, Kommunikation, Projektleitung). Ich helfe dabei, diese möglichst effizient zu nutzen, zum Beispiel indem wir Meetings straff moderieren, Aufgaben klar verteilen und wo möglich Vorlage-Material liefern, damit niemand das Rad neu erfinden muss. Erfahrungsgemäß sind Unternehmen positiv überrascht, dass sie mit weniger Aufwand auskommen, als anfangs befürchtet – weil ich eben die Methodik, Templates und Erfahrung mitbringe.

Frage: Warum sollten wir einen externen Berater hinzuziehen – kann man Viva nicht einfach so ausprobieren?
Antwort: Natürlich könnten Sie Viva auch ohne Beratung aktivieren und schauen, was passiert. Microsoft macht es technisch relativ einfach, die Schalter umzulegen. Die Frage ist nur: Wollen Sie das Risiko eingehen, dass es dann im Sande verläuft oder sogar kritisch gesehen wird? Meine Erfahrung: Eine Einführung ohne klares Konzept endet oft damit, dass Viva nicht genutzt wird – die Mitarbeiter verstehen nicht, wozu es gut sein soll, es gibt Widerstände vom Betriebsrat, oder es entsteht Wildwuchs ohne Nutzen. Ich helfe Ihnen, diese Stolperfallen zu vermeiden. Als externer Berater bringe ich Best Practices ein, kenne typische Fallstricke und habe schon miterlebt, was funktioniert und was nicht. Zudem kann ich zwischen den beteiligten Abteilungen moderieren – ich spreche sowohl “IT-Sprache” als auch “HR/Kommunikations-Sprache” und sorge dafür, dass alle an einem Strang ziehen. Letztlich geht es darum, aus Viva schnell echten Mehrwert zu ziehen. Mit einem strukturierten Ansatz schaffen Sie das in Monaten, statt vielleicht jahrelang herumzuprobieren. Die Investition in Beratung lohnt sich also fast immer durch die Zeit- und Frustrationsersparnis – und durch einen besseren Outcome. Und keine Sorge: Ich verkaufe keinen Hokuspokus, sondern arbeite mit Ihnen auf Augenhöhe. Viele meiner Kunden sagen am Ende: “Gut, dass wir dich dabei hatten – wir hätten sonst viel länger gebraucht und manches übersehen.” – Genau das ist mein Antrieb.

Neugierig geworden? Wenn Sie jetzt Lust bekommen haben, Microsoft Viva in Ihrem Unternehmen zum Leben zu erwecken, stehe ich Ihnen gern zur Seite. Die digitale Arbeitswelt entwickelt sich rasant weiter – gestalten wir sie gemeinsam, damit Ihre Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen (ob im Büro oder virtuell) und Ihr Unternehmen davon profitiert. Ich freue mich darauf, Sie bei Ihrem Viva-Projekt persönlich zu unterstützen!

Ihr
Ulrich B. Boddenberg
Ulrich B. Boddenberg IT-Consultancy

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