Microsoft Viva in der Praxis

Als IT-Berater mit über 25 Jahren Erfahrung im Microsoft-Umfeld habe ich schon so manchen Trend kommen und gehen sehen. Aber eines kann ich gleich vorweg sagen: Microsoft Viva ist kein kurzer Hype, sondern ein echter Game-Changer, wenn es um Mitarbeitererlebnisse (Employee Experience) geht. In Zeiten von Hybrid Work, Fachkräftemangel und digitaler Transformation suchen Unternehmen händeringend nach Wegen, ihre Mitarbeiter besser zu informieren, zu vernetzen und zu befähigen. Genau hier setzt Microsoft Viva an.

In diesem Fachartikel nehme ich Sie mit auf eine Reise durch die Viva-Welt und teile meine Erfahrungen aus der Praxis. Ich schreibe bewusst in der Ich-Form, denn ich möchte meine persönlichen Eindrücke und Tipps vermitteln. (Keine Sorge, es wird kein „Vertriebs-Blabla“ – auch wenn ich am Ende natürlich aufzeige, wie ich Sie bei der Viva-Einführung unterstützen kann. 😉) Humor und Lockerheit kommen dabei nicht zu kurz, aber natürlich immer fundiert und seriös.

Der Artikel richtet sich an IT-Leiter, Microsoft-365-Architekten, HR-Manager, interne Kommunikation, Organisationsentwicklung, Betriebsrat, Informationssicherheits- und Projektleiter gleichermaßen. Warum so eine bunte Truppe? Weil Microsoft Viva ein interdisziplinäres Thema ist – Erfolgreich umgesetzt wird es nur, wenn alle an einem Strang ziehen.

Ich werde alle Viva-Module und ihre Funktionen vorstellen: Von Viva Connections (dem „Türsteher“ zu Ihrem modernen Intranet) über Viva Insights (Daten, die Ihnen sagen, dass Sie zu viele Meetings haben, auch wenn Sie es schon ahnten 🙈), Viva Topics (Wissensmanagement per KI), Viva Learning (Weiterbildung im Flow of Work), Viva Goals (OKR-Management für alle, die nicht genug von Zielvereinbarungen kriegen) bis hin zu den neueren Viva Engage (Unternehmens„-Facebook“ 2.0), Viva Amplify (Kommunikation auf Steroiden) und weiteren.

Für jedes Modul liefere ich praxisnahe Anwendungsszenarien und konkreten Nutzen, damit Sie sich das im Unternehmensalltag vorstellen können. Außerdem gibt es einen Blick unter die Haube: Wie ist Viva architektonisch in Microsoft 365 integriert, welche Module sind lizenztechnisch schon in Ihren bestehenden Paketen drin und wo müssen Sie extra in die Tasche greifen? Stichwort Viva Suite vs. Einzelmodule.

Auch die Governance kommt nicht zu kurz: Sicherheit, Datenschutz (Stichwort DSGVO), die Rolle des Betriebsrats und klare Verantwortlichkeiten müssen von Anfang an bedacht werden. Ich gebe Ihnen außerdem Tipps für die Einführungsstrategie: Wie pilotiert man Viva schlank, wie bastelt man eine sinnvolle Roadmap für die Einführung und wie nimmt man die Mitarbeiter mit?

Natürlich sprechen wir auch über Erfolgsfaktoren und Fallstricke. Ich habe einige Projekte miterlebt – die guten wie die weniger guten – und daraus meine Learnings gezogen. Sie müssen ja nicht jeden Fehler selbst machen. 😉

Wichtig: Alle Informationen in diesem Artikel entsprechen dem Stand von November 2025. Die Viva-Plattform entwickelt sich rasant weiter (Stichwort: KI und Microsoft 365 Copilot, aber dazu später mehr). Gerade im Jahr 2025 hat sich einiges getan – es lohnt sich also doppelt, auf dem neuesten Stand zu sein.

Am Ende erwartet Sie noch ein umfangreiches Glossar der wichtigsten Begriffe (damit Sie beim nächsten Meeting mit Viva-Buzzwords glänzen können) und eine FAQ-Sektion, in der ich häufig gestellte Fragen aus der Praxis beantworte.

Also, genug der Vorrede – tauchen wir ein in die Welt von Microsoft Viva und schauen wir uns an, wie diese Plattform Ihre Mitarbeiter begeistern und Ihr Unternehmen voranbringen kann!

Was ist Microsoft Viva? – Die Employee-Experience-Plattform im Überblick

Microsoft selbst beschreibt Viva gerne als „Employee Experience Platform (EXP)“, also als Plattform für das Mitarbeitererlebnis. Was heißt das konkret? Im Grunde vereint Viva all die digitalen Werkzeuge, die Mitarbeitende dabei unterstützen sollen, informiert, engagiert, produktiv und motiviert zu bleiben. Es geht darum, die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie tagtäglich arbeiten – nämlich innerhalb von Microsoft 365, allen voran Microsoft Teams.

Stellen Sie sich Viva als eine Art Dach über verschiedenen Apps und Diensten vor, die nahtlos in Ihre digitale Arbeitsumgebung integriert sind. Während früher verschiedene Tools für Intranet, Schulungen, Kommunikation, Feedback und Wissen nebeneinander existierten (und oft in Vergessenheit gerieten), bringt Viva diese Komponenten zusammen in den Flow der Arbeit. Das bedeutet: Mitarbeiter müssen nicht x verschiedene Portale aufsuchen – Viva bringt die relevanten Inhalte zu ihnen, z.B. direkt in Teams oder Outlook.

Die Vision dahinter: Ein ganzheitliches Mitarbeitererlebnis, das vier Kernbereiche abdeckt:

• Engagement & Kommunikation: Alle sollen sich eingebunden fühlen und über wichtige Neuigkeiten informiert sein (hier kommen Viva Connections, Viva Engage und Viva Amplify ins Spiel).
• Wohlbefinden & Produktivität: Datenbasierte Einblicke helfen, gesund und effizient zu arbeiten (Stichwort Viva Insights, Viva Pulse, Viva Glint).
• Wissen & Wissenstransfer: Wissen im Unternehmen wird gebündelt und leicht auffindbar (das war die Idee von Viva Topics – dazu gleich mehr).
• Lernen & Entwicklung: Weiterbildung wird gefördert, wenn Lerninhalte leicht zugänglich sind (Viva Learning, und auch Viva Goals für das Arbeiten mit Zielen).

Microsoft Viva wurde Anfang 2021 erstmals vorgestellt – damals mit vier Modulen (Connections, Insights, Topics, Learning). Seitdem ist viel passiert: Neue Module wie Viva Goals, Viva Engage, Viva Sales, Viva Amplify, Viva Pulse und Viva Glint sind hinzugekommen. Gleichzeitig hat Microsoft 2024/2025 begonnen, einige Ursprungs-Module wieder einzustampfen bzw. umzubauen (man denke an das Aus für Viva Topics oder die angekündigte Einstellung von Viva Goals zum Jahresende 2025). Das zeigt: Viva ist ein lebendiges Ökosystem, das sich dynamisch weiterentwickelt.

Wichtig ist: Viva ist kein einzelnes Produkt, das man wie eine klassische Software „installiert“. Es ist vielmehr eine Sammlung von Services und Apps, die auf der vorhandenen Microsoft-365-Infrastruktur aufsetzen. Azure Active Directory (heute Microsoft Entra ID genannt) liefert die Benutzer- und Gruppeninformationen, Microsoft Graph aggregiert Aktivitätsdaten, SharePoint stellt Inhalte bereit, Teams dient als Benutzeroberfläche, usw.

Kurzum: Viva macht Microsoft 365 mehr als nur die Summe seiner Teile, indem es die einzelnen Aspekte des digitalen Arbeitsplatzes unter dem Blickwinkel der Employee Experience zusammenführt.

Die Viva-Module im Praxis-Check

Kommen wir nun zu den einzelnen Modulen von Microsoft Viva. Jedes Modul hat seinen eigenen Schwerpunkt und Nutzen. Ich werde nicht nur erklären, was die Module tun, sondern jeweils drei konkrete Anwendungsszenarien skizzieren, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie Viva in der Praxis Mehrwert stiftet.

Viva Connections – Das Tor zum digitalen Arbeitsplatz

Was ist das? Viva Connections ist im Grunde Ihr modernes Unternehmensportal direkt in Microsoft Teams. Man könnte auch sagen: der schicke, digitale Eingangsbereich Ihres Unternehmens, wo News, Ressourcen und Tools für Mitarbeiter zusammenlaufen. Technisch betrachtet ist Viva Connections eine Teams-App, die auf Ihre SharePoint-Intranetseite (Home Site) aufsetzt und diese samt personalisiertem Dashboard und News-Feed in Teams bringt.

Wozu ist das gut? Der Sinn von Connections: Alle Mitarbeiter auf dem Laufenden halten und Zugänge erleichtern. Gerade in verteilten oder hybriden Belegschaften stellt man fest, dass viele Kollegen gar nicht mehr regelmäßig das klassische Intranet aufsuchen. Mit Viva Connections bringen Sie das Intranet zu den Leuten – ins Teams-Fenster, aufs Smartphone. Zudem lassen sich über das Dashboard Quick Actions anbieten (z.B. Urlaub beantragen, Gehaltsabrechnung abrufen, eine Störung melden) und wichtige Links bereitstellen.

Praxis-Szenarien: 1. Frontline-Mitarbeiter erreichen: Ihr Unternehmen hat viele Mitarbeiter ohne Schreibtisch (z.B. im Lager, in Filialen). Dank Viva Connections auf dem Smartphone erhalten auch diese Kollegen tagesaktuelle News, können Ankündigungen der Geschäftsführung lesen oder über das Dashboard z.B. ihre Arbeitszeiten stempeln. Ergebnis: Niemand fühlt sich abgehängt, die Kommunikation in die Fläche klappt. 2. Personalisiertes Mitarbeiterportal: Ein neuer Mitarbeiter startet und sieht in Viva Connections einen für ihn personalisierten Home-Bereich: News aus seiner Abteilung, anstehende Termine, seine nächsten Schulungen aus Viva Learning und schnelle Links zu den für ihn relevanten Tools (z.B. CRM-System, Helpdesk). So findet er sich vom ersten Tag an zurecht und weiß, wo er was findet. 3. Unternehmenskultur fördern: Auf der Startseite von Connections präsentiert HR jeden Monat eine „Story des Monats“ (z.B. ein Team stellt sich vor oder ein besonderes Projekt wird gewürdigt). Mitarbeiter können diese News liken, kommentieren und teilen (je nach freigegebenen Funktionen). Dadurch wird das Gemeinschaftsgefühl gestärkt, die Kolleginnen und Kollegen erfahren mehr über andere Bereiche der Firma.

Mein Tipp aus der Praxis: Viva Connections steht allen Microsoft 365 Kunden ohne Zusatzkosten zur Verfügung (Lizenzdetails später). Nutzen Sie das! Allerdings: Der Erfolg hängt davon ab, ob Ihr Intranet attraktiv und aktuell ist. Viva Connections ist kein Selbstläufer – wenn die angezeigten Inhalte veraltet oder langweilig sind, schauen die Nutzer auch in Teams nicht rein. Sorgen Sie also für spannende News, relevante Links und ein übersichtliches Dashboard. Dann kann Connections zu dem zentralen Einstiegspunkt für den digitalen Arbeitstag werden.

Viva Insights – Daten, die für Sie arbeiten (statt umgekehrt)

Was ist das? Viva Insights liefert datenbasierte Einblicke in das Arbeitsverhalten – individuell für Mitarbeiter, aber auch aggregiert für Führungskräfte und die Organisation. Vielleicht kennen Sie den E-Mail-Newsletter „MyAnalytics“ von früher? Daraus ist Viva Insights hervorgegangen. Direkt in Teams oder per Outlook-Briefing zeigt es z.B. an: „Sie hatten letzte Woche 32 Meetings, durchschnittlich 6 pro Tag, und 5 Stunden Überstunden“. Auch Empfehlungen wie „Blocken Sie Fokuszeit“ oder „Denken Sie daran, sich bei Kollegin X für die Unterstützung zu bedanken“ gehören dazu. Auf Führungs- und Organisationsebene gibt es Dashboards, die Trends aufzeigen (z.B. Anteile von Meetingzeit, Zusammenarbeit über Teams hinweg, etc.), allerdings immer in anonymisierter Form.

Wozu ist das gut? Der Zweck von Insights: Work smarter, not harder. Mitarbeiter erhalten persönliche Hilfestellungen, um ihre Zeit besser einzuteilen und Stress abzubauen (z.B. Fokuszeiten blocken, Pausen einplanen, Meditation über Headspace). Führungskräfte wiederum erkennen anonyme Muster, etwa ob ihr Team ständig Überstunden schiebt oder kaum zusammenarbeitet. Daraus lassen sich Maßnahmen ableiten (z.B. Meeting-Regeln verbessern, auf Work-Life-Balance achten). Wichtig: Insights ist kein Überwachungstool. Einzelne Aktivitäten sieht niemand außer dem Mitarbeiter selbst. Manager-Reports gibt es nur ab einer Mindestgruppengröße (Standard: 10 Personen), und Microsoft setzt Differential Privacy ein, um Rückschlüsse auf Individuen zu verhindern. Der Betriebsrat wird es trotzdem prüfen wollen – aber dazu später mehr unter Governance.

Praxis-Szenarien: 1. Fokuszeit finden: Ein Entwickler bemerkt, dass er vor lauter Meetings nicht zum Programmieren kommt. Viva Insights schlägt ihm vor, zwei Nachmittage pro Woche als Fokuszeit zu blockieren (und lässt sich mit einem Klick im Kalender eintragen). Mit diesen ungestörten Zeitfenstern steigt seine Produktivität und der Abgabetermin wird ohne Nachtschichten gehalten. 2. Team-Work-Life-Balance verbessern: Eine Abteilungsleiterin sieht im Viva-Insights Teambericht, dass ihr Team im letzten Quartal im Schnitt 5 Stunden pro Woche außerhalb der Kernarbeitszeit gearbeitet hat. Sie initiiert daraufhin einen „No-Meeting-Friday“ und sensibilisiert in einer Teams-Besprechung für das Thema Work-Life-Balance. Drei Monate später zeigen die Daten: Die abendlichen Aktivitäten sind um 40 % zurückgegangen. 3. Frühwarnsystem für Abteilungen: Die HR-Analysten Ihres Unternehmens nutzen die organisationsweiten Insights-Daten. Sie entdecken, dass in der Vertriebsabteilung die Netzwerkgröße (Anzahl der Kontakte – intern wie extern) in den letzten 6 Monaten stark gesunken ist. Mögliche Interpretation: Das Vertriebs-Team ist isoliert oder überlastet. Man bespricht dies mit der Vertriebsleitung – diese stellt fest, dass viele Routinetermine mit anderen Abteilungen wegrationalisiert wurden. Als Gegenmaßnahme wird ein monatlicher Austausch mit dem Marketing eingerichtet, um die Vernetzung wieder zu stärken.

Mein Tipp aus der Praxis: Für viele ist es erst mal ungewohnt, wenn ein Tool ihnen sagt, sie hätten zu viele Meetings. 🌱 Fangen Sie klein an. Aktivieren Sie Viva Insights für alle, aber erklären Sie gut, dass die persönlichen Daten privat bleiben. Stellen Sie ggf. in den Einstellungen höhere Datenschutz-Schwellen ein (z.B. Berichte erst ab 20 Personen) und holen Sie den Betriebsrat früh ins Boot. Wenn die Mitarbeiter verstehen, dass Insights ihnen hilft und nicht überwacht, werden viele die Tipps gerne annehmen. Einige meiner Kunden wollen nach anfänglicher Skepsis Viva Insights nicht mehr missen – besonders Fokuszeit und der morgendliche Briefing sind echte Produktivitäts-Booster!

Viva Topics – (Ehemals) Wissen per KI erschließen

Was war das? Viva Topics war Microsofts Versuch, das Wissensmanagement im Unternehmen per KI zu revolutionieren. Stellen Sie sich vor: Überall in Ihren Dokumenten, E-Mails, Teams-Chats tauchen automatisch Begriffe auf, die man anklicken kann – und ein kleines Pop-up (Topic Card) erklärt Ihnen den Begriff, zeigt Experten dazu und verlinkt relevante Dateien. Genau das hat Viva Topics gemacht. Es hat Inhalte aus SharePoint, Teams etc. durchforstet und thematisch gebündelt. Daraus entstanden Topic Pages, also Wissensseiten zu z.B. Projekten, Produkten, Fachbegriffen, inkl. der zugehörigen Experten und Dokumente.

Wozu war das gut? Der Sinn dahinter: Wissen auffindbar machen, ohne aufwändige manuelle Pflege wie in einem klassischen Wiki. Neue Mitarbeiter sollten nicht mehr ewig nach Informationen suchen müssen – Viva Topics präsentierte sie ihnen proaktiv. Auch „versteckte“ Expertise im Unternehmen konnte so sichtbar gemacht werden (z.B. wusste man, wer viel zu Thema XY beiträgt, und konnte diese Person fragen). Kurzum: Weniger Suchen, weniger Doppelarbeit, besserer Wissenstransfer.

Praxis-Szenarien (aus der Zeit von Topics): 1. Schnelle Einarbeitung: Ein neuer Ingenieur liest die Mail einer Kollegin, in der das Projekt „Apollo“ erwähnt wird. Er hat keine Ahnung, was Apollo ist. Dank Viva Topics ist der Begriff unterstrichen: Ein Klick öffnet die Topic Card, die ihm kurz erklärt, dass Apollo eine interne Produktentwicklungsinitiative ist, wer die Projektleiter sind und wo die Dokumentation liegt. Er weiß sofort Bescheid, ohne jemanden fragen zu müssen. 2. Expertensuche leicht gemacht: Im Firmen-Wiki sucht man vergeblich nach einem Ansprechpartner für „Datenschutz GDPR“. Viva Topics hat dieses Thema jedoch identifiziert und zeigt, dass Frau Müller im Legal-Team viele Dokumente dazu verfasst hat. Ihr Name erscheint als Expertin für Datenschutz. Das Compliance-Team kontaktiert sie direkt – so findet Wissen zueinander. 3. Wissensbewahrung: Ein erfahrener Mitarbeiter geht in Rente. Viel seines Wissens steckt in verstreuten Dokumenten. Zum Glück hat Viva Topics die Themen, an denen er gearbeitet hat, bereits aggregiert. Seine Nachfolge kann im Topic Center (einer Art Wissensportal) alle wichtigen Infos übernehmen und hat eine Ausgangsbasis, auch wenn der Kollege nicht mehr da ist.

Aktueller Stand: Microsoft hat angekündigt, Viva Topics zum 22. Februar 2025 einzustellen. Warum? Man setzt nun auf neue, KI-gestützte Wissensfunktionen im Microsoft 365 Copilot. Vereinfacht gesagt: Copilot kann ähnliche Fragen beantworten und Wissen finden, ohne dass ein separates Topic-Tool notwendig ist. Bestehende Topic-Seiten werden in normale SharePoint-Seiten umgewandelt, die man weiter nutzen kann. Wenn Sie also 2023/24 Viva Topics eingeführt haben, ist das Wissen nicht verloren – es lebt nun einfach anders weiter.

Mein Tipp aus der Praxis: Die Idee hinter Viva Topics war super, aber die Realität oft holprig: Viele KI-Vorschläge waren ungenau und man brauchte doch einiges an kuratiertem Input. Künftig würde ich auf eine Kombination aus klassischem Intranet, guter Suchfunktion und KI-Tools wie Copilot setzen, um Wissen zu managen. Wichtig bleibt: Wissensmanagement ist kein Selbstläufer. Man braucht immer Leute, die Content pflegen und Qualität sichern. Technik (ob Viva Topics oder Copilot) kann helfen, aber nicht zaubern.

Viva Learning – Lernen im „Flow of Work“

Was ist das? Viva Learning ist eine Lernplattform direkt in Teams. Sie vereint verschiedenste Lerninhalte an einem Ort: interaktive Online-Kurse, Videos, Podcasts, Dokumentationen. Microsoft selbst liefert kostenlose Inhalte (z.B. Microsoft Learn Kurse, teils Lernpfade zu Office etc.). Dazu können Partnerinhalte wie LinkedIn Learning, Coursera, Pluralsight oder die eigene Unternehmensakademie angebunden werden. Das Schöne: Mitarbeiter können Lerninhalte suchen, empfehlen, teilen oder sogar bestimmten Kollegen „zuweisen“ – alles innerhalb von Microsoft Teams, ohne separate LMS-Oberfläche.

Wozu ist das gut? Der Zweck liegt auf der Hand: Weiterbildung fördern, indem man sie so einfach zugänglich wie möglich macht. Wer sowieso täglich in Teams arbeitet, stolpert eher mal über einen interessanten Kurs im Viva-Learning-Tab, als wenn er erst mühsam ein externes Portal aufrufen muss. Außerdem schafft Viva Learning eine gemeinsame Lernkultur: Kollegen können Kurse gegenseitig empfehlen, und Führungskräfte sehen, welche Skills im Team bereits entwickelt werden.

Praxis-Szenarien: 1. Onboarding leicht gemacht: Ein neuer Mitarbeiter startet. Statt ihm einen Link-Wust an Pflichtschulungen zu mailen, findet er in Viva Learning eine Onboarding-Kurssammlung: Ein Mix aus internen Videos („Willkommen bei uns“), einem Compliance-Kurs zum Datenschutz und einigen LinkedIn-Learning-Kursen zur Branche. Er arbeitet die Liste innerhalb der ersten Wochen durch – und sein Vorgesetzter kann in Viva Learning den Fortschritt einsehen. 2. Lernen auf Zuruf: Eine Marketing-Mitarbeiterin soll für nächstes Jahr mehr mit Datenanalyse arbeiten. Sie gibt in Viva Learning den Suchbegriff „Power BI“ ein und erhält diverse Vorschläge: vom Einsteiger-Training bis zum fortgeschrittenen Tutorial. In ihrer Mittagspause schaut sie gleich ein Video an und markiert zwei längere Kurse für später. Viva Learning merkt sich das und erinnert sie nächste Woche daran, weiterzulernen. 3. Team-Weiterentwicklung gezielt steuern: Der Leiter einer Kundenservice-Abteilung möchte, dass alle seine Mitarbeiter dieses Jahr eine Schulung zu „Umgang mit schwierigen Kunden“ machen. Über Viva Learning weist er dem Team einen entsprechenden Kurs zu (aus der internen Mediathek). Alle erhalten in Teams eine Benachrichtigung. Zwei Monate später prüft der Leiter den Status: 80% haben den Kurs abgeschlossen. Er lobt das Team im nächsten Meeting und holt Feedback ein, ob die Schulung hilfreich war.

Mein Tipp aus der Praxis: Viva Learning ist dann am effektivsten, wenn genügend relevante Inhalte vorhanden sind. Klingt banal, aber der beste Learning-Hub bringt nichts, wenn dort nur ein paar uralte PDFs liegen. Planen Sie also, welche Inhalte Sie integrieren: z.B. LinkedIn Learning (lohnt, wenn viele Wissensarbeiter), interne Schulungsvideos, Dokumentationen im SharePoint etc. Nutzen Sie auch die soziale Komponente: Motivieren Sie Ihr Team, interessante Kurse in Meetings kurz vorzustellen oder Lernerfolge zu teilen. So wird Lernen Teil des Alltags. Und keine Sorge: Die Grundfunktionen von Viva Learning sind in den gängigen Microsoft 365 Plänen ohne Aufpreis enthalten. Nur für fortgeschrittene Features (z.B. detailliertes Tracking, Einbindung externer LMS) braucht man die Zusatzlizenz. Fangen Sie also ruhig mit der kostenlosen Basis an und sehen Sie, wie es läuft.

Viva Goals – OKR-Management mit Ablaufdatum?

Was ist das? Viva Goals (entstanden aus der Übernahme von Ally.io) ist ein Tool für Objectives and Key Results (OKR). Das bedeutet: Sie können Unternehmensziele, Teamziele und individuelle Ziele definieren, und messbare Schlüssel­ergebnisse hinterlegen. Viva Goals hilft dabei, diese Ziele über das ganze Jahr im Blick zu behalten. Jeder Mitarbeiter sieht, wie seine eigenen Beiträge zu den größeren Zielen passen. Integration ist ein großes Thema: Goals lässt sich z.B. an Azure DevOps, Jira, Excel oder Power BI anbinden, damit Key Results automatisch aktualisiert werden (wer will schon manuell Zahlen pflegen?). Und natürlich ist Viva Goals als App in Teams verfügbar, inkl. Benachrichtigungen und Check-ins direkt dort.

Wozu ist das gut? Alignment und Transparenz. OKR-Methodik soll verhindern, dass jeder im eigenen Silo arbeitet. Mit Viva Goals werden Ziele und Fortschritte für alle sichtbar: Das Marketing sieht, was der Vertrieb als Ziele hat, und vice versa. Das Top-Management kann in einem Dashboard verfolgen, wie weit die strategischen Ziele erfüllt sind. Und Mitarbeiter verstehen besser, wie ihre Arbeit zum großen Ganzen beiträgt. Zudem fördert es eine Ergebniskultur: Statt nur auf Aktivitäten zu schauen („Wir haben 10 Meetings gemacht“), schaut man auf Ergebnisse („Umsatzsteigerung +5%“).

Praxis-Szenarien: 1. Unternehmensweite Zieltransparenz: Zum Jahresbeginn legt die Geschäftsführung 5 Top-Objectives fest (z.B. Kundenzufriedenheit steigern, neue Produktlinie erfolgreich einführen). Diese werden in Viva Goals als Company-OKRs angelegt. Alle Abteilungen richten ihre eigenen OKRs daran aus. Im Quartalsmeeting teilt der CEO einfach den Viva-Goals-Dashboard-Screen in Teams: Man sieht auf einen Blick, welche Objectives „On Track“ sind und wo es hakt, ohne lange Excel-Schlachten. 2. Team-Check-ins vereinfachen: Ein Projektteam hat für Q3 das Ziel, die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Kundenanfragen um 20% zu senken. Wöchentlich aktualisiert das Team die Key Results (aktuelle Durchlaufzeit in Stunden) in Viva Goals. In der Team-Besprechung am Freitag teilt die Leiterin kurz das Viva-Goals Update: Man sieht den Trend und die Prognose. So gehen die Diskussionen direkt in die wichtigen Punkte (z.B. Hindernisse beseitigen), statt überhaupt erstmal Zahlen zusammenzutragen. 3. Automatisierte Fortschrittsmessung: Der Sales-Manager lässt die Anzahl neuer Leads, die sein Team generiert, als Key Result automatisch aus Dynamics 365 (CRM) nach Viva Goals übernehmen. Jedes Mal, wenn ein Vertriebsmitarbeiter einen Lead einpflegt, steigt der Zähler in Viva Goals. Alle sehen live, wie weit das Quartalsziel „500 neue Leads“ gediehen ist. Das schafft einen kleinen sportlichen Wettbewerb, jeder möchte seinen Anteil sehen.

Aktueller Stand: So wertvoll Viva Goals für viele Unternehmen geworden ist – Microsoft hat angekündigt, das Produkt Ende 2025 einzustellen. Der genaue Grund wurde nicht offiziell breit kommuniziert, aber man kann spekulieren: Möglicherweise war die Nachfrage nicht wie erhofft, oder Microsoft plant, OKR-Funktionen anderswo zu integrieren (vielleicht in Project, Planner oder neue KI-Tools). Für Bestandskunden heißt es nun: Alternativen suchen. Die Daten aus Viva Goals können exportiert werden, und es gibt am Markt andere OKR-Tools. Dennoch ist das natürlich unschön für alle, die gerade mühsam OKR-Prozesse etabliert haben.

Mein Tipp aus der Praxis: Wenn Sie Viva Goals noch nicht eingeführt haben, würde ich Stand heute (Ende 2025) kein großes Projekt mehr darauf aufsetzen. Setzen Sie zwar weiterhin auf die OKR-Methode, aber ggf. mit einem anderen Tool oder sogar Übergangslösungen (SharePoint-Liste, Excel) bis klar ist, was Microsoft als Nachfolger plant. Falls Sie Viva Goals bereits nutzen, sorgen Sie dafür, dass alle wichtigen Ziel-Daten exportiert und dokumentiert sind, bevor es abgeschaltet wird. Und kommunizieren Sie offen im Unternehmen, warum das Tool verschwindet – die OKR-Kultur können Sie unabhängig vom Tool weiterführen, das sollten Mitarbeiter verstehen.

Viva Engage – Die neue Generation des Mitarbeiter-Netzwerks

Was ist das? Viva Engage ist im Grunde das gute alte Yammer im neuen Gewand. Microsoft hat Yammer (das soziale Unternehmensnetzwerk) in Teams integriert und umbenannt. Viva Engage bietet Diskussionsforen (Communities), in denen sich Mitarbeiter über alle Hierarchien und Standorte hinweg austauschen können. Funktionen wie Umfragen, Ankündigungen, „Gefällt mir“ und @Mention erinnern an klassische soziale Medien, nur eben intern. Neu hinzugekommen sind Dinge wie die Storyline (jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Feed, auf dem er Posts teilen kann, ähnlich einem persönlichen Blog) und „Leadership Corner“, wo Top-Manager Beiträge gezielt an die Belegschaft richten können. Außerdem gibt es ein Q&A-Feature namens Answers, wo Fragen gestellt und von Kollegen beantwortet werden können – Wissen crowdsourcen sozusagen.

Wozu ist das gut? Viva Engage zielt darauf ab, Mitarbeiter zu vernetzen und die Kultur zu stärken. Wo in Teams und E-Mails oft nur im kleinen Kreis oder im formellen Kontext kommuniziert wird, bietet Engage einen offenen Raum für Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg. Mitarbeiter können Ideen teilen, Fragen stellen, Erfolgsgeschichten feiern oder einfach mal ein Foto vom Sommerfest posten. Das fördert Zusammengehörigkeit, Innovation (gute Ideen können von überall kommen!) und gibt der Belegschaft eine Stimme. Führungskräfte können auf Engage auf Augenhöhe mit Mitarbeitern interagieren, Feedback einsammeln und authentischer kommunizieren als über formale Rundmails.

Praxis-Szenarien: 1. Ask-Me-Anything mit der Geschäftsführung: Einmal im Quartal stellt sich der CEO in einer Viva-Engage Community den Fragen der Mitarbeiter. Vorab können alle ihre Fragen posten, liken und kommentieren. Im Live-Event (per Teams Meeting) werden die Top-Fragen dann vom CEO beantwortet. Durch die asynchrone Vorbereitung trauen sich viel mehr Leute, Fragen zu stellen. Das Ergebnis: mehr Transparenz und Vertrauen in der Organisation. 2. Wissensaustausch unter Experten: Die IT-Abteilung hat eine Community „Power Platform Enthusiasten“ gegründet, offen für alle. Dort teilen Mitarbeiter Tipps, kleine Tutorials und beantworten gegenseitig Fragen (z.B. „Wie baue ich einen Flow für Urlaubsanträge?“). Ein neues Mitglied kann über die Answers-Funktion sogar gezielt eine Frage stellen. Binnen Stunden erhält es Antworten von Kollegen aus verschiedenen Standorten. Dieses Crowd-Wissen spart allen Zeit und bringt Leute zusammen, die sonst nie voneinander erfahren hätten. 3. Kulturevents & Soziales: HR startet eine unternehmensweite Engage-Gruppe für das Thema Gesundheit. Im Rahmen einer „Step Challenge“ posten Teams ihre gelaufenen Schritte, Fotos von ihren Laufrunden und feuern sich gegenseitig an. Die Interaktion ist riesig: über 500 Mitarbeiter machen mit, quer durch alle Abteilungen. Dieses spielerische Ereignis schafft Kontakte über den Arbeitsalltag hinaus und steigert die Motivation.

Mein Tipp aus der Praxis: Nicht jede Firma hat von heute auf morgen eine lebendige Engage-Community. Kultur braucht Pflege. Es ist sinnvoll, am Anfang sogenannte Community Manager zu ernennen, die Diskussionen anregen, Fragen beantworten und Kollegen motivieren mitzumachen. Erfolgreiche Beispiele: Foto-Wettbewerbe, „Kollege des Monats“ Abstimmungen, oder einfach die Führungskräfte aktiv zum Posten ermuntern. Wichtig auch: Klare Netiquette definieren, damit alle wissen, was okay ist (und was nicht). Wenn Engage gut moderiert und vorgelebt wird, kann es das „Wir-Gefühl“ im Unternehmen ungemein stärken. Und ja, grundsätzlich ist die Nutzung von Viva Engage (bzw. Yammer) in den meisten M365-Plänen ohne Zusatzkosten enthalten – Sie haben also wenig zu verlieren, wenn Sie es einfach mal ausprobieren.

Viva Amplify – Kampagnen-Kommunikation auf allen Kanälen

Was ist das? Viva Amplify ist brandneu (2024 eingeführt) und richtet sich vor allem an Kommunikations- und PR-Teams im Unternehmen. Es ist eine Art Schaltzentrale für interne Kommunikation: Man kann in Amplify einen Beitrag oder eine ganze Kampagne erstellen und dann mit einem Klick über mehrere Kanäle verbreiten – z.B. als E-Mail an alle Mitarbeiter und als Post in einer Viva-Engage Community und als News auf der SharePoint-Startseite. Amplify bietet dabei Textvorlagen und KI-Unterstützung, um die Botschaft optimal zu formulieren (Stichwort: einheitlicher Tonfall, passende Länge je Kanal). Nach Versand zeigt Amplify schicke Analytics: Wie viele haben die Nachricht gelesen, geklickt, geliked? So sieht man den Impact der Kommunikation.

Wozu ist das gut? In vielen Firmen passiert es immer noch: Die interne Kommunikation verschickt eine wichtige Info per Mail, postet sie aber nicht auf dem Intranet – oder umgekehrt. Einige Mitarbeiter verpassen es dann. Amplify sorgt dafür, dass alle Kanäle konsistent bespielt werden, ohne doppelten Aufwand. Das erhöht die Reichweite von Botschaften enorm. Zudem kann man mit Daten belegen, welche Nachrichten ankommen: vielleicht liest kaum jemand die langen Mails, aber der kurze Post in Viva Engage zündet? Dann weiß das Team, wie man künftig besser kommuniziert. Amplify spart Zeit und sorgt für stringente, messbare Kommunikationskampagnen intern.

Praxis-Szenarien: 1. Strategie-Update kampagnenförmig verbreiten: Die Geschäftsleitung möchte die neue 5-Jahres-Strategie allen Mitarbeitern näherbringen. Das Kommunikationsteam erstellt in Amplify eine Kampagne „Strategie 2030“ mit mehreren Beiträgen: ein initiales Anschreiben des CEO, Follow-up-Artikel mit Details, Reminder-Posts etc. Jeder Beitrag wird über E-Mail, Viva Engage und SharePoint gleichzeitig veröffentlicht. Amplify zeigt nach jeder Welle, wie viele Mitarbeiter die Inhalte konsumiert haben. So kann das Team gezielt nachsteuern (z.B. Themen nochmal aufgreifen, falls sie nicht verstanden wurden). 2. Krisenkommunikation in Echtzeit: Ein wichtiger IT-Dienst ist ausgefallen. Statt hastig eine Mail und getrennt eine Teams-Nachricht zu schreiben, nutzt der IT-Leiter Amplify: Er formuliert die Störungsmeldung einheitlich und drückt auf Veröffentlichen. Sofort geht überall die gleiche Info raus: per Mail an alle, als Post in der „IT-News“ Engage-Gruppe und als Banner im Intranet. Die Kollegen sind informiert, und sobald der Dienst wieder läuft, wird genauso synchron Entwarnung gegeben. 3. HR-Kampagne mit Feedback-Auswertung: HR plant eine Kampagne für die neue betriebliche Altersvorsorge. Über Amplify verschicken sie Infos und Einladungen zu Info-Sessions. Nach zwei Wochen schaut das Team auf die Amplify-Analytics: Sie sehen, dass zwar 80% die Mail geöffnet haben, aber kaum jemand auf den Anmelde-Link geklickt hat. Daraufhin entscheiden sie sich, über Viva Amplify einen kurzen Reminder als Teams-Chatnachricht an alle zu senden, was eine deutlich höhere Klickrate bringt. So lernen sie, welcher Kanal für welches Anliegen am besten funktioniert.

Mein Tipp aus der Praxis: Amplify ist ein Segen für alle, die mit wenig Personal viel Kommunikationswirkung erzielen müssen. Allerdings braucht man erstmal Inhalte und eine Kommunikationsstrategie. Die Technik löst nicht magisch Ihre Kommunikationsprobleme – aber sie macht es viel einfacher, gute Inhalte breit zu streuen. Ich empfehle, Amplify in der Pilotphase mit einer konkreten Kampagne zu testen (z.B. Führungswechsel, neues Firmenlogo, Sicherheits-Schulungskampagne). Die Auswertung hinterher liefert super Learnings. Beachten Sie: Viva Amplify gehört zur kostenpflichtigen Viva Suite (bzw. dem Viva „Employee Communications“ Paket). Doch wenn interne Kommunikation für Sie wichtig ist, lohnt sich der Blick darauf auf jeden Fall.

Weitere Viva-Bausteine: Pulse, Glint und Co.

Neben den „großen“ Viva-Modulen gibt es noch ein paar weitere Ergänzungen, die ich der Vollständigkeit halber erwähnen möchte:

• Viva Pulse: Ein Leichtgewicht-Feedback-Tool für Teamleiter. Viva Pulse erlaubt es, schnelle Umfragen im Team zu machen – z.B. nach Abschluss eines Projekts oder einfach als monatlicher Stimmungsbarometer. Es gibt vordefinierte, wissenschaftlich fundierte Fragebögen (z.B. zum Thema Engagement, Wohlbefinden oder Teamkommunikation), die anonym an die Teammitglieder verschickt werden. Die Ergebnisse sieht dann nur der versendende Manager und kann daraus Handlungsschritte ableiten. Pulse ist quasi das Instant-Feedback-Werkzeug für die Teamebene.
• Viva Glint: Hier wird es strategischer. Viva Glint (aus Microsofts Übernahme der Firma Glint entstanden) ist eine umfassende Mitarbeiterbefragungs- und Analyseplattform. Damit können HR und Führungsebene groß angelegte Engagement-Umfragen durchführen (z.B. jährliche Stimmungsbarometer, Pulse-Umfragen quartalsweise zu Themen wie Arbeitszufriedenheit, Inklusion etc.). Glint wertet die Daten mit Benchmarks und KI aus, zeigt Trends und Problemfelder auf einem Dashboard und gibt Empfehlungen. Beispiel: Wenn die Umfrage zeigt, dass die Weiterentwicklungsperspektiven schlecht bewertet werden, wird Glint das als Risikofaktor für Mitarbeiterabwanderung highlighten. Kurz: Glint ist das Fieberthermometer für die Organisationsgesundheit.
• Viva Sales: Der Vollständigkeit halber erwähnt: Viva Sales ist ein spezielles Modul für Vertriebsteams. Es integriert CRM-Daten (z.B. aus Salesforce oder Dynamics 365) in Outlook und Teams, und nutzt KI, um Verkaufsprozesse zu erleichtern. So kann es z.B. E-Mails analysieren und automatisch CRM-Einträge erstellen oder nächste Aktivitäten empfehlen. Für die breite Employee-Experience-Diskussion ist Viva Sales weniger zentral, da es eine sehr zielgruppenspezifische Lösung ist.

Man sieht: Die Viva-Familie ist stetig gewachsen. Nicht jedes Modul passt für jedes Unternehmen – und manche sind, wie beschrieben, schon wieder auf dem Rückzug. Es gilt also gut auszuwählen, welche Bausteine für die eigenen Ziele sinnvoll sind.

Architektur und Integration in Microsoft 365

Microsoft Viva baut auf der bestehenden Microsoft-365-Plattform auf und verknüpft verschiedene Dienste zu neuen Erlebnissen. Aus Architektursicht gibt es keine separaten „Viva-Server“, sondern Viva nutzt, was da ist:

• Azure AD / Entra ID für Identitäten und Gruppen (also wer sieht was in Viva, wer darf administrieren etc.)
• Microsoft Graph als Daten-Layer: Hier kommen Signale über Meetings, E-Mails, Datei-Aktivitäten etc. zusammen, die z.B. Viva Insights und Viva Topics nutzen.
• SharePoint als Content-Plattform: Viva Connections zieht daraus das Intranet, Viva Topics speicherte dort Wissensseiten, Viva Learning kann SharePoint als Quelle für Schulungsmaterial nutzen, Amplify publiziert News in SharePoint-Seiten, etc.
• Teams als Benutzerschnittstelle: Die meisten Viva-Module erscheinen als Apps in Microsoft Teams (sowohl Desktop als auch mobil). Statt für jede Funktion extra eine Webseite aufzurufen, finden Mitarbeiter alles in Teams: z.B. die Registerkarte „Viva Learning“, die App „Viva Insights“ in der linken Leiste, oder über die Teams-Suche Topics-Karten.
• Exchange/Outlook: Viva Insights verschickt z.B. die täglichen Briefing-Mails über Outlook. Amplify integriert sich mit Exchange, um E-Mails aus der Kampagnenzentrale zu versenden. Viva Goals und andere können E-Mail-Benachrichtigungen schicken.
• Yammer Service: Hinter Viva Engage steckt nach wie vor der Yammer-Dienst (jetzt oft „Microsoft Communities“ genannt). Dieser läuft in der Microsoft Cloud und ist über die Viva-Engage Teams-App und Web erreichbar. Datenspeicherung erfolgte bei EU-Tenants mittlerweile ebenfalls in EU-Rechenzentren, was in der Anfangszeit von Yammer ein Thema war.
• Andere M365-Services: z.B. speichert Viva Learning Benutzerfortschritte, an welchen Kurs man gerade dran ist, vermutlich in einer Kombination aus SharePoint und dem Learning-Service. Viva Pulse/Glint nutzen sicher Azure-SQL-Datenbanken im Hintergrund für Umfragedaten. Wichtig ist: Alles liegt in der Microsoft Cloud, es gibt kein On-Premises für Viva.

Die Integration ins Ökosystem zeigt sich auch darin, dass Viva Querverbindungen zwischen den Modulen schafft. Beispiel: In Viva Connections können Sie direkt ein Viva-Learning-Widget ins Dashboard packen, das anzeigt, welche Kurse für den Nutzer empfohlen sind. Oder Viva Insights kann einen Link zur Viva Learning Meditation-App (Headspace) anzeigen, wenn es merkt, dass der Nutzer gestresst ist. Viva Engage (Yammer) und Viva Amplify verzahnen sich ebenfalls: Amplify kann Beiträge direkt in passenden Engage-Communities posten.

Administrativ gesehen verteilt sich Viva auf verschiedene Admin Center:

• Viva Connections: wird über SharePoint (Home Site Einrichtung) und Teams (App-Pinning) konfiguriert.
• Viva Engage: Administration weitgehend im Yammer-Admin Center (Netzwerk-Einstellungen, Nutzer-Management) und teils im Teams-Admin (App-Bereitstellung).
• Viva Insights: konfigurierbar im M365 Admin Center unter „Insights“ (z.B. Datenschutz-Einstellungen, welche Insights aktiviert sind) sowie in Entra ID (Rollen für Insights Admin etc.).
• Viva Learning: teils im M365 Admin Center (Learning Admin), wo man Inhaltsanbieter verbindet, teils in Teams (App-Berechtigungen).
• Viva Goals: eigenes Portal für Admins (erreichbar über Web oder Teams-App) für Konfiguration, Ziel-Vorlagen etc.
• Viva Amplify: Konfiguration vor allem durch Zuweisung der App an die richtigen Kommunikatoren und Berechtigungen, sonst in der App selbst.
• Viva Pulse/Glint: über Insights Admin regelbar, wer Umfragen erstellen darf, etc., Glint hat ggf. ein eigenes Admin-Interface für Survey Design.

Wichtig aus IT-Architektur-Sicht: Viva ist cloud-only. Es bedient sich aber der bestehenden Sicherheits- und Compliance-Mechanismen von Microsoft 365. Beispielsweise gelten Dokumentenberechtigungen auch in Viva Topics: Nur wer ein Dokument ohnehin öffnen dürfte, sieht es als Fund in einer Topic Card. Oder Datenschutz-Einstellungen (wie dass Viva Insights eben keine Einzeldaten an Vorgesetzte gibt) sind zentral in M365 gesteuert. Das erleichtert es, Viva ins Unternehmen zu bringen, da man nicht alles neu erfinden muss.

Lizenzierung: Was ist inklusive, was kostet extra?

Die große Frage für Budgetverantwortliche: Was kostet der Spaß? Die gute Nachricht: Ein paar Viva-Module sind bereits in Microsoft 365 enthalten („seeded“, wie Microsoft sagt). Andererseits gibt es Module, die man zusätzlich lizenzieren muss. Und natürlich bietet Microsoft eine Viva Suite an, die mehrere Module gebündelt günstiger enthält.

Ein kurzer Überblick in Tabellenform:

Zur Erläuterung: Viva Suite ist ein Paket, das (Stand 2025) alle wichtigen Viva-Module (Connections, Insights/Glint/Pulse, Engage, Amplify, Learning) für einen monatlichen Aufpreis pro Benutzer enthält. Preislich liegt die Suite (je nach Volumenrabatt) in einer Größenordnung von etwa 9–11 € pro Nutzer/Monat. Das kann günstig sein, wenn man mehrere Module einsetzen will. Einzel-Lizenzen (Add-Ons) wie Viva Learning oder Viva Insights liegen meist bei 3–5 € pro Nutzer/Monat.

Wichtig: Nicht jeder Mitarbeiter muss jede Viva-Lizenz haben. Sie können z.B. entscheiden, nur die Führungskräfte mit Viva Insights (Manager-Insights) auszustatten, die normalen Mitarbeiter nutzen dann nur die kostenfreie Version. Oder Sie lizenzieren Viva Learning Premium nur für die Belegschaftsteile, die es brauchen (z.B. Wissensarbeiter, während für Produktionsmitarbeiter die Basis reicht). Microsoft erlaubt hier durchaus granulare Zuweisung via Entra ID Gruppen.

Der Viva Suite Plan allerdings ist oft „Alles oder Nichts“ – wenn Sie die Suite buchen, sollten Sie idealerweise alle (oder die meisten) Module unternehmensweit ausrollen, um den Nutzen pro Euro zu maximieren. Alternativ gibt es seit 2023 auch Teil-Bundles: z.B. ein „Viva Mitarbeiterkommunikation und -gemeinschaften“ Bundle (Amplify + Engage Premium) und ein „Viva Insights“ Bundle (Insights + Glint + Pulse). Diese kosten jeweils weniger als die volle Suite, wenn man nur bestimmte Bereiche abdecken will. Hier lohnt ein Blick auf die aktuellen Microsoft-Angebote und die Beratung durch Ihren Lizenzpartner.

Kurz gesagt: Einige Häppchen Viva gibt’s umsonst als Sahnehäubchen auf Ihren bestehenden M365-Paketen. Für die deluxe Vollausstattung mit allen Modulen müssen Sie aber etwas Budget einplanen. Der Charme liegt darin, dass Sie es modular einführen können – man muss nicht sofort alles lizenzieren, sondern kann mit den freien Komponenten starten und bei Bedarf erweitern.

Governance, Sicherheit und Datenschutz

Bei all den tollen Funktionen darf man eines nicht vergessen: Die Einführung von Viva will gut begleitet und geregelt sein. Es geht um Vertrauen – Mitarbeitervertrauen, aber auch darum, Unternehmensdaten zu schützen und Verantwortlichkeiten klar festzulegen.

Sicherheit und Compliance

Aus IT-Sicht integriert sich Viva in die vorhandenen Sicherheits- und Compliance-Richtlinien von Microsoft 365. Das heißt z.B.:

• Zugriffsschutz: Viva greift auf Inhalte nur entsprechend der Berechtigungen zu. Kein Mitarbeiter sieht in Viva Connections oder Topics plötzlich Dokumente, die er in SharePoint nicht sehen dürfte. Zugriffe lassen sich wie gewohnt über Azure AD regeln (MFA, bedingter Zugriff, etc.).
• Datenspeicherung: Alle Viva-Daten liegen in der Microsoft-Cloud, meist in der geografischen Region Ihres Tenants. (Yammer/Viva Engage war früher ein Sonderfall, hostete Daten u.U. in USA – inzwischen gibt es aber EU-Hosting-Optionen.) Compliance-Vorgaben wie Datengerhaltsfristen, eDiscovery und Audit-Logs greifen auch für Viva-Inhalte, da diese letztlich in Exchange/SharePoint/Yammer liegen.
• Externe Zugriffe: Viva ist primär für interne Nutzer gedacht. Stellen Sie sicher, dass z.B. Viva Engage Communities nur dann externe Gäste enthalten, wenn Ihre Richtlinien das erlauben.
• Gerätesicherheit: Mitarbeiter greifen oft mobil auf Viva zu (z.B. Connections, Engage auf dem Smartphone). Mobile Device Management (Intune) sollte auch diese Nutzung abdecken, damit z.B. kein Unbefugter an die Daten kommt, falls ein Handy verloren geht.

Für Datenschutz (GDPR) gelten die gleichen Regeln wie für Microsoft 365 allgemein: Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter, es gibt einen AV-Vertrag, Daten bleiben in Ihrem Tenant etc. Trotzdem muss man intern klären, welche Daten gesammelt und wie genutzt werden. Besonders bei Viva Insights und Glint (wo es um Mitarbeiterdaten geht) sollten Sie Ihre Datenschutzbeauftragten einbeziehen. Microsoft hat Mechanismen eingebaut (Aggregationen, Anonymisierungen), aber die Nutzung muss dennoch datenschutzrechtlich sauber begründet und dokumentiert sein.

Betriebsrat einbinden

In Deutschland (und ähnlich in DACH/EU) kommt man am Betriebsrat nicht vorbei, wenn man Viva einführt – zumindest dann nicht, wenn Module betroffen sind, die das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern erfassen könnten. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen (BetrVG §87).

Viva Insights fällt klar in diesen Bereich: Es wertet Arbeitsdaten aus, auch wenn anonymisiert. Aber auch Viva Engage (wenn man z.B. über Nutzungsstatistiken diskutiert) oder Viva Glint (Mitarbeiterbefragungen) betreffen die Belegschaft unmittelbar. Die Empfehlung: Holen Sie den Betriebsrat frühzeitig ins Boot. Erklären Sie transparent, welchen Zweck Sie verfolgen (z.B. Arbeitslast reduzieren, nicht Kontrolle steigern). Zeigen Sie die eingebauten Datenschutzfunktionen. Ideal ist es, eine Betriebsvereinbarung für Viva abzuschließen, die genau regelt, was mit den Daten passiert und was nicht. Zum Beispiel kann man festhalten, dass Viva-Insights-Daten nicht zur individuellen Leistungsbeurteilung herangezogen werden, sondern nur für Teamanalysen und Verbesserungen genutzt werden. So entsteht Vertrauen.

Meine Erfahrung: Wenn der Betriebsrat sieht, dass Viva den Mitarbeitern nutzt (z.B. Stressabbau, bessere Weiterbildung) und nicht nur dem Management als „Kontrollwerkzeug“ dient, ist die Zustimmung durchaus zu gewinnen. Oft hilft ein gemeinsamer Workshop mit Betriebsrats- und Datenschutz-Vertretern, in dem man offen durch die Module geht und Fragen klärt. Das kostet am Anfang Zeit, erspart aber später viel Konflikt.

Verantwortlichkeiten und Governance-Struktur

Wer übernimmt eigentlich die Federführung für Viva? Hier gilt: Teamplay! Aufgrund der breiten Palette an Themen sollte eine interdisziplinäre Steuerungsgruppe aufgesetzt werden, z.B. bestehend aus IT, HR, interner Kommunikation, ggf. Organisationsentwicklung und natürlich unter Einbindung des Betriebsrats (zumindest als beratendes Mitglied). Diese Gruppe sollte die Viva-Einführung begleiten, Leitlinien aufstellen und auch den laufenden Betrieb im Blick behalten.

Auf Modulebene haben sich klare inhaltliche Verantwortungen bewährt:

• Viva Connections: Inhaltlich betreut durch die interne Kommunikation/Intranet-Verantwortliche (sie entscheiden, welche News und Links rein kommen), technisch unterstützt von IT/SharePoint-Admins.
• Viva Engage: Community-Management durch interne Komm. oder Enthusiasten in den Fachbereichen. Es kann sinnvoll sein, Power-User als Community Manager zu benennen. IT sollte Grundregeln definieren (z.B. Namenskonventionen für Gruppen, Archivierung inaktiver Communities).
• Viva Insights: Hier sind HR/Organisationsentwicklung typischerweise die Owner, da es um Arbeitskultur und Gesundheit geht. IT liefert die Datenbasis und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen die Berichte erhalten.
• Viva Learning: Gemeinsam von HR/L&D (Learning & Development Abteilung) und IT betrieben. HR kuratiert Inhalte und Lernpfade, IT kümmert sich um die technische Integration der Lernplattformen.
• Viva Goals: Oft im Strategy Office oder bei HR angesiedelt, da OKRs meist in HR/PE-Kontext fallen. Hier muss entschieden werden, wer Ziele einstellt, wer Freigaben gibt etc.
• Viva Amplify: Ganz klar im Bereich interne Kommunikation/PR. Sie sind die Hauptnutzer und sollten die inhaltliche Hoheit über Kampagnen haben, während IT nur die App bereitstellt und bei Bedarf schult.
• Viva Pulse/Glint: HR (evtl. People Analytics Team) führt hier Regie. Sie planen die Umfragen, werten sie aus und stellen sie dem Management bereit. Wichtig ist, dass Anonymitätsschwellen korrekt gesetzt werden (z.B. keine Glint-Auswertung für Teams < 5 Personen, um Rückschlüsse zu vermeiden).

Grundsätzlich sollte es einen Viva-Gesamtverantwortlichen oder Sponsor geben (z.B. den CPO = Personalchef oder CDO = Digitalchef), der das Thema auf Vorstandsebene verankert. Diese Person kommuniziert die Wichtigkeit, sichert Ressourcen und kann im Zweifel bei Konflikten eingreifen. Aus meiner Beratungspraxis kann ich sagen: Wenn Viva nur als „IT-Projekt“ läuft, wird es schwierig. Es muss gewollt und gelebt werden von der Führung und als gemeinsames Projekt mehrerer Bereiche.

Einführungsstrategien: Pilotierung und Roadmap

Jetzt wird es praktisch: Wie fängt man an mit Viva, ohne gleich die große Baustelle aufzumachen? Meine Empfehlung aus Erfahrung: klein starten, schlank pilotieren, dann skalieren. Und vor allem: von Anfang an klar definieren, was man mit Viva erreichen will.

Strategiefindung und Use Cases

Am Anfang sollte ein Workshop mit den relevanten Stakeholdern stehen (IT, HR, Komm, etc.), um die Ziele abzustecken: Wo drückt der Schuh? Möchten Sie die interne Kommunikation modernisieren? Geht es um Mitarbeiterbindung durch mehr Entwicklungschancen? Oder um Überlastung abzubauen? Aus diesen Zielen leiten Sie die Priorität der Viva-Module ab.

Beispiel: Wenn Ihre größte Pain-Point ist, dass Mitarbeiter sich nicht informiert fühlen, setzen Sie Viva Connections und Amplify nach oben auf die Liste. Wenn Burnout ein Thema ist, Viva Insights. Für Wissenssilos war früher Viva Topics gedacht – heute würde man dann eher auf gute Suche und Viva Engage (Answers) setzen. Wichtig: Use Cases konkret benennen! Statt „Wir führen Viva Learning ein“ lieber „Wir wollen die Onboarding-Zeit neuer Mitarbeiter halbieren durch eine digitale Lernreise via Viva Learning“. Solche greifbaren Use Cases überzeugen das Management und geben dem Projekt Fokus.

Pilotphase

Ich bin ein Fan davon, nicht direkt alles auf alle loszulassen. Besser: Pilotgruppen definieren. Das können einzelne Abteilungen sein (z.B. die IT als Early Adopter für Viva Insights und Engage, weil sie tech-affin sind), oder gemischte Teams – je nachdem, wo Sie aufgeschlossenes Feedback erwarten.

In der Pilotphase (typisch 4-12 Wochen) aktiviert man 1-2 Viva-Module und begleitet die Nutzer eng: Schulungen, regelmäßiges Feedback einsammeln, evtl. gemeinsame Auswertung der Insights-Daten mit den Teams. Ziel ist, Lernkurven abzuflachen und Kinderkrankheiten aufzudecken, bevor man ins breite Rollout geht.

Auch technisch ist ein Pilot sinnvoll: Sie testen z.B., ob die Mobil-App bei den Frontline Workern gut läuft, ob die Adaptive Cards in Connections richtig angezeigt werden, ob Berechtigungen stimmen. Dabei kann man gleich eine Checkliste für den späteren Rollout erstellen.

Microsoft bietet für viele Viva-Module Testlizenzen (30 Tage Trials etc.). Nutzen Sie das im Pilot, um Kosten zu sparen. Und: Wählen Sie Piloten representativ, aber auch so, dass Enthusiasten dabei sind, die dem neuen Tool eine faire Chance geben.

Roadmap und phasenweises Rollout

Auf Basis der Pilot-Erkenntnisse erstellen Sie eine gestaffelte Roadmap. Ein Beispiel aus einem meiner Projekte:

1. Phase 1 (Monat 1-3): Grundlagen schaffen. Viva Connections aufsetzen (Intranet Teams-App bauen), Viva Engage aktivieren und erste Communities starten. Fokus auf Kommunikation. Parallel: Betriebsrat und Datenschutz abstimmen für Viva Insights, aber noch nicht live schalten.
2. Phase 2 (Monat 4-6): Viva Insights für alle Mitarbeiter ausrollen (persönliche Insights) und für Manager (aggregierte Insights) nach Freigabe. Schulung der Führungskräfte, damit sie die Berichte verstehen und sinnvoll nutzen. Erste HR-Pulse-Umfragen mit Viva Pulse durchführen, um Stimmungsbild einzufangen.
3. Phase 3 (Monat 6-9): Viva Learning einführen. Start mit Kern-Zielgruppe (z.B. alle Office-Worker). LinkedIn Learning anbinden, interne Inhalte hochladen. Kommunikationskampagne: „Lerne etwas Neues“, evtl. mit Gamification (Abzeichen für abgeschlossene Kurse).
4. Phase 4 (Monat 10-12): Viva Goals pilotieren (wenn noch gewünscht trotz Auslauf) oder alternative OKR-Tool einbinden. Amplify für die Kommunikationsabteilung freischalten, damit künftige Mitarbeiter-Newsletter über Amplify laufen.
5. Phase X (Folgejahr): Kontinuierliche Optimierung und Ausbau. Evtl. neue Viva-Funktionen (z.B. Integration von Copilot in Viva nutzen, neue Module evaluieren). Regelmäßig Erfolgsmetriken überprüfen (z.B. Viva Insights zeigt 20% mehr Fokuszeit seit Einführung – Ziel erreicht?).

Jede Roadmap muss individuell passen – oben stehendes ist nur ein Beispiel. Entscheidend ist, nicht alles auf einmal machen zu wollen. Lieber Module für Module mit klarem Fokus einführen, als ein Big-Bang, bei dem die Hälfte untergeht.

Change Management und Adoption

Zum Schluss in dieser Sektion: Vergessen Sie nicht das Change Management! Neue Tools bedeuten Veränderung. Planen Sie Kommunikationsmaßnahmen, Schulungen, vielleicht ein Champions-Programm.

• Kündigen Sie Viva frühzeitig an („Was ist Viva und warum machen wir das?“).
• Stellen Sie WIFM klar („What’s in it for me?“) – warum sollte ein Mitarbeiter Viva nutzen? Betonen Sie die Vorteile (weniger Suchen, mehr Feedback, etc.).
• Bieten Sie Trainings an, idealerweise praxisnah. Vielleicht eine interne Viva-Webseite mit FAQs (die Sie aus unserer FAQ unten klauen dürfen 😁).
• Führen Sie Erfolge vor: Teilen Sie Erfolgsgeschichten („Team X hat dank Viva Learning sein Onboarding verbessert“). Das motiviert Nachahmer.
• Bleiben Sie dran: Adoption ist kein Einmal-Event, sondern laufend zu pflegen. Prüfen Sie Nutzungsstatistiken (wie viele besuchen Connections? Wie viele machen Insights-Resets?), holen Sie Feedback und verbessern Sie iterativ.

Eine Viva-Einführung ist ein Prozess, kein Projekt mit festem Enddatum. Rechnen Sie mit mindestens 6-12 Monaten, bis Viva richtig in der Kultur verankert ist. Aber die Investition lohnt sich – mit jedem kleinen Erfolg werden Sie mehr Unterstützer im Haus gewinnen.

Erfolgsfaktoren und Fallstricke bei Viva

Aus den bisherigen Ausführungen lassen sich einige Erfolgsrezepte ableiten – und Warnungen, wo es schiefgehen kann. Hier eine kompakte Übersicht:

Erfolgsfaktoren

Diese Punkte haben sich als kritisch für ein gelungenes Viva-Projekt erwiesen:

• Klares Warum: Alle Beteiligten müssen wissen, wozu Viva eingeführt wird. Ohne klaren Zweck („Wir wollen die Mitarbeiterbindung steigern, indem…“ etc.) droht Viva als lästige Spielerei abgetan zu werden.
• Top-Management Support: Wenn Vorstand und Geschäftsführung Viva aktiv unterstützen (z.B. selbst auf Viva Engage posten, in Meetings Insights-Daten diskutieren), strahlt das enorm aus. Ohne Führungs-Rückenwind versandet das Thema oft.
• Interdisziplinäres Team: Wie schon bei Governance erwähnt – HR, IT, Kommunikation & Co. müssen Hand in Hand arbeiten. Viva ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Change-Projekt.
• Early Adopters/Champions: Finden Sie begeisterte Nutzer, die Viva vorleben und Kollegen anstecken. Etwa ein Abteilungsleiter, der sein Team vorbildlich mit Viva Goals steuert, oder die Personalreferentin, die jede Woche im Feed jemanden lobt. Solche Champions treiben Adoption von unten.
• Kommunikation und Schulung: Begleiten Sie den Rollout mit einer guten Kommunikation (Mailing, Info-Sessions, vielleicht einem Viva-Infotag) und bieten Sie Trainings (Videos, Quick Guides). Uninformierte Nutzer = gelangweilte Nutzer.
• Iteratives Vorgehen: Planen, messen, nachjustieren. Schauen Sie sich Nutzungszahlen an (Teams Admin Reports, Viva Insights Adoption Dashboards etc.) und holen Sie Feedback-Runden. Wenn z.B. Viva Learning wenig genutzt wird, finden Sie heraus warum (falsche Inhalte? Unbekannt? Zu kompliziert?) und steuern nach.
• Erfolge feiern: Hat ein Team dank Viva Engage eine super Idee entwickelt? Haben Insights-Daten zu einer 10% Meetingreduzierung geführt? Solche Erfolge intern teilen und würdigen! Das motiviert und legitimiert das Projekt.
• Kontinuität: Bleiben Sie dran. Viele Digital-Workplace-Projekte flachen nach dem Launch ab. Setzen Sie Viva fest auf die Agenda (z.B. quartalsweise Review der Module, jährliches Strategie-Update, etc.). Die Employee Experience sollte ein Dauer-Thema sein, kein Strohfeuer.

Häufige Fallstricke

Worüber stolpern Unternehmen bei Viva? Ein paar Klassiker:

• Zu viel auf einmal: Alle 8 Module gleichzeitig aktivieren, aber keinem richtig Aufmerksamkeit schenken – das endet im Chaos. Die Nutzer überfordert es und die Admins auch. Besser schrittweise.
• Kein Content, keine Pflege: Viva Connections ohne frische News, Viva Learning ohne interessante Kurse, Viva Engage ohne Moderation – solche „leeren Hüllen“ werden nach Anfangsneugier gemieden. Inhalte sind King!
• Ignorieren von Datenschutz/Betriebsrat: Wer versucht, Viva Insights heimlich einzuführen, riskiert ernsthaften Ärger. Das holt einen später ein, ggf. mit Nutzungsverbot. Von Anfang an sauber klären und vereinbaren, dann hat man Ruhe.
• Mangelnde Integration ins Tagesgeschäft: Viva sollte kein Parallel-Universum sein. Wenn z.B. Führungskräfte die Insight-Daten nie in Meetings besprechen, bleiben sie wirkungslos. Oder wenn das Intranet-Team nicht die Connections-Seite pflegt, verschimmelt sie. Man muss Viva in die bestehenden Abläufe integrieren (z.B. OKR-Meetings mit Viva Goals, Ankündigungen über Amplify statt E-Mail, etc.).
• Falsche Erwartungen: Viva ist kein Wundermittel. Nur weil man eine Lizenz kauft, werden nicht plötzlich alle Mitarbeiter glücklich und produktiv. Es braucht Einsatz: Kulturarbeit, Kommunikation, manchmal auch Nachsteuern oder Change der Prozesse. Unrealistische Erwartungen führen zu Enttäuschung.
• Kein Budget für Adoption: Hardware und Lizenzen werden oft genehmigt, aber Trainings, Kommunikationskampagnen, externe Beratung? Wenn man hier spart, spart man am falschen Ende. Planen Sie ein gewisses Budget für die Einführung ein (Zeit der internen Leute oder externe Unterstützung). Sonst bleibt das Potential unausgeschöpft.

Glossar

Zum Abschluss noch ein kleines Nachschlagewerk. Falls Ihnen mal ein Begriff entfallen ist oder Sie beim Buzzword-Bingo glänzen wollen – hier die wichtigsten Begriffe rund um Microsoft Viva und dieses Thema, kurz erläutert:

• Microsoft Viva: Die Employee-Experience-Plattform von Microsoft, bestehend aus mehreren Modulen (Connections, Insights, etc.), die innerhalb von Microsoft 365 die Mitarbeitererfahrung verbessern soll.
• Employee Experience Platform (EXP): Eine Plattform, die die Erlebnisse und Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. Im Gegensatz zu reinen Produktivitätstools geht es bei einer EXP um Engagement, Wohlbefinden, Weiterbildung, Vernetzung – all das, was für Mitarbeiterzufriedenheit und -leistung wichtig ist.
• Microsoft 365 (M365): Das Abonnement-Bundle von Microsoft, das Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, etc.) plus Cloud-Dienste wie Exchange (E-Mail), Teams, SharePoint, OneDrive und mehr umfasst. Microsoft Viva baut auf M365 auf.
• Microsoft Teams: Die zentrale Kollaborations-App in Microsoft 365 für Chat, Meetings, Telefonie und Zusammenarbeit. Viele Viva-Module werden als Apps innerhalb von Teams bereitgestellt.
• SharePoint: Microsofts Plattform für Intranets, Dokumentenablage und Websites. Viva Connections nutzt eine SharePoint-Startseite, Viva Topics speicherte Wissensseiten in SharePoint, usw.
• Yammer: Eigenständiges soziales Unternehmensnetzwerk (früher eigenständiges Produkt, jetzt in M365 integriert). Wurde in Microsoft Viva Engage umbenannt und in Teams integriert.
• Azure Active Directory (AAD) / Entra ID: Der Cloud-Verzeichnisdienst von Microsoft für Identitäts- und Zugriffsmanagement. Hier werden Benutzer, Gruppen und Rechte verwaltet. Entra ID (neuer Name für AAD) sorgt dafür, dass Mitarbeiter nur das sehen, was sie dürfen – auch in Viva.
• Microsoft Graph: Die Datendrehscheibe von Microsoft 365. Graph sammelt alle Aktivitäten und Beziehungen (Mails, Meetings, Dateien, Kontakte) und stellt diese Daten Services zur Verfügung. Viva Insights und Topics basieren stark auf Graph-Daten.
• Microsoft 365 Copilot: Eine KI-gestützte Assistenz (basierend auf GPT-4), die in verschiedenen Microsoft 365 Apps hilft, Texte zu schreiben, Zusammenfassungen zu erstellen, Fragen zu beantworten. Copilot wird auch in Viva integriert, z.B. für intelligente Zusammenfassungen in Viva Engage oder zur Erleichterung von OKR-Erstellung in Viva Goals.
• Viva Connections: Viva-Modul für den zentralen Einstiegspunkt (Dashboard, News) innerhalb Teams. Bindet das Intranet ins Teams ein und bietet personalisierte Inhalte und Aktionen.
• Viva Insights: Viva-Modul für Produktivitäts- und Wohlbefindens-Insights. Gibt Mitarbeitern persönliche Analysen (Arbeitsmuster, Fokuszeit, Erholungszeiten) und Führungskräften aggregierte Berichte über Team-Arbeitsmuster.
• MyAnalytics: Alter Name für die persönlichen Insights-Funktionen (Vorgänger von Viva Insights). War als wöchentlicher E-Mail-Report bekannt, heute in Viva Insights aufgegangen.
• Differential Privacy: Ein Datenschutz-Ansatz, den Microsoft Viva Insights nutzt, um sicherzustellen, dass aus aggregierten Daten keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen gezogen werden können. Durch statistisches Rauschen werden individuelle Beiträge verschleiert.
• Viva Topics: Viva-Modul (eingestellt Feb. 2025) zur automatischen Wissensaufbereitung. Hat KI-gestützt Topic Cards und -Pages erstellt, die Informationen zu Begriffen/Projekten zusammenfassten.
• Viva Learning: Viva-Modul für Lernen und Weiterbildung. Bündelt interne und externe Lerninhalte in Teams, ermöglicht Suchen, Teilen und Zuweisen von Kursen.
• LMS (Learning Management System): Ein System zur Verwaltung von Schulungen (z.B. Cornerstone, SAP SuccessFactors Learning). Viva Learning kann an solche LMS angebunden werden, um deren Inhalte in Teams bereitzustellen.
• Viva Goals: Viva-Modul für OKR-Management (Objectives and Key Results). Diente dazu, Ziele festzulegen und Fortschritte transparent nachzuverfolgen. Soll Ende 2025 aus dem Portfolio genommen werden.
• OKR (Objectives & Key Results): Führungsmethode, bei der man große Ziele (Objectives) definiert und messbare Schlüsselergebnisse (Key Results) festlegt, um den Fortschritt zu messen. Weit verbreitet in agilen Unternehmen. Viva Goals implementierte diese Methode softwareseitig.
• Viva Engage: Viva-Modul für Mitarbeiter-Communities und soziales Networking innerhalb der Firma (früher Yammer). Ermöglicht offene Diskussionen, Posts, Fragen, Storylines und Interaktion über Hierarchiegrenzen hinweg.
• Viva Amplify: Viva-Modul für Multikanal-Kommunikation. Eine zentrale App für Kommunikationsmanager, um interne Nachrichten & Kampagnen zu erstellen, über E-Mail, Teams, SharePoint & Viva Engage zeitgleich zu verteilen und deren Reichweite zu messen.
• Viva Pulse: Leichtgewichtiges Viva-Tool für kurze Mitarbeiterbefragungen auf Team-Ebene. Erlaubt es, anonymes Feedback von Mitarbeitern zu bestimmten Themen einzuholen (z.B. Stimmung im Team, Feedback nach Projekten) anhand von standardisierten Fragebögen.
• Viva Glint: Viva-Modul für umfangreichere Mitarbeiterbefragungen und Engagement-Analysen. Bietet Umfragen (z.B. jährliche Mitarbeiterbefragung) und detaillierte Auswertungen zu Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement-Treibern und Risiken.
• Betriebsrat: Interessenvertretung der Belegschaft in deutschen Unternehmen (vergleichbar Works Council). Hat Mitbestimmungsrechte, u.a. bei technischen Systemen, die Mitarbeiter betreffen. Muss bei Viva-Einführung ins Boot geholt werden, insbesondere wegen Datenschutz und „Mitarbeiterüberwachung“-Thematik.
• DSGVO (GDPR): Datenschutz-Grundverordnung der EU. Regelt den Schutz personenbezogener Daten. Bei Viva relevant, da teils persönliche Daten verarbeitet werden (z.B. Arbeitszeiten in Insights). Wichtig sind Anonymisierung, Zweckbindung und Mitbestimmung (u.a. durch Betriebsrat). Microsoft Viva wurde entwickelt, um DSGVO-konform einsetzbar zu sein (mit entsprechenden Einstellungen).
• Change Management: Das strukturierte Vorgehen, Menschen durch Veränderungen zu führen. Bei Technik-Einführungen wie Viva unverzichtbar: Dazu gehören Kommunikation, Schulung, Einbindung von Führungskräften und kontinuierliches Unterstützen, damit die Änderung (neue Tools nutzen) wirklich akzeptiert und gelebt wird.
• Viva Suite: Das Komplett-Paket aller (relevanten) Viva-Module in einer Lizenz. Statt einzelne Module separat zu buchen, umfasst die Viva Suite z.B. Connections, Insights (inkl. Glint/Pulse), Engage (inkl. Premium-Features), Learning, Amplify. Preislich günstiger als alle Einzellizenzen summiert, aber eben nur sinnvoll, wenn man den Großteil der Module nutzen möchte.

Häufige Fragen (FAQ)

Frage: Was ist Microsoft Viva in einem Satz?

Antwort: Microsoft Viva ist eine Plattform innerhalb von Microsoft 365, die mit verschiedenen Modulen das Ziel verfolgt, das Mitarbeitererlebnis zu verbessern – von Kommunikation über Wohlbefinden bis Weiterbildung – und das alles integriert in die gewohnten Tools wie Teams.

Frage: Brauche ich wirklich alle Viva-Module oder kann ich einzelne nutzen?

Antwort: Sie können Viva sehr wohl modular nutzen. Jedes Modul adressiert einen bestimmten Bedarf. Viele Unternehmen starten z.B. nur mit Viva Connections und Viva Insights. Sie müssen nicht die ganze Suite einführen, wenn nur 1-2 Bereiche für Sie relevant sind. Natürlich funktionieren die Module auch zusammen besser (Synergien), aber ein gezielter Einsatz einzelner Komponenten ist absolut möglich.

Frage: Welche Viva-Module sind in Microsoft 365 bereits enthalten?

Antwort: Ohne Zusatzkosten bekommen Sie Viva Connections und (die Basis von) Viva Engage sowie Viva Insights für einzelne Nutzer. Auch Viva Learning lässt sich in Grundfunktionen nutzen, sofern Sie M365 E3/E5 etc. haben. Alles andere – also vor allem Viva Amplify, Viva Glint/Pulse, Viva Goals – sind Zusatzlizenzen oder Teil der Viva Suite.

Frage: Was kostet Viva? Gibt es die Viva Suite auch in meinem Microsoft 365 Plan?

Antwort: Die Viva Suite ist ein eigenständiges Zusatz-Abonnement pro Nutzer (preislich ca. 10 € pro Nutzer/Monat). Sie ist nicht automatisch in E5 enthalten, sondern muss separat gekauft werden. Alternativ können Sie bestimmte Module einzeln lizenzieren (z.B. Viva Learning für ~4 €/Nutzer). Viva Connections/Engage (Basis) und persönliche Insights kosten nichts extra, die haben Sie automatisch, wenn Sie z.B. Teams und Exchange Online nutzen.

Frage: Wie lange dauert es, Viva einzuführen?

Antwort: Das kommt auf den Umfang an. Ein einzelnes Modul (z.B. Viva Connections) kann man in ein paar Wochen pilotieren und live bringen. Eine umfassende Viva-Einführung mit mehreren Modulen ist eher ein 6-12 Monate Projekt, da Sie ja auch kulturelle Veränderungen begleiten müssen. Wichtig ist, nicht alles simultan zu machen, sondern schrittweise. Sie können also Module nach und nach über das Jahr verteilt ausrollen.

Frage: Benötigen wir für Viva neue Software oder spezielle Infrastruktur?

Antwort: Nein – Viva kommt aus der Cloud und hängt sich an Ihre bestehende Microsoft 365 Umgebung. Wenn Sie Teams, SharePoint, Exchange etc. bereits nutzen, ist technisch das Fundament gelegt. Sie müssen nur die Viva-Services aktivieren/konfigurieren. Es ist keine lokale Installation oder extra Server nötig. Stellen Sie nur sicher, dass Ihre Microsoft 365 Umgebung aktuell ist (moderne Authentifizierung, Teams-App aktualisiert etc.).

Frage: Läuft Viva auch auf Smartphones für unterwegs?

Antwort: Ja, definitiv. Viva Connections und Viva Engage haben mobile Apps bzw. laufen innerhalb der Teams Mobile App. Mitarbeiter können also unterwegs News lesen, in Communities posten oder Lerninhalte abrufen. Microsoft achtet darauf, dass Viva „mobile first“ geeignet ist, gerade für Frontline Worker ohne PC.

Frage: Ist Microsoft Viva DSGVO-konform?

Antwort: Microsoft Viva wurde so entwickelt, dass es den europäischen Datenschutzvorgaben entspricht – aber es kommt auch auf die Konfiguration an. Die Datenverarbeitung findet innerhalb Ihres EU-Tenants statt (sofern Sie diesen Standort gewählt haben). Funktionen wie Viva Insights sind standardmäßig anonymisiert bzw. aggregiert (z.B. keine Einzel-Auswertungen unter 10 Personen). Wichtig für DSGVO ist, dass Sie intern über die Nutzung informieren und – wo nötig – Zustimmung (Betriebsrat) einholen. Microsoft stellt Auftragsverarbeitungsverträge und Dokumentation bereit, sodass Sie Viva datenschutzkonform einsetzen können.

Frage: Wie überzeuge ich unseren Betriebsrat von Viva?

Antwort: Transparent informieren und den Nutzen für die Mitarbeiter betonen. Zeigen Sie, dass Viva z.B. dabei hilft, Stress zu reduzieren oder Weiterbildung zu fördern, nicht die Mitarbeiter zu überwachen. Binden Sie den Betriebsrat früh mit ein, gehen Sie die Module gemeinsam durch. Oft hilft ein Pilot in einer kleinen Gruppe, um zu demonstrieren, dass nichts Böses dahinter steckt. Und wie erwähnt: Schließen Sie am besten eine Betriebsvereinbarung, um Regeln festzurren. Das schafft Vertrauen.

Frage: Kann Viva meine Mitarbeiter ausspionieren? Wirkt ja wie Big Brother…

Antwort: Nein, so ist Viva nicht gedacht. Vor allem Viva Insights wird oft missverstanden: Die Führung sieht keine einzelnen E-Mails oder persönlichen Daten. Alles ist aggregiert und anonym (z.B. „Team A hat im Schnitt 30% Meetingzeit“ – ohne Namen). Auch bei Viva Engage können Sie steuern, wer welche Daten sieht. Wichtig ist die Kommunikation: Machen Sie klar, dass Viva für die Mitarbeiter da ist (z.B. um ihnen Feedback zu geben, ihre Stimme zu hören via Pulse) und nicht als Überwachungstool.

Frage: Wer im Unternehmen sollte sich um Viva kümmern? Gehört das der IT?

Antwort: Viva ist ein Gemeinschaftsprojekt. IT richtet die Technik ein und betreibt sie, ja. Aber inhaltlich sollten HR (Personal) und interne Kommunikation stark eingebunden sein. Idealerweise gibt es ein bereichsübergreifendes Team oder zumindest feste Ansprechpartner pro Modul: z.B. einen Lernmanager für Viva Learning (aus HR), einen Community-Manager für Viva Engage (aus Kommunikation), etc. Die IT alleine kann Viva nicht zum Erfolg führen – es braucht die Fachbereiche.

Frage: Wie messen wir den Erfolg von Viva? Gibt es KPIs?

Antwort: Ja, Sie sollten Erfolgskriterien definieren – und Viva liefert zum Glück gleich einige Daten. Beispiele: Für Viva Connections können Sie schauen, wie viele Nutzer täglich aktiv sind oder ob wichtige News gelesen werden (SharePoint-Statistiken). Bei Viva Insights können Sie z.B. messen, ob die durchschnittliche Fokuszeit pro Mitarbeiter steigt oder ob weniger Überstunden anfallen. Bei Viva Learning: Anzahl abgeschlossener Kurse, usw. Auch qualitative Feedbacks (Mitarbeiterbefragungen vor/nach Viva) sind wertvoll. Wichtig ist, vorher Ziele zu setzen (z.B. „In 6 Monaten 20% mehr Zugriffe aufs Intranet via Connections“), um dann den Erfolg zu bewerten.

Frage: Was passiert mit Viva Topics und Viva Goals? Wir haben gehört, die verschwinden.

Antwort: Richtig, Microsoft stellt diese beiden Module ein (Topics Feb 2025, Goals Ende 2025). Wenn Sie diese bereits nutzen, sollten Sie Alternativpläne haben: Bei Topics das Wissen in SharePoint-Seiten überführen (wird automatisch zum Teil gemacht) und künftig auf die neuen KI-Funktionen (z.B. Copilot) setzen, die eine ähnliche Hilfe bieten sollen. Bei Viva Goals müssen Sie auf ein anderes OKR-Tool umsteigen oder übergangsweise mit Excel/Listen arbeiten. Microsoft kündigt sicher an, wie sie OKR-Unterstützung künftig sehen – bis dahin: die OKR-Kultur aufrechterhalten, auch wenn das Tool wechselt.

Frage: Kann ich Viva auch erstmal testen, bevor ich es ausrolle?

Antwort: Absolut. Microsoft bietet für praktisch alle Viva-Module Testzeiträume oder Testlizenzen an. Sie können z.B. die Viva Suite 30 Tage kostenlos evaluieren. Auch ohne Testlizenz können Sie einiges ausprobieren: Viva Connections und Engage sind ja frei verfügbar – richten Sie doch intern einen kleinen Piloten ein und sammeln Sie Erfahrungen. Das Pilotieren und Testen empfehle ich ausdrücklich, um den späteren Rollout zu erleichtern.

Frage: In welcher Sprache ist Microsoft Viva verfügbar? Haben unsere Mitarbeiter in DACH eine deutsche Oberfläche?

Antwort: Ja, Microsoft Viva ist in allen gängigen Oberflächensprachen verfügbar, darunter Deutsch. Die Module passen sich der Sprache Ihres Microsoft-365-Tenants bzw. der Benutzersprache an. Einige neuere Features können in der allerersten Preview-Phase mal nur Englisch sein, aber zum allgemeinen Rollout sind sie lokalisiert. Die Inhalte, die Sie einstellen (News, Kurse etc.), müssen Sie natürlich selbst in Deutsch bereitstellen, wenn Ihre Nutzer Deutsch sprechen. Viva unterstützt jedoch Mehrsprachigkeit z.B. bei SharePoint-Inhalten für Connections.

Frage: Wir nutzen doch schon Teams, SharePoint und Yammer – bringt Viva überhaupt etwas Neues?

Antwort: Eine berechtigte Frage. Vieles von dem, was Viva macht, könnte man theoretisch auch mit Einzeltools erreichen: News kann man in SharePoint lesen, für Communities gibt es Yammer, Lernen ginge über ein LMS, etc. Der Mehrwert von Viva liegt aber darin, alles integriert und personalisiert in den Arbeitsfluss zu bringen. Viva verbindet die Punkte: Es präsentiert relevante Infos zum richtigen Zeitpunkt (z.B. Insights in Outlook als Reminder, Learning-Empfehlungen in Teams), zieht Intelligenz drüber (KI-Auswertungen, Empfehlungen) und schafft einen einheitlichen Zugang. Kurz gesagt: Viva ist die „Klammer“ um bestehende Tools, die das Erlebnis für den Nutzer drastisch verbessert. Außerdem bringt es neue Funktionen dazu (z.B. die KI-Insights, OKR-Tracking, Kampagnen-Analytics), die man so vorher nicht hatte. In der Praxis zeigt sich: Ohne Viva nutzen Mitarbeiter viele Möglichkeiten von M365 gar nicht, weil sie zu verstreut oder versteckt sind. Viva holt sie ab, wo sie arbeiten (in Teams) und setzt einen Fokus auf die Mitarbeiterperspektive. Daher ist es mehr als nur alter Wein in neuen Schläuchen.

Beratung und Unterstützung durch Ulrich B. Boddenberg

Zum Abschluss noch etwas in eigener Sache (schließlich schreibe ich das hier ja in Ich-Form als Berater 😇): Falls Sie sich jetzt denken, „Klingt spannend, aber wie sollen wir das alleine stemmen?“ – keine Sorge, genau dafür biete ich meine Unterstützung an. Und zwar persönlich. Bei mir gilt: Sie bekommen 100% mich, keine Juniors, kein Outsourcing. Ich bringe über 20 Jahre Microsoft-Projekterfahrung mit und habe ein Faible für moderne Arbeitsplatz-Lösungen wie Viva.

Je nach Bedarf habe ich drei konkrete Beratungs-Pakete für Viva im Angebot:

Paket 1: Viva-Strategie & Use-Case-Workshop

• Inhalt: Ein intensiver Workshop (in der Regel 1 Tag, vor Ort oder remote) mit allen relevanten Stakeholdern bei Ihnen. Wir erarbeiten gemeinsam die Ziele für Ihre Employee-Experience-Initiative, identifizieren passende Viva-Module und vor allem konkrete Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmenskontext. Am Ende haben Sie eine klare Viva-Roadmap und wissen, wo Sie anfangen und welche Quick Wins es gibt.
• Nutzen: Sie sparen sich orientierungsloses Herumprobieren. Stattdessen erhalten Sie eine fundierte Strategie, welche Viva-Bausteine für Sie den größten Mehrwert bringen – abgestimmt auf Fachbereichs-Bedürfnisse und Unternehmensziele.

Paket 2: Viva-Pilot & Governance

• Inhalt: Ich begleite Sie bei der Pilotierung eines oder mehrerer Viva-Module (typischerweise über 4-8 Wochen). Dazu gehören technische Einrichtung im Tenant, Unterstützung bei der inhaltlichen Konfiguration (z.B. Intranet-Anpassungen für Connections, Community-Struktur für Engage), sowie Workshops mit Pilotnutzern. Parallel erarbeiten wir ein Governance-Konzept: Rollen und Verantwortlichkeiten, Datenschutz-Abstimmung, Betriebsratskommunikation, Guidelines für den Einsatz.
• Nutzen: Sie starten kontrolliert und mit Expertenhilfe, sodass der Pilot ein Erfolg wird und als Blaupause für den Rollout dient. Sie erhalten erprobte Governance-Vorlagen (z.B. Policies für Viva Engage Nutzung) und ich stehe Ihnen bei allen Fragen zur Seite – von Lizenzfragen bis Change Management.

Paket 3: Viva-Rollout & Adoption-Coaching

• Inhalt: Hierunter fällt die aktive Unterstützung beim unternehmensweiten Rollout. Ich helfe bei der Planung der Rollout-Wellen, erarbeite mit Ihrem Team Kommunikationsmaßnahmen (Intranet-Ankündigungen, Schulungsmaterial, FAQ – vieles können Sie aus diesem Artikel hier schon nutzen!). Zudem coache ich Ihre internen Projektleiter und Champions während der Einführung. Bei Bedarf übernehme ich Workshops für Führungskräfte, um diese auf Viva vorzubereiten. Kurz: Ich bin Ihr externer Projekt-Mentor, der den Überblick behält und punktuell dort anpackt, wo es klemmt.
• Nutzen: Sie vermeiden typische Stolperfallen im Rollout, beschleunigen die Adoption und können auf bewährte Methoden zurückgreifen, statt das Rad neu zu erfinden. Durch das Coaching Ihrer Leute sorge ich dafür, dass Sie intern die Fähigkeiten aufbauen, Viva eigenständig weiter zu betreiben – ich mache mich also am Ende idealerweise „arbeitslos“ bei Ihnen 😉.

Alle Pakete lassen sich individuell anpassen. Mein Ansatz ist hands-on und praxisnah. Ich lege Wert darauf, dass Sie am Ende nicht in einer Abhängigkeit von mir oder externen Dienstleistern bleiben, sondern selbständig mit Viva weiterarbeiten können. Ich biete langfristige Begleitung an (wenn gewünscht stehe ich Ihnen auch nach dem initialen Rollout beratend zur Seite, z.B. quartalsweise Reviews oder punktuelle Unterstützung bei neuen Viva-Features). Managed Services im Sinne von dauerhaftem Betriebs-Outsourcing biete ich jedoch bewusst nicht an – Ihr Viva soll Ihr Viva bleiben.

Noch der formale Punkt: Mein Tagessatz liegt bei 1.500 € zzgl. MwSt., Reisekosten werden separat nach Aufwand berechnet (ich sitze im Raum Dortmund, komme aber für Workshops gern deutschlandweit vorbei, wenn mal ein Teams-Meeting nicht ausreicht).

Neugierig geworden? Wenn Sie jetzt Lust haben, Microsoft Viva in Ihrem Unternehmen zum Leben zu erwecken, stehe ich gern bereit. Die digitale Arbeitswelt macht keinen Halt – gestalten wir sie gemeinsam, damit Ihre Mitarbeiter gerne zur Arbeit (ob im Büro oder virtuell) kommen und Ihr Unternehmen davon profitiert.

Ihr

Ulrich B. Boddenberg

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